Управління проектами

Як покращити управління проектами в середній компанії?

Практично всі компанії – малі, середні та великі – виконують певні проекти. Малі компанії часто керують проектами неформально, без формальних методів планування та моніторингу. У таких організаціях власники або менеджери часто “тримають проекти в голові”. З іншого боку, великі компанії з роками розробили передові методології для ефективного управління проектами. Середні компанії знаходяться десь посередині. Давайте визначимо середні компанії як такі, що мають річний дохід від приблизно 50 мільйонів до кількох сотень мільйонів злотих.

 

Інсайти з роботи з середніми компаніями над проблемами управління проектами

Як співвласник компанії, яка розробляє та пропонує систему управління проектамиFlexiProject , я часто аналізую вхідні запити. Більшість цих запитів надходить від середніх компаній. Під час перших контактів з потенційними клієнтами ми обговорюємо, які функції системи є для них пріоритетними, а також поточні проблеми, які вони хочуть вирішити за допомогою такої системи. З клієнтами, які вже використовують нашу систему, ми проводимо більш глибокі дискусії, зосереджуючись на тому, як розвивати систему далі, щоб забезпечити більш ефективне виконання проектів і розуміння їхніх постійних проблем. Виходячи з цього досвіду, нижче наведено найпоширеніші проблеми в управлінні проектами, з якими стикаються середні компанії, та потенційні рішення для їх вирішення.

Нижче я представляю найпоширеніші організаційні проблеми, які заважають ефективному виконанню проектів.

1. Занадто багато одночасних проектів призводять до втрати контролю

Середні компанії в Польщі швидко розвиваються. Цей динамічний розвиток у поєднанні з амбітними бізнес-цілями вимагає все більшої кількості проектів. Вони можуть бути міжфункціональними або специфічними для окремих відділів. Однак стрімкий розвиток часто призводить до того, що працівники та керівництво визнають очевидну проблему: організація неефективно управляє своїм портфелем проектів. Коли керівництво компанії також визнає цю проблему, починають формуватися кроки до покращення.

2. Відсутність або невпровадження стандартів управління проектами

Однією з причин “хаосу” в управлінні проектами є відсутність задокументованих стандартів управління проектами. Інша проблема виникає, коли стандарти існують, але не застосовуються на практиці. Як наслідок, над проектами можуть працювати випадкові або погано підібрані команди. Очевидно, що окремі люди часто досягають успіху в певних сферах, і нездатність ефективно використовувати потенціал кваліфікованих проектних менеджерів може стати на заваді успіху.

3. Відсутність спеціальних інструментів управління проектами

Багато компаній все ще покладаються на самостійно розроблені інструменти для планування, виконання та моніторингу проектів. Наприклад, вони часто використовують Excel для проектних графіків і PowerPoint або Word для звітності. Трохи більш просунуті організації можуть використовувати MS Project. Однак при управлінні багатьма проектами ці інструменти стають неефективними. Їм бракує інтеграції, і ніхто в компанії не має повного уявлення про хід проекту або про сфери, які потребують втручання. Ці інструменти часто створюються людьми, які не мають значного досвіду управління проектами чи роботи з ІТ.

4. Відсутність або неефективна робота ОГС

Значною проблемою для ефективного управління проектами є відсутність офісу управління проектами (ОУП ) або окремої особи, відповідальної за нагляд за портфелем проектів компанії. Без такої ролі ніхто не бере на себе відповідальність за розуміння та систематичне вдосконалення ландшафту управління проектами. У деяких випадках ОУП існують, але працюють неефективно, оскільки їхня роль погано визначена або не просувається всередині компанії. Така ситуація може призвести до розчарування серед персоналу ОПП та зменшити їхній вплив.

5. Організаційна культура не сприяє ефективному управлінню проектами

Іншою проблемою є відсутність в організації спільного прагнення до покращення практики управління проектами. Керівні комітети не організовані, спонсори є номінальними і не залучені, а управлінська команда не проводить регулярного аналізу проектів. Проектні команди роблять все можливе, але без належних інструментів і процедур їхні зусилля можуть не дати оптимальних результатів. Хоча багато хто погоджується з тим, що зміна людей та їхнього ставлення є критично важливою, лише деякі організації роблять значущі кроки для сприяння цим змінам.

 

Як покращити управління проектами в середніх компаніях?

1. Створити офіс управління проектом (ОУП)

ОУП має важливе значення для покращення управління проектами. Інвестуйте в наймання найбільш кваліфікованих осіб з відповідними компетенціями, досвідом та навичками міжособистісного спілкування. Співпраця з рештою організації має вирішальне значення; початкові конфлікти можуть призвести до того, що ОУП буде відсунута на другий план. Окрім встановлення стандартів управління проектами та звітування про їхній статус, ОУП має узгоджувати свої зусилля зі стратегією компанії, забезпечуючи тісний зв’язок між проектами та стратегічними цілями.

2. Впровадити спеціалізовані інструменти управління проектами

Ефективні інструменти управління проектами є доступними, надійними та доступними за ціною. Впровадження такого інструменту може значно спростити процеси, оскільки часто передбачає проведення тренінгів, які вирівнюють компетенції та прояснюють шляхи звітування і прийняття рішень. Централізовані інструменти гарантують, що вся інформація про проект знаходиться в одному місці, слугуючи єдиним джерелом істини. Наприклад, система FlexiProject пропонує інтегровані багатомовні рішення, пристосовані до потреб управління проектами.

3. Виховувати сильну культуру управління проектами

Маючи добре функціонуючу ОУП та спеціальні інструменти, організація повинна активно просувати сильну культуру управління проектами. Це починається з самого верху, з керівництва, яке демонструє справжню відданість справі. Коли проектні команди бачать, що їхні зусилля визнають і цінують, вони, швидше за все, докладатимуть ще більше зусиль. Регулярні огляди проєктів, що проводяться вищим керівництвом, можуть сприяти значному покращенню. Керівництво також має надати ОПП повноваження для ефективної роботи в масштабах всієї організації.

Висновок