Як ви розробляєте бюджет проекту?

Статут проекту, графік, комунікаційний план і бюджет – найпоширеніші частини плану проекту. Бюджет проекту важливий, тому що він часто безпосередньо впливає на прибуток компанії в певний період. Крім того, люди, які приймають рішення про запуск проекту, повинні знати, на які фінансові інвестиції вони погоджуються.

Розробка бюджетного плану проекту

Перш ніж приступити до детального планування, багатьом компаніям необхідно описати структуру запланованого проекту, щоб прийняти рішення про його запуск. Для цього часто заповнюється Статут проекту, частиною якого є оцінка вартості запланованого проекту, а також основні елементи так званого Бізнес-кейсу проекту. У Статуті проекту ми часто вказуємо одну цифру суми запланованих витрат або тільки “товсті” статті бюджету. Приклад Статуту проекту з програмного забезпечення для управління проектами FlexiProject, що відображає запланований бюджет проекту, показаний на ілюстрації нижче:

Покрокова розробка бюджету проекту

Крок 1: Визначте статті витрат під час роботи над графіком проекту

Коли ми визначаємо етапи проекту і проміжні цілі, ми повинні постійно думати про потенційні витрати, пов’язані з реалізацією цих елементів. Йдеться про такі статті витрат, які безпосередньо впливають на виконання конкретних елементів розкладу. Тут система управління проектами FlexiProject пропонує функцію додавання витрат безпосередньо з речення розкладу, як показано на наступній ілюстрації:

Працюючи таким чином, після розробки графіка проекту, ми вже визначимо кілька статей витрат, з яких згодом складатиметься бюджет проекту. Такий підхід цінний тим, що впливає на точність бюджету і мінімізує ймовірність того, що про деякі витрати взагалі буде забуто. Якщо ми прив’яжемо витрати до конкретних завдань таким чином, то поруч з кожним завданням з’явиться штамп у доларах США, який повідомить нам, що для цього завдання було визначено витрати:

Крок 2: Розробіть цільовий бюджет

Тепер ми можемо створити остаточний бюджет. Такий бюджет варто розбити на великі категорії та підкатегорії витрат, і планувати конкретні витрати лише в їх межах. Розроблений таким чином план бюджету проекту показаний на наступній ілюстрації.

Створюючи детальний бюджет проекту, ми можемо розробити деталі для наступних етапів проекту і завершити наступні етапи в міру продовження проекту, коли у нас буде більше інформації. Тим не менш, слід докласти всіх зусиль, щоб зробити бюджет проекту якомога точнішим.

На ілюстрації вище показано стовпчик, де ми вводимо дату витрат. У багатьох компаніях це необхідно, оскільки це впливає на грошові потоки компанії, і часто така інформація потрібна фінансовому відділу компанії. Тут ми також бачимо позначку скріпки біля деяких дат. Це означає, що певні витрати, а саме дата їхнього виникнення, динамічно пов’язані з датою завершення конкретного проектного завдання. На практиці це означає, що якщо дата завдання зміниться, то система автоматично виправить дату витрат у бюджеті. Розподіл витрат за проектом у часі показано нижче:

Моніторинг виконання бюджету під час реалізації проекту

Ми повинні систематично контролювати витрати, понесені в ході проекту, і співвідносити їх із затвердженим планом. На практиці, кожна понесена витрата повинна бути пов’язана з раніше запланованою статтею – якщо ми передбачили це заздалегідь. Багато менеджерів проектів роблять це вручну, але також можна інтегрувати систему управління проектами з системою FK компанії, і ця діяльність буде виконуватися автоматично. Приклад бюджету проекту, що демонструє відхилення від передбачуваного плану, показаний на наступній ілюстрації:

Однак часто Рада директорів або Наглядова рада компанії не бажає бачити детальний бюджет проекту, а лише хоче знати, як просувається виконання бюджету проекту і де є значні відхилення. Для цього система FlexiProject дозволяє переглядати бюджетну ситуацію декількох проектів у вкладці “Бюджет”, включених до портфеля проектів. Така ситуація представлена на наступній ілюстрації:

Більше того – для кожного проекту ви можете відстежувати його статус на спеціальному так званому One Pager, і тут керівництво компанії бачитиме бюджетну ситуацію по конкретному проекту в дуже стислій і конкретній формі, разом з коментарями менеджера проекту.

Якщо цієї інформації, представленої вище, недостатньо, ви можете створити в системі кілька детальних звітів, які покажуть дуже докладну фінансову інформацію:

Точність бюджетування проекту: ключ до успіху

Розробка бюджету проекту не є складною, але вимагає точності та скрупульозності. На кожному етапі бюджет повинен відображати поточні знання команди проекту про понесені витрати. Також необхідно систематично аналізувати та контролювати стан бюджету проекту, щоб якомога раніше відстежувати потенційні ризики.