Як ОУП може більш ефективно звітувати про стан проектів керівництву компанії?
На попередньому місці роботи я обіймав посаду директора зі стратегії у великій польській компанії. У той час у сфері, якою я керував, було створено Офіс управління проектами (PMO). Компанія надавала великого значення наявності надійної бізнес-стратегії і докладала значних зусиль для її ефективної реалізації. Загальновідомо, що коли компанія розробляє набір стратегічних цілей, для кожної з них визначаються проекти, які допоможуть їх досягти. Оскільки кількість проектів у компанії, де я працював, зростала, це призвело до створення PMO. Керівництво компанії вирішило присвячувати один день щомісяця аналізу того, як реалізуються стратегічні проекти – в результаті в календарі кожного члена управлінської команди щомісяця з’явилася подія на цілий день під назвою “Огляд стратегічного проекту”. У статті я розповім, як ця ініціатива вплинула на ефективність виконання проектів і з якими викликами ми зіткнулися під час її реалізації – рекомендую вам прочитати далі, щоб дізнатися більше про деталі цього процесу.
Контекст створення та виклики, які стоять перед Офісом управління проектами
Керівництво компанії вирішило присвятити один повний день щомісяця огляду виконання стратегічних проектів. В результаті, кожен член управлінської команди щомісяця мав у своєму календарі цілоденний захід під назвою “Огляд стратегічного проекту”. Керівництво вимагало від директора ОУП готувати презентацію в PowerPoint для кожного щомісячного огляду проектів, де на двох слайдах описувався статус кожного проекту, дотримуючись стандартного формату, розробленого заздалегідь. І ось тут почалися перші виклики для директора ОПП. Щоб створити цю презентацію в PowerPoint для керівництва, директор ОУП намагався зустрітися з кожним менеджером проекту заздалегідь, щоб обговорити статус проекту, а потім відповідно оновити два слайди зі статусом. Значною проблемою було планування цих зустрічей. Часто керівники проектів не могли знайти час для зустрічі, і навіть коли зустріч була запланована, її часто переносили кілька разів, тому що “щось інше було пріоритетнішим”. Як наслідок, виникали ситуації, коли під час стратегічного огляду проекту керівництво висловлювало незадоволення роботою ОУП – незважаючи на те, що ОУП доклала значних зусиль, щоб підготувати все до зустрічі. Вважаю, що подібні ситуації можуть виникати в багатьох організаціях.
Рішення: Функціонал автоматизованої перевірки проектів
Коли ми вирішили розробити програмне забезпечення для управління проектами та портфелямиFlexiProject , нашою стратегічною метою було створення інструменту, який би значно полегшив роботу ОУП зі звітування про стан проектів компанії, а саме – про статуси проектів для керівництва. Для досягнення цієї мети ми впровадили функціонал автоматизованих оглядів проектів. Перш ніж детально описати, як працюють автоматизовані огляди проектів, хочу підкреслити, що вони довели свою високу ефективність на практиці. Деякі великі компанії, які вже давно використовують FlexiProject (як у виробничих галузях, так і у фінансових установах), інтегрували автоматизовану перевірку проектів у свої механізми звітності про стан проектів для керівництва. Це означає, що коли менеджер проекту або ОУП звітує про статус проекту перед спонсором, керівним комітетом або керівництвом компанії, він повинен робити це, використовуючи автоматизовані огляди FlexiProject.
Enhance project management efficiency with a integrated tool for complex projects, quick wins, and daily tasks, boosting productivity significantly.
Як на практиці відбувається звітування керівництву про стан проекту?
У системі FlexiProject, створюючи новий огляд проекту, ОУП вводить назву огляду, дату його проведення та обирає проекти, які будуть розглянуті. На цьому етапі кожен керівник проекту отримує електронне повідомлення від системи про те, що його проект буде розглядатися радою, спонсором або керівним комітетом у зазначений день. До дати розгляду керівник проекту повинен оновити всі дані в системі і заповнити так званий One Pager, який еквівалентний двом слайдам у форматі .ppt, як описано раніше в статті. Однак в системі FlexiProject цей процес набагато простіший, оскільки багато елементів форми One Pager заповнюються автоматично, а роль менеджера проекту полягає лише в тому, щоб належним чином прокоментувати ситуацію щодо свого проекту. Після того, як менеджер проекту заповнив One Pager, він натискає кнопку “готовий до перегляду”, і в цей момент ОУП бачить цю інформацію. На наступній ілюстрації показано зразок One Pager:
Коли менеджери проектів заповнюють свої One Pager і повідомляють про готовність до перевірки, ОУП одразу бачить на своїй інформаційній панелі, які проекти готові до перевірки. Як показано на ілюстрації нижче, там, де зліва є маленький зелений маркер, це означає, що менеджер проекту повідомив про готовність до перевірки.
Коли всі керівники проектів повідомляють про свою готовність до розгляду, ОУП та рада можуть відображати всі статуси проекту разом з коментарями керівників проектів на одній сторінці. Коментарі менеджерів проектів надсилаються безпосередньо правлінню та іншим зацікавленим сторонам. Якщо на цій інформаційній панелі занадто багато проектів і важко орієнтуватися в списку, наприклад, генеральний директор може відфільтрувати тільки ті проекти, які мають середній або поганий стан, і зосередитися на проблемних проектах, де необхідна реакція і рішення члена правління. Корисною для організацій є можливість переглядати історичні One Pagers і, наприклад, бачити, що проектний менеджер говорив про їхній проект три або шість місяців тому. Автоматизовані огляди проєктів значно підвищують комфорт та ефективність роботи ОУП, а також чітко надають правлінню інформацію про проєктну ситуацію в компанії.
