Що таке Статут проекту та як його підготувати? [EXAMPLE]

Для чого використовується статут проекту?

Практичне застосування Статуту проекту не обмежується моментом прийняття рішення про запуск проекту. Ті, хто розробляє Статут проекту, здійснюють структурований процес мислення. Це дозволяє добре продумати проект, що значно зменшить недомовленості та двозначності під час реалізації проекту. Важливою метою Статуту проекту є також ефективна комунікація між командою проекту та керівництвом компанії. Якщо в ході проекту бізнес-кейс змінюється, або ми змушені змінити обсяг проекту чи стратегічні цілі, які необхідно досягти, варто зафіксувати це, внісши зміни до Статуту проекту. Якщо ми будемо архівувати кожен Статут проекту, коли в ньому відбудуться значні зміни, ми завжди зможемо повернутися в історію і зрозуміти, як змінився проект з моменту його запуску. Статут проекту зазвичай створюється до того, як буде сформована команда проекту. Кожен член команди проекту повинен бути ознайомлений зі Статутом проекту. Його також слід ретельно обговорити на початковій зустрічі, щоб команда чітко розуміла очікування від проекту і те, як підходити до його реалізації.

Що має містити Статут проекту?

При обговоренні того, що має містити зразок Картки проекту, я буду використовувати Картку, яка включена в систему FlexiProject. Для тих, хто захоче розробити власну Картку проекту, представлена тут Картка проекту може слугувати певним шаблоном. Як ви можете бачити на малюнку нижче, картки проектів найчастіше розділені на кілька окремих розділів. У наведеному нижче прикладі перший розділ називається “Інформація”. Він містить поля, пов’язані з ролями проекту, номером проекту, категорією проекту, приналежністю до портфеля проектів або очікуваною тривалістю проекту. Також праворуч видно графік, який показує, наскільки привабливим є проект з точки зору цінності, яку його реалізація принесе організації. Точки на графіку привабливості наносяться автоматично, оскільки в FlexiProject вшитий модуль для оцінки привабливості проекту.

Наступний розділ – це розділ про мету, обсяг та бізнес-кейс проекту, який на сайті FlexiProject називається “Опис проекту”. На малюнку нижче також показані розділи “Переваги” та “Етапи”. Варто зазначити, що віхи на цьому аркуші малюються автоматично, коли ми розміщуємо їх у розкладі проекту. Заповнена картка проекту (наприклад, як показано на розміщених ілюстраціях) призначена для проекту, який був розроблений лише для демонстрації прикладу та можливостей системи.

Хто повинен заповнювати Статут проекту?

На практиці в організаціях процес запуску нового проекту часто виглядає так. Спочатку розробляється так звана Хартія ініціативи (іноді її ще називають Хартією ідеї), в якій описується ідея проекту. Дуже часто структура Картки ініціативи та Картки проекту також дуже схожа. Після того, як картка ініціативи затверджена, ми створюємо картку проекту, яку просто деталізуємо. Статут ініціативи найчастіше заповнюється ініціатором проекту. Це можуть бути різні люди в організації. Перед тим, як прийняти рішення про запуск проекту, Статут Ініціативи часто розглядається Офісом управління проектами – якщо такий є в компанії. Після прийняття рішення про запуск проекту та призначення керівника проекту подальші зміни до Статуту проекту залишаються за керівником проекту.

Максимізація успіху проекту за допомогою добре розробленого Статуту проекту

Статут проекту є дуже важливою частиною проектної документації. Необхідно приділити велику увагу тому, щоб Хартія була добре продуманою. Це інструмент для прийняття рішень. Вони, в свою чергу, тим кращі, чим якісніша інформація, на основі якої приймається таке рішення. Крім того, він є своєрідним дороговказом для команди проекту, розповідаючи про те, що і як має бути досягнуто в проекті.