Ефективність та мотивація

Як професійна система управління проектами підвищує продуктивність, залученість та мотивацію в проектних командах?

Існують численні дослідження, які показують, що багато співробітників, які працюють в організаціях, сьогодні відчувають себе демотивованими і перевантаженими роботою. Безумовно, це правда, що саме перевтома часто призводить до зниження мотивації. Звичайно, роботодавець не може створити умови праці, за яких усі працівники будуть одночасно “щасливі”, але він може зробити багато для підвищення задоволеності роботою. У цій статті ми зосередимося на визначенні сфер, де поліпшення роботи може значно підвищити залученість і мотивацію в проектних командах. Нижче наведено кілька прикладів проблем і пропозицій щодо того, як їх можна значною мірою вирішити, впровадивши спеціальну ІТ-систему, що підтримує управління проектами та портфелями проектів.

Проблема 1: Працівники не бачать ширшого контексту своєї роботи

Одне дослідження, проведене в західних корпораціях, показало, що щонайменше 58% працівників не можуть назвати три найважливіші стратегічні цілі діяльності компанії. Що стосується проектних команд, то вони часто виконують проекти, для яких не бачать ширшого бізнес-контексту або мети. Проте добре відомо, що люди готові докладати набагато більше зусиль і залученості, коли вони чітко розуміють сенс того, що вони роблять. Спеціальна система управління проектами та портфелями FlexiProject задовольняє цю потребу, пропонуючи вбудований модуль, який пов’язує стратегічні цілі компанії з проектами та потенційними проектними ідеями. Коли команда проекту бачить, що вона бере участь у виконанні стратегії компанії і що її робота важлива для цієї стратегії, це значно підвищує ймовірність того, що вона буде докладати більше зусиль, оскільки знає, що є частиною чогось важливого.

Проблема 2: Переробка або часті зміни вже виконаної роботи

Поширеною проблемою для проектних команд є початок проекту без створення ґрунтовного плану. Коли бізнес-цілі, очікуваний обсяг або результати проекту не визначені, часто виникають непорозуміння під час його виконання. Наприклад, команда може бути на півдорозі проекту, коли спонсор каже, що його бачення результатів проекту відрізняється від того, що вони бачать на даний момент. Ніщо так не демотивує, як усвідомлення того, що значна частина виконаної роботи є непотрібною і має бути перероблена лише тому, що на початку було докладено недостатньо зусиль для правильного визначення проекту. FlexiProject має вбудовану систему Project Card, яка забезпечує чітке визначення проекту до його запуску. Заповнена картка проекту систематично затверджується. Будь-які зміни в Картці проекту контролюються і вимагають відповідних авторизацій. Система дозволяє повернутися до будь-якої історичної Картки проекту, коли це необхідно. Такий структурований підхід, що забезпечується системою, вносить порядок, а, як відомо, в організованій, а не хаотичній компанії співробітники працюють ефективніше.

Проблема 3: Обмін інформацією всередині проектної команди

Іноді виникають неприємні ситуації, коли виконання одного завдання залежить від завершення попереднього. Це призводить до того, що відповідальна особа витрачає час на очікування завершення попереднього завдання, перш ніж розпочати своє, і не знає, що попереднє завдання завершене, оскільки не отримала цієї інформації. Система FlexiProject чітко показує залежності між завданнями, їхній статус і дозволяє надіслати електронного листа власнику завдання про те, що він може розпочати роботу над своїм завданням, оскільки попереднє завдання щойно завершено.

Проблема 4: Погана комунікація між проектною командою та керівництвом компанії

Іноді проектні команди відчувають себе демотивованими, оскільки вважають, що їхня робота недостатньо важлива через брак уваги з боку керівництва компанії або ради директорів. Щоб вирішити цю проблему, FlexiProject розробив функціонал“Автоматизовані огляди проектів”, який забезпечує чудову платформу для автоматизованої та ефективної комунікації між проектними командами та керівництвом компанії.

Проблема 5: Демотивація перевантаження проектних команд роботою

Часто членам проектної команди доводиться працювати понаднормово, щоб досягти очікуваних результатів. Причини такої ситуації можуть бути різними, але найчастіше вона є наслідком поганого планування розподілу ресурсів між проектами. Керівники проектів зазвичай прагнуть мати у своїй команді найкращих працівників, а це означає, що різні проекти конкурують за одного й того самого талановитого спеціаліста. Якщо такі висококваліфіковані фахівці беруть участь у надто великій кількості проектів без належного контролю та обізнаності, вони, безумовно, ризикують бути демотивованими в довгостроковій перспективі. Щоб мінімізувати такі ситуації, на сайті FlexiProject є модуль проектних ресурсів, який показує загальну залученість певного співробітника в усіх проектах, в яких він бере участь. Маючи таку інформацію, можна набагато ефективніше планувати розподіл людських ресурсів.

Вище я описав п’ять найбільш важливих, на мою думку, проблем в управлінні проектами, які можна значною мірою вирішити, впровадивши спеціальну систему управління проектами FlexiProject, яка всебічно підтримує роботу проектної команди та надає рішення для ефективної комунікації.