Як оперативно повідомляти про стан проекту?

Ефективне управління в сучасних організаціях залежить від доступу до надійної та актуальної інформації. Оскільки ми зосереджуємося на управлінні проектами, метою є ефективне звітування про різні деталі статусу проекту. Періодичні звіти про стан проекту в компанії, як правило, готують працівники офісу управління проектами (ОУП).

Ключові одержувачі інформації про стан проекту

Якби я мав вказати на ключових одержувачів інформації про стан проекту, то це були б вони:

Правління компанії (Керівні комітети ) – їм потрібен систематичний доступ до стратегічної та ключової проектної інформації для оперативного реагування та прийняття необхідних рішень.
Спонсори проекту – їм потрібні звіти про відхилення від графіку, бюджету або обсягу проекту. У той час як правління компанії може покладатися на щомісячні звіти, спонсори проекту часто вимагають щотижневі звіти або навіть оновлення в реальному часі, коли це необхідно. Ці оновлення в режимі реального часу часто називають спеціальними звітами.
Менеджери проектів – незважаючи на те, що вони знаходяться найближче до проектних команд і добре розуміють ситуацію в проекті, вони потребують підтримки, особливо при нагляді за складними проектами. Доступ до різноманітних детальних звітів по проекту є для них дуже важливим.
Фінансовий відділ та відділ контролінгу – ці відділи потребують детальної інформації про бюджет проекту, відхилення від бюджету та, наприклад, розподіл витрат протягом усього періоду реалізації проекту.
Офіс управління проектами (ОУП ) – ОУП вимагає детальних звітів про виконання проекту, щоб повністю розуміти поточну ситуацію і надавати необхідну інформацію різним зацікавленим сторонам організації. ОУП готує спеціальні звіти, щотижневі звіти по розділах та щомісячні звіти про хід виконання проекту для задоволення потреб зацікавлених сторін.

Компанії, що мають досвід управління проектами, мають налагоджені робочі процеси, які забезпечують створення різноманітних звітів про виконання проектів, які зазвичай готують співробітники проектних офісів (PMO). В організаціях, які не мають спеціальних систем управління проектами або мають системи без розширених можливостей звітування, створення таких звітів стає складним, трудомістким і часто не надає керівництву достатньої інформації для прийняття ефективних рішень. Отже, чи можна значно покращити процес підготовки ефективних проектних звітів? Безумовно. Якщо у нас є спеціальний і надійний інструмент управління проектами, він містить величезну кількість детальних даних, які можуть бути автоматично перетворені в чіткі звіти. Як тільки будь-які дані вводяться в систему, відповідний звіт може бути оновлений і негайно доступний для зацікавлених сторін.

Приклади звітів за проектами

Високоефективний спосіб створення звітів, необхідних для моніторингу статусів проектів, проілюстровано на прикладі інструменту управління FlexiProject. Приклади деяких можливих звітів про стан проекту показані нижче.

На скріншоті показано назви зведених папок і приклади звітів про хід виконання проекту. Звіти можна створювати для відкритих або відкладених завдань, призначених окремим працівникам, які згруповані в папці “Завдання проекту за працівниками”. Ці звіти можуть також охоплювати ризики, якими керують працівники, або результати, за які вони відповідають. Друга типова папка звітів – “Контрольні звіти”, що містить різні зведення, пов’язані з управлінням бюджетом проекту і витратами. Можна створювати вичерпні звіти про відхилення проекту та інші аспекти, що цікавлять у будь-який момент часу. Після створення певного звіту він залишається доступним у тому ж форматі і постійно оновлюється найсвіжішими даними. Нижче наведено приклад звіту про управління бюджетом для проектів з портфеля “Інвестиційні, технічні та ІТ-проекти”.

Використовуючи наявний творець звітів, звіти можна вільно налаштовувати, змінюючи порядок і зміст окремих стовпців. Якщо ми хочемо переглянути дорожню карту проектів, включених до такого звіту, ми можемо одразу переключитися на цей вид (як показано нижче).

У цьому звіті чорна лінія під кожним проектом відображає затверджений план проекту, тоді як синя смуга вказує на поточний прогноз щодо дати завершення проекту. Це забезпечує стратегічне бачення відхилень від графіка. Наприклад, якщо Департамент контролінгу просить ОУП підготувати звіт за підсумками року про відхилення від бюджету або витрати за проектом, такі звіти також можна швидко згенерувати за допомогою системи FlexiProject.

Усі вищезгадані приклади проектних звітів можна експортувати в MS Excel для подальшої модифікації, якщо це необхідно.

Висновок

Переваги звітування через спеціальну систему, як представлено вище, мають бути переконливими для всіх. Такий інструмент управління проектами значно економить час персоналу ОУП, надаючи керівництву компанії вичерпну інформацію про стан проекту. Більше не потрібно створювати трудомісткі звіти про стан проекту в різних форматах за допомогою Excel і надсилати їх електронною поштою. Хороша програма управління проектами може ефективно впорядкувати весь процес звітності за проектом.