Один інтегрований інструмент ефективно працює зі складними проектами, швидкими перемогами (невеликими проектами) та повсякденними операційними завданнями

На практиці організації реалізують кілька проектів різної складності паралельно. До них відносяться великі, складні стратегічні проекти та менші ініціативи (швидкі перемоги), які дають відносно швидкі результати. Нарешті, керівники делегують своїм підлеглим кілька завдань, над якими вони хочуть мати адекватний контроль.

Навіщо використовувати одну інтегровану програму для управління проектами, швидкими перемогами та операційними завданнями?

По-перше, великі, складні та стратегічні проекти реалізуються у великих організаціях з використанням передового програмного забезпечення для управління проектами та портфелями. Однією з таких програм є MS Project Server, але є й багато інших. Однак ці програми настільки складні, що реалізація невеликих проектів, які дають швидкі результати, за їх допомогою видається недоцільною. Впровадження швидких перемог найчастіше не вимагає розробки детального статуту проекту, діаграми Ганта, реєстру ризиків або механізмів управління змінами в проектному плані. Тому для такого типу проектів використовують менш складні програми, такі як Trello. Нарешті, керівники делегують підлеглим десятки операційних питань. Для цього в компаніях використовують, наприклад, Microsoft Planner. Теоретично все добре, але на практиці ми маємо ситуацію, коли організація паралельно використовує інструменти MS Project Server, Redmine та MS Planner. Однак, хоча “з цим можна жити”, такий підхід породжує низку проблем та неефективності.

Ще гіршою є протилежна ситуація, коли організація має одну програму управління проектами, і всі типи проектів, незалежно від їхньої складності, реалізуються в такій програмі.

Неефективність використання різних інструментів для реалізації проектів, швидких перемог та оперативних завдань

• Не існує єдиного, інтегрованого переліку проектів, що реалізуються в організації
• Складно визначити рівень залучення стратегічних організаційних ресурсів до проектної роботи
• Працівникам доводиться переключатися між різними програмами
• Робота ПМО ускладнена
• Працівники скаржаться, що вони перевантажені роботою, і жодна система не може це підтвердити

Як ефективно вирішувати складні проекти, досягати швидких перемог та вирішувати операційні завдання в організації?

З точки зору окремого працівника, не має значення, чи виконує він завдання, яке є частиною великого проекту, проекту Quick Win, чи завдання, яке йому доручив керівник. Для такого працівника було б найзручніше, якби він мав єдиний список завдань, які йому потрібно виконати, в єдиній ІТ-програмі. Припустимо, що це припущення справедливе. У такому випадку організація повинна шукати програму для ефективного управління великими стратегічними проектами, проектами швидкого виграшу та оперативними завданнями. Однією з таких програм є програма управління проектами та портфелями FlexiProject. Отже, що пропонує FlexiProject, щоб задовольнити вищеописані вимоги?

Налаштування програмного забезпечення для управління проектами з точки зору загальної зрілості проекту

Перед детальним обговоренням того, як FlexiProject підтримує реалізацію стратегічних, швидких та операційних завдань, давайте подивимося, як FlexiProject може бути адаптований до рівня зрілості проекту компанії. У FlexiProject системний адміністратор може в будь-який момент вирішити, які програмні модулі організація хоче використовувати. FlexiProject має модуль стратегії, який дозволяє записати стратегічні цілі компанії, а потім прив’язати їх до KPI та проектів. Можна з великою долею впевненості припустити, що не всі організації потребують такої функціональності. Якщо це станеться, адміністратор програми може вимкнути цю функцію, як показано на малюнку нижче.

Якщо модуль “Стратегія” вимкнено, він перестає бути видимим для користувачів у лівому головному меню системи, як показано на наступній ілюстрації.

Подивімося далі, що на наведених вище ілюстраціях модулі ресурсів і робочого часу видно в головному меню. Якщо, як і в стратегії, організація не потребує управління ресурсами проекту або обліку робочого часу, вона може вимкнути ці та інші модулі. На ілюстрації показано вигляд програми без стратегії, ресурсів та робочого часу.

Навіщо потрібна така адаптація зовнішнього вигляду всієї системи до організаційного рівня зрілості проекту? Це важливо з точки зору зручності та інтуїтивності програми, а отже, простоти її впровадження. Інший аспект – це розвиток організації з точки зору управління проектами та зростаюча потреба у більшій функціональності системи. Тоді нам не потрібна нова система. У міру зростання потреб системний адміністратор може додавати нові функції.

Налаштуйте програму FlexiProject для реалізації складних, стратегічних проектів

Програма управління проектами та портфелями FlexiProject дозволяє ефективно реалізовувати великі, складні проекти. У зв’язку з цим програма пропонує наступні функціональні можливості:

1. скоринг – відбір проєктних ідей
2. Картка проекту / Картка закриття проекту
3. графік проекту та діаграма Ганта
4. Ризики
5. продукти
6. планувати та управляти змінами
7. управління ресурсами
8. запис часу
9. стратегія
10. портфоліо проектів
11. автоматизована перевірка проектів

Аналізуючи функції, представлені вище, ми бачимо, що FlexiProject пропонує повний набір функціональних можливостей для ефективного планування та виконання складного стратегічного проекту. Організація може створити спеціальну картку проекту або перегляд періодичного звіту в програмі для такого проекту.

Конфігурація програми для реалізації проекту Quick Win

Проекти Quick Win – це невеликі проекти, які не потребують такої кількості функцій, як стратегічні проекти. Можна припустити, що, звичайно, в різних компаніях може бути по-різному, що проект Quick Win вимагає лише швидкої перемоги:

1. простий статут проекту
2. список завдань / канбан-дошка
3. чат для спілкування в проєкті
4. простий звіт, що підсумовує статус виконання

Під час запуску нового проекту Quick Win у FlexiProject керівник проекту вирішує, які функції програми він хоче використовувати – тільки ті, які він вибере, будуть доступні команді проекту. Як на ілюстрації нижче, керівник проекту обирає функції, які він хоче використати для реалізації Quick Win.

Для таких проектів у FlexiProject можна розробити дуже простий статут проекту або формат простого періодичного звіту. З точки зору члена команди проекту, система має дуже простий вигляд, як показано на наступній ілюстрації.

Управління повсякденними операційними завданнями, не пов'язаними з проектами

Значною перевагою програмного забезпечення для управління проектами FlexiProject є можливість визначати та делегувати операційні завдання, які не пов’язані з проектами. Ця функція в основному присвячена менеджерам компанії. Якщо керівник відділу хоче делегувати конкретне завдання своєму підлеглому, він може зробити це за допомогою FlexiProject. Після цього в його списку завдань з’явиться вкладка “Делеговані”, де він зможе контролювати статус делегованих завдань. Крім того, кожен користувач може зберігати в FlexiProject свої приватні завдання, які видно тільки йому.

Переваги реалізації стратегічних проектів, швидких перемог та оперативних завдань в одній інтегрованій програмі управління проектами

Найважливішою перевагою є зручність для користувача, який має всі завдання в одному місці. Ще одна перевага полягає в тому, що керівництво компанії та Офіс управління проектами можуть бачити масштаби різних видів діяльності організації в одному місці. Інша – зменшення надмірної бюрократії, а отже, велика зручність роботи з програмою, її інтуїтивність і простота впровадження.