Що дає автоматизація експертизи проектів?

Ефективність та результативність роботи офісу управління проектами визначається багатьма факторами. У багатьох компаніях співробітники ОУП розробили робочі процеси, які дозволяють їм створювати періодичні звіти, що відображають поточний стан проектів (або цілих портфелів проектів), і представляти їх керівництву компанії. Хоча лише іноді, у відносно багатьох випадках, це пов’язано з цілим переліком проблем.

Щоб переконатися, що реальність не пов’язана лише з надзвичайною складністю керованих проектів, варто зацікавитися автоматизацією аналізу проектів і, таким чином, деяких завдань ОУП.

Переваги автоматизованої перевірки проектів

Величезні переваги автоматизації процесів розгляду проектів включають значну зручність та економію часу. Це особливо актуально для співробітників ОУП, які можуть приділяти більше часу аналітичній роботі та підтримувати менеджерів проектів, автоматизувавши частину завдань. Крім того, правлінню компанії надається доступ в режимі реального часу до чітких і зрозумілих звітів про поточну ситуацію за окремими проектами або в рамках портфелів проектів.

Крім того, автоматизована система слугує “дисципліною” для менеджерів проектів, забезпечуючи своєчасне оновлення даних. Впровадження такого програмного забезпечення створює спільну базу даних, включаючи дані історичних оглядів, і вселяє впевненість у Правління, надаючи чітке відстеження того, як проекти розвивалися з плином часу.

Результатом вищезазначених переваг та досвіду, отриманого на успішно реалізованих проектах, стане створення стандартів звітності про стан проектів, завдяки яким кожну наступну ініціативу буде легко відстежувати та успішно завершувати. Керівництво компанії може легко здійснювати контроль над поточними проектами (окремими або в рамках портфелів проектів) без випадкових опитувань менеджерів та керівників, відповідальних за їх виконання.

4 критично важливих етапи автоматизованого процесу розгляду проектів:

ВИЗНАЧЕННЯ PMO В СИСТЕМІ ДАТИ ПЕРЕГЛЯДУ ДЛЯ КОНКРЕТНИХ ПРОЕКТІВ (АБО ДАТИ, КОЛИ МЕНЕДЖЕРИ ПРОЕКТІВ ПОВИННІ ОНОВИТИ ІНФОРМАЦІЮ ПРО СВОЇ ПРОЕКТИ В СИСТЕМІ).

Для різних портфоліо проектів можна зберігати різні дати перегляду проектів. У той же час, кожен керівник проекту отримує повідомлення на електронну пошту про те, що його проект був відібраний для розгляду. Лічильник на інформаційній панелі проекту щодня інформує керівника проекту про те, скільки днів залишилося до наступного перегляду проекту.
ЗАПОВНЕННЯ ФОРМИ З ПОТОЧНИМ СТАТУСОМ ПРОЕКТУ

У цьому форматі деякі речі виконуються автоматично. Деякі з них, такі як опис поточного стану проекту, графік, бюджет та ризики проекту, вимагають короткого коментаря від керівника проекту. Крім того, у форматі системи є поле, де керівник проекту може перерахувати рішення, які керівництво компанії має прийняти за проектом. Після заповнення всіх полів у форматі, менеджер проекту натискає кнопку “Готово до перевірки”. Потім співробітники ОУП отримують інформацію про те, що менеджер заповнив усю інформацію і повідомляє: “Я готовий до розгляду”. Співробітники ОУП можуть бачити, які менеджери проектів відзвітували про готовність, а яким ще потрібно це зробити.

На наведеному нижче екрані системи FlexiProject, зліва від назви проекту, зелена галочка показує, які проекти завершені і готові до перегляду.
PMO ПЕРЕВІРЯЄ ІНФОРМАЦІЮ, ЩО МІСТИТЬСЯ У ФОРМАТАХ РЕЦЕНЗІЙ

Якщо виникають сумніви, офіс уточнює описи з менеджерами проектів та інформує членів правління про те, що вони можуть переглянути ситуацію з проектами компанії після того, як переконаються, що все готово. Рада директорів може бачити, які проекти йдуть добре, а які потребують втручання або прийняття рішень. Якщо члену правління потрібно більше інформації, ніж представлено на головному екрані, він може зайти в систему і переглянути вкладку конкретного проекту. Він може записувати свої рішення в полі “Рішення правління”.
ЗБЕРЕЖЕННЯ ФОРМАТУ В СИСТЕМІ ПІСЛЯ ЗАКРИТТЯ РОЗГЛЯДУ ПРОЄКТУ

Доступ до історичних оглядів кожного проекту дозволяє легко побачити, що повідомляли менеджери проекту в минулому, які рішення були прийняті і в якій мірі вони були реалізовані. На наступному екрані програми показано доступ до чотирьох історичних оглядів проекту “Впровадження ІТ-системи для управлінської звітності”.