Управління проектною командою - 12 порад для керівника проекту

Команда проекту, безсумнівно, суттєво впливає на хід, терміни та успіх, тому вона, безперечно, є життєво важливим елементом проекту. Однак для того, щоб команда працювала ефективно, продуктивно і надійно, їй потрібен хтось, хто нею керуватиме. Хоча управління проектною командою – не найпростіше завдання, воно є важливим компонентом ефективного управління проектами.

Команда проекту

Команда проекту – це більше, ніж просто група людей, які працюють над проектом. Це колективна сила, яка об’єднує різноманітні ідеї, спеціальні знання та швидкий темп навчання. Ця синергія дозволяє команді досягати цілей проекту більш ефективно та результативно, ніж окремі особи або організовані групи могли б зробити це поодинці.

Управління проектною командою

Управління проектною командою – це не прогулянка в парку. Це складна відповідальність, але й неймовірно корисна. Запорукою успіху є своєчасне та ефективне виконання поставлених цілей і завдань. Саме тут вступає в дію управління ресурсами. Йдеться не про те, щоб ставити галочки на завданнях, а про те, щоб створити згуртовану команду, яка майже ідеально співпрацює для досягнення поставлених цілей.

Можна виділити три етапи управління проектною командою:

• Етап організаційного планування пов’язаний з плануванням комунікації всередині проектної команди.
• Підбір членів проектної команди має вирішальне значення, оскільки людські ресурси є критично важливим елементом проекту. Підбір правильних людей має важливе значення для проекту. Члени команди повинні відповідати за своїми навичками та компетенціями завданням, за які вони будуть відповідати.
• Етап формування команди – це нескінченний етап, під час якого командна робота постійно вдосконалюється і розвивається. На цьому етапі важливу роль відіграють управлінські структури проектної команди.

Роль менеджера в управлінні проектною командою

Керівники проектів стикаються з численними проблемами під час реалізації окремих проектів. Всі завдання, що стоять перед менеджерами проектів, вимагають від них великих знань, багатьох навичок і компетенцій, як твердих, так і м’яких. Може знадобитися більше, ніж розвинені техніки чи знання інструментів.

Безліч завдань, обов’язків і ролей, з якими стикаються менеджери проектів, можуть виявитися непосильними, особливо для тих, хто керує проектною командою вперше. Особливо варто відзначити кілька важливих моментів:

1. ПІДБІР ПРАВИЛЬНИХ ЛЮДЕЙ ДЛЯ КОМАНДИ

Цей етап є одним з найважливіших кроків в управлінні проектною командою. Невідповідна людина, безсумнівно, не буде виконувати свої обов’язки так, як цього очікує керівник. А що робити, якщо таких людей в команді більше і загальна кількість людей занадто велика? Перед тим, як обирати членів команди, керівник проекту повинен подумати, чого він очікує від своєї команди та її членів, а також наскільки великою має бути команда.

Робота в занадто великій групі може спричинити хаос або непорозуміння. Це часто призводить до прокрастинації, як окремих людей, так і всієї команди, або до конфліктів, пов’язаних, наприклад, з невиконанням окремих обов’язків. Ось чому важливо визначити кількість людей, необхідних для реалізації конкретного проекту.

Керівник повинен проаналізувати різні етапи проекту і продумати, які завдання буде виконувати команда, а отже, хто має бути ідеальною людиною для виконання кожного з них. Отже, найкраще, якщо керівник проекту бере участь у процесі набору команди проекту. Це дозволяє йому підбирати правильних колег, які гарантують досягнення поставлених цілей.

2. НАЛЕЖНИЙ РОЗПОДІЛ ОБОВ’ЯЗКІВ

Вже маючи відповідним чином підібрану команду, варто уважно спостерігати за роботою та навичками членів команди. Зазвичай, кожен учасник має різні навички, компетенції або знання в іншій сфері. Врахування цього розмаїття в процесі реалізації проекту зробить його більш плавним та ефективним.

Крім того, керівник проекту повинен ретельно визначити обов’язки співробітника і поставити реалістичні цілі та вимоги. Кожен член команди повинен точно знати, за що він відповідає, що входить до кола його обов’язків, і за що він буде притягнутий до відповідальності та оцінений на основі цього. Не висувайте вимог, що перевищують компетенцію людини, або не вимагайте раптового підвищення рівня навичок, необхідних на даний момент.

3. ПІДТРИМУВАТИ ПРАВИЛЬНІ СТОСУНКИ

Робота в згуртованому, приємному колективі проходить більш ефективно та результативно. Звичайно, існують межі налагодження стосунків з колегами, які не варто переступати. Це стосується як керівника проекту, так і членів команди, але варто подбати про те, щоб у вас були найкращі стосунки з колегами.

Керівник проекту повинен знати всіх членів своєї команди. Дружні, професійні стосунки дозволять йому зберегти свою лідерську позицію і підвищити повагу та довіру до нього. Припустімо, що менеджер доброзичливо ставиться до своїх колег, уважно їх вислуховує, не ігнорує їхні потреби і не карає за все підряд. У такому випадку підлеглі виконують свою роботу з кращим ставленням і більшою віддачею та не приховують навіть тривіальних можливих проблем чи помилок.

Межу дружби з колегами також не варто переходити. Якщо до керівника проекту ставляться як до колеги, він втрачає свою лідерську позицію в очах підлеглих. Така ситуація може вплинути на процес реалізації проекту. Втрата координатора сповільнює темп роботи над проектом, а відданість людей знижується. Тому варто знайти золоту середину, яка створить приємну атмосферу і позитивно вплине на процес реалізації проекту.

4. ПОЗИТИВНЕ СТАВЛЕННЯ

Окрім дружніх стосунків з колегами, критично важливими є позитивне ставлення та відданість керівника проекту. Якщо керівник не відданий проекту, не виконує свої обов’язки, рідко з’являється на роботі, важко йде на контакт і заздалегідь припускає, що проект не має шансів на успіх, мотивація і відданість співробітників знижуються.

5. НАЛЕЖНА КОМУНІКАЦІЯ ТА СПІВПРАЦЯ

Давно відомо, що правильна комунікація є одним із ключів до успіху, особливо якщо на цей успіх працюють кілька людей. Керівник проекту повинен забезпечити належний рівень комунікації між ним, членами команди та працівниками. Варто поговорити з колегами і вислухати їхні потреби та ідеї, провівши мозковий штурм. Керівник проекту також повинен чітко і зрозуміло доносити інформацію, щоб кожен співробітник знав, за що він відповідає, як виконувати те чи інше завдання і яку мету ставить перед собою проект.

6. (Д)ОЦІНЮВАТИ ТА КОНСТРУКТИВНО КРИТИКУВАТИ РОБОТУ СПІВРОБІТНИКІВ

Щоб координувати роботу команди, керівник проекту повинен регулярно проводити оцінку ефективності роботи співробітників. Завдяки цій оцінці він може визначити, на якій стадії перебуває проект, чи виконує кожен учасник свої обов’язки і чи дійсно він є тією людиною, яка відповідає за завдання. Крім того, на основі такої оцінки керівник і працівник знатимуть свої сильні та слабкі сторони, чого вони вже досягли, які навички розвинули, а над чим ще потрібно попрацювати.

Кожен прагне почути похвалу після того, як зробив щось добре. Тому керівник проекту не повинен шкодувати похвали для своїх співробітників. Отримавши високу оцінку та винагороду (наприклад, підвищення зарплати, просування по службі або гнучкий графік роботи) за добре виконану роботу або додаткове завдання, члени команди, які відчувають честь, будуть виконувати наступні завдання з ще більшою віддачею. Похвала та вдячність не лише підвищить відданість працівника, але й позитивно вплине на стосунки з керівником. Кожен керівник проекту повинен усвідомлювати, що недооцінений (хоча і цінний) працівник може змінити роботодавця в будь-який момент, бажаючи знайти середовище, де його робота буде оцінена по достоїнству.

Керівник проекту також повинен вміти критикувати роботу своєї команди. Однак ця критика завжди має бути конструктивною та обґрунтованою і стосуватися не людини, а роботи, яку вона виконує чи не виконує. Конструктивна критика, хоч і не завжди приємна, також покращить стосунки між керівником і підлеглими. Конструктивна критика, тобто пояснення того, що було зроблено неправильно, з пропозиціями, як це можна зробити краще наступного разу або покращити зараз, викликає довіру до керівника та його компетентності. Помітивши, що критикуючий керівник може пояснити, де була допущена помилка, і підказати, як її виправити, працівник починає більше поважати керівника і ставитися до нього як до авторитетної особи.

7. ВІДМОВА ВІД СПІВПРАЦІ

Трапляється, що навіть якщо працівник спочатку здавався ідеальною людиною для проектної команди, з часом виявляється, що він лише іноді підходить для проекту. Одне із завдань керівника – вміло оцінити таку ситуацію. Хоча, можливо, не всі будуть задоволені такими обставинами, це обов’язок менеджера – керувати проектом, який повинен бути виконаний певним чином і в певні строки. Тому одним із завдань проектного менеджера є, серед іншого, відмова від роботи з людьми, які негативно впливають на процес проекту або роботу команди. Це складний, але іноді необхідний обов’язок для одних, який може підняти моральний дух інших, які можуть відчувати дискомфорт через поведінку колеги або за рівне ставлення (рівну оплату) до того, хто затримує роботу і не виконує свої обов’язки.

8. ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ НАЛЕЖНИХ УМОВ ПРАЦІ

Під час виконання проекту правильне обладнання та інструменти можуть покращити весь процес і співпрацю команди. Керівник проекту повинен забезпечити членам команди доступ до інструментів, стандартних систем та відповідного обладнання, які будуть потрібні окремим працівникам, відповідальним за кожне завдання.

9. ПІКЛУВАННЯ ПРО РОЗВИТОК КОМАНДИ ПРОЕКТУ

Багато людей зосереджені на постійному розвитку та вивченні нового. Тому варто інвестувати в обов’язкові та добровільні тренінги та курси, щоб команда могла розширювати свої знання, навички та кваліфікацію. Це, безсумнівно, хороша інвестиція, яка стане в нагоді під час реалізації проекту. Також варто субсидувати навчальні курси, які пропонують колеги, щоб час, витрачений на навчання, був витрачений з користю.

10. МОТИВАЦІЯ КОМАНДИ ПРОЕКТУ

Одне з найважливіших завдань менеджера проекту – мотивувати команду проекту. Турбота про належну мотивацію та залучення членів команди є надзвичайно важливою і має відчутний вплив на процес виконання проекту. Команда, в якій мотивація недостатньо висока, буде виконувати свої обов’язки довше, менш ефективно та неефективно. Через брак мотивації працівники також втрачають прив’язаність до робочого місця. Тому, щоб гарантувати, що завдання будуть виконані вчасно і точно, керівники проектів повинні переконатися, що їхня команда належним чином мотивована.

11. ПРАВИЛЬНА ОРГАНІЗАЦІЯ

Правильна організація дозволяє досягати поставлених цілей та ефективно виконувати свої обов’язки. Розподіл завдань між окремими особами – це одне, а виконання функцій у правильному порядку в потрібний час і в потрібному місці – зовсім інше. Одним із кроків у процесі реалізації проекту є планування проекту, і це не просто так. За наявності плану проект фактично міг би існувати, оскільки ні керівник, ні працівники не мали б жодного уявлення про те, над чим вони працюють, що вони повинні робити, які ресурси вони мають/можуть використати або який бюджет вони можуть використати.

Керівник проекту повинен переконатися, що кожен учасник проекту знає план проекту, його цілі і те, за що саме він відповідає. Належна програма управління проектами, що містить всю найважливішу інформацію про проект, допоможе тримати все в порядку. Завдяки програмі управління проектами всі члени проектної команди матимуть постійний доступ до всіх необхідних даних.

12. ВИРІШЕННЯ КОНФЛІКТІВ

Недарма однією з затребуваних навичок на керівних посадах є вміння вирішувати конфлікти під час роботи над проектом. Конфлікти часто притаманні командній роботі. Вони вносять негативні емоції в роботу команди, тим самим негативно впливаючи на роботу всієї групи. Тому завданням керівника є також розумне та об’єктивне вирішення конфліктів, яке не буде дискримінувати чи надавати перевагу комусь одному. Управління проектною командою – складне завдання. Це складний процес, який вимагає від менеджерів багатьох компетенцій та навичок, які будуть випробовуватися щодня та за будь-якої нагоди. Але не падайте духом. Застосування вищезазначених практик та розробка власних дозволить керівникам проектів створити ідеально функціонуючу проектну команду та полегшить їм управління нею та проектом в цілому.