Як ви створюєте та контролюєте бюджет проекту на етапі реалізації?

Важливо розуміти, що не існує універсального підходу до створення бюджету проекту. Процес легко адаптується залежно від типу, розміру та використання ресурсів проекту. Давайте розглянемо два типи проектів і те, як ви можете ефективно створювати і контролювати бюджет проекту, знаючи, що цей процес може бути адаптований до ваших потреб.

R&D проекти, інноваційні проекти

Ми дуже часто виконуємо такі проекти за методикою Stage-Gate. Ця методологія характеризується тим, що проект спочатку ділиться на фази. Потім, після кожної фази, є ворота рішення (так звані Gate Go, no Go), де ми вирішуємо, чи продовжувати проект, чи припинити його. Науково-дослідницькі проекти характеризуються тим, що на початку проекту кілька речей є невідомими. З часом ситуація стає більш очевидною. Ми знаємо все більше і більше, що повинно постійно відображатися в бюджеті проекту. Що це означає на практиці? На початку науково-дослідного проекту ми повинні досить детально спланувати фазу 1 проекту, в той час як для інших фаз ми повинні скласти лише приблизний бюджет. Звичайно, все, що ми вже знаємо на початку проекту, має бути відображено в плані. Коли проект досягає етапу прийняття рішень, що завершує Фазу 1, керівник проекту повинен розробити детальний бюджет для Фази 2 і скоригувати бюджети для наступних Фаз з урахуванням наявних знань. Керівний комітет уповноважує під час Гату 1 витрачати лише кошти, що стосуються Фази 2. Ситуація повторюється аналогічно, коли проект досягає етапу 2.

Організаційні проекти та проекти з удосконалення процесів

Багато компаній планують початковий бюджет, який пізніше уточнюється в ході проекту в рамках проектів з організаційного вдосконалення або вдосконалення процесів. Статут проекту часто розробляється до того, як приймається рішення про реалізацію проекту. Тим, хто вирішив реалізувати проект, потрібен хоча б приблизний кошторис його бюджету. Не потрібно створювати детальні бюджети, тому що ми можемо витратити на це багато роботи, а рішення про запуск так і не буде прийнято. На практиці варто зосередитися на найбільш важливих, ресурсоємних статтях і оцінити їх. Якщо буде прийнято позитивне рішення щодо такого проекту, цей бюджет має бути належним чином деталізований на етапі планування. Наприклад, в кошторис можна включити статтю “відрядження” і оцінити їх вартість у 200 тис. злотих. У детальному бюджеті ми можемо розділити цю статтю на внутрішні та закордонні поїздки. Рівень деталізації має бути настільки високим, наскільки дозволяють наші знання на даному етапі.

Контроль бюджету під час реалізації проекту

Наступна ілюстрація показує бюджетну ситуацію проекту під час його реалізації. Ця ілюстрація взята зі спеціалізованої системи управління проектами FlexiProject.

Коли був затверджений весь план для цього конкретного проекту, був затверджений і бюджетний план – це в колонці “План”. У колонці “Сума” вказані всі витрати, які вже були понесені під час проекту, а також всі ймовірні витрати, які, як ми знаємо, будуть понесені в період до кінця проекту. Якщо ми порівняємо колонку “Сума” з колонкою “План”, то побачимо “Відхилення”, яке ми можемо очікувати в кінці проекту.

На ілюстрації нижче показано розподіл витрат за проектом у часі.

Під час проекту з’являються і реєструються в системі підтверджуючі документи на витрати – вони показані нижче для обраного рядка бюджету.

Коли виникають нові витрати, керівник проекту отримує більш точне уявлення про те, яких ще витрат можна очікувати в ході проекту. Керівник проекту також повинен записувати будь-яку нову інформацію в рядок “Прогноз”. Таким чином, ми завжди матимемо актуальну інформацію про бюджет проекту. Практично кожна компанія приділяє багато уваги управлінню витратами. Те ж саме має стосуватися і бюджетів витрат на проекти, оскільки вони впливають на загальну прибутковість компанії, яку кожна компанія прагне максимізувати.