Як ми визначаємо та оцінюємо проектні ризики?

Кілька проектів пройшли ідеально за планом і не зіткнулися з жодними перешкодами. Часто ці перешкоди численні, і команда проекту повинна ефективно з ними справлятися. Дізнайтеся, як виявляти та оцінювати ризики в проєкті. Створюючи план проекту, варто переконатися, що реєстр ризиків є його невід’ємною частиною. Проектні ризики – це потенційні перешкоди, які можуть виникнути або не виникнути під час реалізації проекту. Вони можуть негативно вплинути на різні його аспекти, такі як графік, бюджет, бізнес-план та інші. Ризик може впливати лише на один або на певну комбінацію згаданих елементів.

Що таке моніторинг та контроль ризиків у проекті?

Щоб відстежувати та управляти ризиками в проекті, ми повинні спочатку їх ідентифікувати. Перш ніж ми підемо далі, варто розрізняти проектний ризик і проблему, що виникла в проекті (так звану проблему).

Проектний ризик - що це таке?

Дизайнерський ризик – це як перешкода, яку ми бачимо здалеку. Ми можемо вжити заходів, щоб запобігти його появі в нашому проекті, а якщо це станеться, ми можемо мінімізувати шкоду, яку він завдає. Отже, ключовим моментом є виявлення та опис цих ризиків до того, як вони стануть реальними проблемами. Якщо ми цього не робимо, і перешкода раптово з’являється під час проекту, це вже не ризик, а проблема, з якою ми повинні впоратися.

Прагматичний підхід до визначення проектних ризиків

Методи управління проектними ризиками можуть бути різними. Над визначенням проектних ризиків слід працювати систематично з самого початку проекту. При створенні Статуту проекту, побудові плану завдань проекту або формуванні бюджету варто постійно думати про потенційні ризики, і якщо такі з’являються, то їх слід якомога швидше внести до реєстру ризиків.

Іншим ідеальним підходом є мозковий штурм з командою проекту, визначення та обговорення проектних ризиків. Ви також можете зробити ставку на навчання на основі раніше реалізованих проектів подібного характеру. Добре мати систему підтримки управління проектами, яка дозволить нам підготувати такий звіт. Наприклад, у системі FlexiProject, на прикладі якої ми розповімо, як управляти ризиками, є можливість створювати шаблони проектів, які вже містять зведення потенційних ризиків. Це дуже корисно длявиконання повторюваних проектів. Таке резюме є підказкою (контрольним списком) для керівника проекту або команди проекту. Таким чином, їм не потрібно вигадувати ризики з нуля, достатньо скористатися накопиченим досвідом організації.

Опис та оцінка ризиків у проекті

Я представлю опис проекту та оцінку ризиків на прикладі карти вимірювання ризиків проекту. Він є невід’ємною частиною системи FlexiProject, як показано на малюнку нижче.

Картка містить такі поля для заповнення, як

• Опис та план дій,
• вплив на графік проекту,
• вплив на бюджет проекту,
• вплив на кінцевий продукт проекту.

Описуючи ризик, ви також повинні вказати його вплив на проект і ймовірність настання. Якщо це зробити для кожного ризику, то ризики можна представити у вигляді матриці нижче. На рисунку також показано повний перелік ідентифікованих ризиків проекту.

Управління ризиками в проекті

Коли ми ідентифікуємо ризики проекту, ми часто надаємо їм статус “ідентифіковані”. У нас є опис плану дій і деякі тригерні точки, які вказують нам, коли потрібно змінити статус ризику на “активний” і запустити раніше запланований план дій.

Ризик також повинен мати власника. Коли статус ризику змінюється на “активний”, власник повинен зробити все можливе, щоб мінімізувати його вплив на проект. Ситуація з ризиками в проекті повинна бути предметом спільного обговорення, яке систематично проводиться, наприклад, на зустрічах проектної команди та засіданнях Наглядового комітету.

Звітність про ризики за проектом

Ми можемо звітувати за допомогою MS Excel або іншого інструменту Microsoft Office. Однак, якщо у нас є надійна система управління проектами, ми можемо створювати звіти про ризики як завгодно і завжди мати їх під рукою.

У системі FlexiProject в модулі “автоматичні огляди проекту” також є формат, де керівник проекту повинен стисло і систематично розповідати про те, як здійснюється управління ризиками на проекті. Такий формат показаний на малюнку нижче.

Процес управління ризиками в проектах має важливе значення для досягнення кінцевого успіху. Практика показує, що багато ризиків можна виявити і правильно управляти ними заздалегідь. Командам, які цього не роблять, доводиться вирішувати набагато більше проблем, що значно знижує ефективність реалізації проектів.