Що таке статут проектної ініціативи та як ефективно збирати проектні ідеї в організації?

Давно відомо, що багато організацій потребують повної реалізації потенціалу своїх співробітників.
Йдеться про потенціал створення хороших проектних ідей для покращення певних речей в організації.
Оскільки управління проектами починається з генерування хорошої ідеї, варто розглянути цей процес більш детально.
Перевірте, наскільки корисною може бути ініціативна картка і як ви можете використовувати її для отримання проектних ідей у вашій організації.

Що таке ініціативна хартія?

У багатьох організаціях ви знайдете Статут ініціативи або, аналогічно, Статут ідеї. Цей формат в організації використовується або для збору ідей, або для з’ясування того, про що йдеться в тій чи іншій проектній ідеї. Часто в компаніях можна зустріти ситуації, коли хтось із керівництва компанії “вкидає” назву проекту, і проектна команда одразу ж починає його реалізовувати.
Варто зробити ще кілька кроків між генеруванням ідеї проекту та початком його реалізації.
Безперечно, корисно обдумати ідею глибше і описати її в структурованому вигляді за допомогою Ініціативної картки. Управління проектами – це дисципліна, в якій на сьогоднішній день накопичено кілька так званих “уроків”, які говорять про те, що варто все ретельно обдумати і спланувати, перш ніж приступати до роботи.
Проста картка ідеї повинна бути легкодоступною.
В ідеалі, вона має бути в якійсь інформаційній системі, щоб працівники могли вносити туди свої проектні ідеї.

Що має містити статут ініціативи і коли його варто використовувати?

Хартія Ініціативи – це документ, який має бути розроблений індивідуально в кожній організації.
Звичайно, варто надихатися різними прикладами Хартій ідей інших організацій.
Проте, безперечно, варто намагатися зробити так, щоб Ініціативна Хартія в конкретній компанії була пристосована до її організаційної культури.
На наступній ілюстрації показано приклад Ініціативної картки, яка є невід’ємною частиною програмного забезпечення для управління проектами та портфелями FlexiProject. Наведений вище приклад Картки ідеї, ймовірно, використовується для опису проектів з продажу, розробки або маркетингу, оскільки в останньому розділі є поле для конкурентного аналізу.
У програмному забезпеченні для управління проектами FlexiProject ви можете створювати шаблони карток проектів, включаючи картки ініціатив або картки ідей.
Різні шаблони карток ідей для різних типів потенційних проектів мають великий сенс.
Різні аспекти проекту варто розглядати для проектів з продажу або маркетингу, а інші – для інвестиційних проектів або проектів з досліджень і розробок.
Збір та аналіз ідей можна розділити щонайменше на три етапи.
Перший етап – це генерація проектних ідей, другий етап – доопрацювання спочатку “відсіяних” і перспективних ідей, і третій етап – структурний відбір найбільш привабливих для організації.

Побачити більше

Що таке Статут проекту та як його підготувати? [EXAMPLE]

Перейти до статті

Переваги використання ініціативної хартії

Як зазначалося вище, процес від ідеї до затвердження проекту до реалізації можна розділити щонайменше на три етапи.
Другий етап включає в себе Хартію ініціативи.
Проектний менеджмент передбачає, що ідея має бути добре описана і продумана, щоб об’єктивно вирішити, чи варто розпочинати проект.
Безумовно, для такого опису використовується Статут ініціативи.
Від тих, хто подає проект на реалізацію, при його описі в Хартії Ініціативи вимагається багатовимірне мислення щодо кількох аспектів.
Таке комплексне мислення включає в себе розгляд масштабу проекту, вигоди, які він принесе організації, потенційні ризики тощо.
Все це робить ідею проекту все більш і більш “кристалізованою”.
Якщо всі попередньо схвалені проектні ідеї будуть описані через Картку ініціативи, їх можна буде проранжувати з точки зору їх взаємної привабливості.
А це, в свою чергу, значно полегшить роботу тих, хто приймає рішення про запуск проектів до реалізації.

Проектні ідеї - як їх збирати в організації?

Дуже важливо розробити ефективний процес систематичного збору проектних ідей в організації.
У минулому багато організацій використовували скриньки для ідей.
Це були фізичні коробки, в які працівник міг кинути свою проектну ідею.
Через певні проміжки часу ідеї з цих скриньок виймалися та аналізувалися.
Безсумнівно, сьогодні, користуючись перевагами високої доступності різних типів ІТ-програм, такий процес можна і, безумовно, потрібно автоматизувати.
Проектні ідеї більше не потрібно розкладати по поличках.
Забезпечити систему простим форматом для опису проектної ідеї дуже просто.
Безсумнівно, є кілька переваг використання ІТ-програмного забезпечення для цього процесу.
По-перше, можна одразу створювати різні категорії ідей; по-друге, ідеї можуть бути попередньо оцінені кількома співробітниками організації; по-третє, можна проводити спеціальні кампанії для ідей з певного питання.

Як, на вашу думку, можна оцінити проектні ідеї?

Метод бальної оцінки є поширеним підходом до оцінювання проектних ідей.
Він передбачає розробку набору критеріїв, присвоєння їм відповідної ваги та використання їх для оцінки кожної ідеї потенційного проекту.
Важлива роль цього методу полягає в тому, що він забезпечує структурований та об’єктивний спосіб оцінювання ідей, що, в свою чергу, значно полегшує процес прийняття рішень.
Наступна ілюстрація показує взаємнупривабливість ідей/проектів у портфелі проектів з розробки нового продукту. Наведена матриця має два виміри.
Горизонтальна вісь позначає переваги, які проект принесе організації, а вертикальна вісь – його складність.
У свою чергу, на ілюстрації нижче показані потенційні детальні питання, які стосуються осі “Переваги”.

Підсумок

Насамкінець, варто використовувати потенціал співробітників, які можуть генерувати хороші проектні ідеї на кожному рівні організації.
Дуже корисною є Ініціативна картка, оскільки вона дозволяє описати проектну ідею у структурований спосіб.
На завершення варто розробити та впровадити процес збору проектних ідей в організації.