Шаблон статуту проекту: Чому цей документ так важливий для успіху вашого проекту?

Що таке Статут проекту?

Статут проекту описує концепцію всього проекту та його граничні параметри, вносячи ясність у проект. Він забезпечує основу для комунікації між командою проекту та різними зацікавленими сторонами проекту. Статут проекту підсумовує серію обговорень, спрямованих на вдосконалення проекту. Ці обговорення включають бізнес-обґрунтування проекту, цілі, обсяг, або так звані ключові показники ефективності проекту (KPI). Це фундаментальні аспекти будь-якого проекту, і вони повинні бути ретельно опрацьовані. Безсумнівно, проектна команда розробить кращий план проекту, коли зрозуміє, яку бізнес-проблему має вирішити проект і яких цілей він має досягти. Не менш важливими і часто нехтуваними є KPI успіху проекту. Зовсім по-іншому команда підійде до проекту “вдосконалення логістичного процесу”, коли KPI буде “знизити витрати на 5%”, і зовсім інакше, ніж до KPI “знизити витрати на 20%”. Визначаючи обсяг проекту, важливо також записати те, що не входить в обсяг проекту. На практиці це дуже корисно.

Статут проекту – що він повинен містити?

Статут проекту – це документ, що ініціює проект, зміст якого варіюється в різних організаціях. Зміст статуту проекту має бути адаптований до типу та масштабу проектів, які реалізує організація. Однак на практиці статут проекту містить наступну інформацію:

• Ролі в проекті – тобто, хто є керівником проекту, спонсором або складом керівного комітету
• Категорія/класифікація проекту
• Орієнтовний бюджет
• Дата початку та закінчення проекту
• Фінансові показники, такі як NPV, IRR або період окупності
• Мета проекту – мета проекту повинна бути дуже точно описана
• Бізнес-обґрунтування проекту – для деяких проектів вже на цьому етапі створюється так званий бізнес-кейс.
• Вплив проекту на інші проекти – пов’язані з різними проектами.
• Масштаб проекту
• Етапи
• KPI для оцінки проекту – важливий, але часто ігнорований елемент у багатьох проектних статутах. Насправді, включення KPI значно підвищує якість планування та роботи проектної команди.
• Питання, що виходять за рамки проекту – це важливе положення, яке уточнює рамки проекту.

Переваги заповнення Статуту проекту

Основна перевага заповнення Статуту проекту полягає у визначенні основних припущень та граничних умов проекту до початку етапу планування. Проблемою в практиці управління проектами є те, що багато організацій все ще ставляться до Статуту проекту як до адміністративного документу. Такий підхід значно знижує його цінність, оскільки належної уваги до його підготовки недостатньо. Ті, хто приймає Статут проекту, часто взагалі не читають його. Це повністю суперечить його основному призначенню. Якщо кожна зацікавлена сторона проекту бере участь у його створенні, то деякі речі можна передбачити і узгодити ще до того, як буде розроблено план проекту. І відсутність цих домовленостей на цьому етапі вплине на якість плану проекту. На етапі реалізації проекту “слабкий” Статут проекту призведе до більш значних проектних ризиків. Управління проектами передбачає, що проект має фази ініціації, планування та реалізації. Тому Статут проекту, безперечно, впливає на ефективність та результативність реалізації кожної фази.

Шаблон статуту проекту

Хороша програма управління проектами повинна включати статут проекту. На ілюстрації показано шаблон статуту проекту, доступний у програмі для управління проектами та портфоліо FlexiProject.

Система дозволяє кожній організації побудувати “ніби з блоків” такий статут проекту, який потрібен саме їй. Крім того, організація може скласти інший проектний статут для ІТ-проектів, інший – для маркетингових проектів, інший – для інвестиційних проектів. Кількість шаблонів листівок не обмежена. Як показано на ілюстрації нижче, користувач створює необхідний йому вміст картки проекту за допомогою “блоків” у правій частині екрана. Таку проектну картку можна затвердити за допомогою заздалегідь визначеного шляху або роздрукувати у форматі PDF і підписати на папері. Крім того, створення шаблону картки проекту – це простий процес.

Вирішальна роль якісного проектного статуту в успішному плануванні проекту

Таким чином, статут проекту є важливим документом, який дозволяє вам розпочати проект в усвідомлений і продуманий спосіб. Він містить найважливішу інформацію про загальну форму проекту і є основою для початку етапу планування проекту. Існує висока кореляція між високою якістю статуту проекту та високою якістю плану проекту, що базується на ньому.