Управління проектами: Що це таке і як це працює на практиці? Повний посібник

Ефективне управління проектами стало критично важливим майже для кожної компанії. Нові продукти, нові інвестиції, впровадження нових ІТ-рішень та організаційні вдосконалення – це лише кілька сфер, якими керує проектний менеджмент. Також складно знайти компанії, які реалізують бізнес-стратегії, не розбиваючи їх на стратегічні проекти. Управління проектами стало настільки важливим, що все більше компаній приймають рішення про створення офісу управління проектами (PMO) в рамках своїх організаційних структур. Керівник проекту також стає все більш поширеною роллю в організаціях. Це людина, яка володіє професійними знаннями про те, як методично управляти проектами, а також необхідними міжособистісними навичками для ефективного керівництва командою. Управління проектами – це багатовимірна дисципліна. Тільки правильне поєднання методологій, аспектів організаційної культури та людської поведінки може дозволити компанії ефективно досягти цілей проекту.

У цій статті ви дізнаєтеся:

Що таке управління проектами і чому це важливо для компаній.
Основні методології управління проектами, включаючи Agile, Waterfall та гібридні підходи.
Ключові етапи управління проектом – від ініціації до закриття.
Які інструменти підтримують ефективне управління проектами.
Найпоширеніші проблеми в управлінні проектами та шляхи їх подолання.

Що таке управління проектами?

Управління проектами – це комплекс ретельно спланованих і скоординованих заходів, які призводять до того, що проекти досягають необхідних результатів у межах визначеного часу та бюджету. Ключові елементи, які повинні бути в будь-якій компанії, яка хоче ефективно управляти проектами, є наступними:

Внутрішня методологія управління проектами – Існує кілька методологій управління проектами, зокрема Prince2, PMI, Agile та інші. Всі вони є дуже всеосяжними, і кожна з них рекомендує належним чином адаптувати їх до конкретних умов і потреб конкретної організації.
Офіс управління проектами (PMO). Розробка внутрішньої методології управління проектами – це роль ОУП. ОУП забезпечує ефективне застосування та послідовне дотримання цієї методології в компанії. Крім того, ОУП відповідає за навчання з управління проектами, підтримку менеджерів проектів та звітування керівництву компанії про стан поточних проектів.
Компетентні працівники у сфері управління проектами, включаючи керівників проектів, членів проектних команд або керівних комітетів, а також керівництво компанії, повинні постійно розвивати свої компетенції з управління проектами.

Ефективне управління проектами, що призводить до досягнення бізнес-результатів у межах бюджету та часу, надає компаніям неоціненні переваги. Для будь-якої компанії надзвичайно важливо вчасно випустити на ринок високоякісний продукт, інвестувати в нові виробничі потужності або вдосконалити ключовий процес в організації. Досягти цього практично неможливо без навичок управління проектами. Сучасні організації, які прагнуть успіху на ринку, повинні також підвищувати свою компетентність у стратегічному управлінні. Важливо мати добре продуману стратегію, яку можна постійно адаптувати до мінливих ринкових умов і вміло реалізовувати. Практично кожна стратегія реалізується компаніями, які декомпозують її на стратегічні цілі, а ті – на відповідні проекти. Згодом з цих проектів необхідно сформувати відповідні портфелі та програми, створити дорожню карту стратегічних проектів та забезпечити їх належними ресурсами, як людськими, так і фінансовими. Довгостроковий успіх будь-якої організації залежить від її здатності ефективно реалізовувати стратегію.

Основні методології управління проектами

Методологія управління проектами – це набір принципів, методів, інструментів та процесів, які підтримують ефективне планування, виконання та контроль проектів. Вона описує процес управління проектом від початку до завершення, гарантуючи, що цілі будуть досягнуті впорядковано, ефективно і відповідно до вимог. Методології управління проектами охоплюють цілий ряд процесів, включаючи постановку цілей, планування ресурсів, моніторинг прогресу, управління ризиками та ефективну комунікацію проектної команди. Методології управління проектами можна розділити на три основні категорії, залежно від підходу до реалізації проекту:

Традиційними методами:

Waterfall (Каскадний): Це класичний підхід, при якому проект реалізується в чітко визначені етапи. Кожен етап повинен бути завершений, перш ніж переходити до наступного. Він найкраще підходить для проектів, де вимоги чітко визначені з самого початку.

Agile методи:

Agile: Філософія управління проектами, яка наголошує на гнучкості та швидкому реагуванні на зміни. Проекти реалізуються короткими ітераціями з регулярним переглядом.
Ощадливий: фокусується на усуненні відходів, оптимізації процесів і створенні максимальної споживчої цінності з мінімальними ресурсами.
Канбан: Система управління роботою, яка ґрунтується на візуалізації потоку завдань на дошках Канбан. Допомагає виявляти проблеми та керувати завданнями в режимі реального часу.
Scrum: Agile фреймворк, який ділить проект на короткі ітерації, відомі як спринти. Кожен спринт має конкретну мету і визначений час завершення, а команда регулярно оцінює його прогрес.
Скрамбан: Гібридний підхід, який поєднує елементи Scrum і Kanban для управління завданнями в ітераціях, але з більшою гнучкістю в управлінні робочим процесом.
Екстремальне програмування (XP): Зосереджується на інтенсивному програмуванні, частому тестуванні та тісній співпраці з замовником. Наголошує на якості коду та швидкій адаптації до мінливих вимог.
PRINCE2: Метод управління проектами, який поєднує в собі структурований підхід з гнучкістю та адаптивністю. Він визначає чіткі процеси, ролі та документацію, дозволяючи управляти ризиками та контролювати прогрес на кожному етапі проекту.

Гібридне управління проектами

Гібридне управління проектами – це поєднання двох або більше методологій управління проектами для реалізації одного проекту. На практиці найчастіше це або Agile, або традиційний Waterfall підхід. Це означає, що частина роботи над проектом, що включає як планування, так і реалізацію проекту, ведеться з використанням однієї методології, а інша частина – з використанням різних методів.

Ключові етапи управління проектами

Переважна більшість найпопулярніших методологій управління проектами виділяють чотири основні етапи реалізації проекту:

Початковий етап

Етап ініціації передбачає початкове визначення форми проекту та прийняття рішення про запуск проекту. У багатьох компаніях збір ідей для нових проектів є необхідним процесом. Компанії визнають, що використання потенціалу працівників та їхньої креативності є надзвичайно цінним. Тому вони намагаються організувати процес таким чином, щоб кожен працівник мав можливість подати ідею для нового проекту. Відомо, що не всі ідеї є цінними, і не всі з них варті уваги або можуть бути реалізовані. Тому наступним кроком є оцінка ідей, для чого часто використовують скорингові моделі. Після відбору найкращих проектних ідей їх описують за допомогою проектних карток, а потім приймають рішення про їх реалізацію.

Етап планування

Етап планування На основі припущень проекту , викладених у Статуті проекту, проектна команда розпочинає детальне планування. Варто зазначити, що концепція детального планування відрізняється між Agile та традиційними методологіями. Добре продумане планування того, як досягти поставленої мети проекту, значною мірою визначає його успіх. Починати проект без плану – не найкраща практика, хоча на практиці це трапляється досить часто. Основними елементами плану проекту є

Статут проекту
Графік проекту
Бюджет проекту
План ризиків
Комунікаційний план
План управління змінами

Етап впровадження

Це етап фактичної діяльності, яка веде до досягнення мети проекту. Це як основна діяльність, що безпосередньо випливає з календарного плану проекту, так і низка управлінських заходів (моніторинг, звітність, управління ризиками, управління змінами в плані проекту, управління зацікавленими сторонами), що здійснюються Керівником проекту та Спонсором проекту.

Заключний етап

Етап закриття передбачає офіційне закриття та підбиття підсумків проекту. Доброю практикою є заповнення Хартії закриття проекту. Елементами такої Хартії є “висновки після завершення проекту” та “отримані уроки”. Висновки мають вирішальне значення, оскільки їх аналіз дозволяє краще планувати та реалізовувати майбутні проекти.

Побачити більше

4 основні етапи реалізації проекту

Перейти до статті

Інструменти управління проектами

Інструменти управління проектами дають змогу краще організувати команду, контролювати бюджет, управляти ризиками та автоматизувати багато процесів. Вони дозволяють ефективно відстежувати прогрес, швидко виявляти проблеми та безперешкодно спілкуватися між членами команди.

FlexiProject це сучасний, комплексний інструмент управління проектами, який підтримує організації на кожному етапі виконання проекту. Завдяки своїй гнучкості, інтуїтивно зрозумілому інтерфейсу та потужним функціям, FlexiProject забезпечує ефективне планування, виконання та моніторинг проектів. Інструмент інтегрує всі процеси управління проектами, від планування і бюджетування до розподілу ресурсів, контролю ризиків і звітності про хід виконання. У відео нижче ви можете побачити, як працює інструмент управління проектамиFlexiProject .

Ключові особливості інструментів управління проектами

Сучасні інструменти управління проектами, такі як FlexiProject, пропонують цілий ряд функцій, які дозволяють ефективно управляти проектами різного масштабу та складності. Ось найважливіші з них:

Діаграма Ганта: Представляє весь графік проекту в графічному вигляді. На діаграмі Ганта можна легко візуалізувати послідовність виконання окремих завдань проекту і, найголовніше, спроектувати логічні зв’язки між цими завданнями. Діаграма Ганта також дозволяє проаналізувати критичний шлях.

Управління портфелем проектів: Проекти схожого характеру слід групувати в портфелі проектів. Окремі портфелі проектів можуть включати проекти з розробки нових продуктів, стратегічні ініціативи, інвестиційні проекти або організаційні вдосконалення. Управління портфелями проектів дозволяє ефективніше реалізовувати стратегію компанії.
Управління реалізацією стратегії: Це насамперед передбачає точне узгодження стратегічних цілей компанії з проектами та Key Performance Indicators (KPI). Тоді керівництво компанії може швидко проаналізувати ступінь досягнення окремих стратегічних цілей.
Управління ризиками: Виявлення проектних ризиків та ефективне управління ними є важливою частиною будь-якого проекту. Кожна проектна команда повинна регулярно обговорювати проектні ризики. При реалізації великих і складних проектів варто вести реєстр проектних ризиків.

Бюджетне планування та моніторинг: Реалізація проекту відповідно до затвердженого бюджету є фундаментальним припущенням, що безпосередньо випливає з визначення проекту. На практиці не всі проекти потребують створення та моніторингу бюджету. До таких проектів відносяться ті, що реалізуються за рахунок власних ресурсів і практично не пов’язані з витратами. З іншого боку, значні інвестиційні проекти або проекти з розробки нових продуктів вимагають належного управління бюджетом проекту.
Управління ресурсами: Відсутність достатньої кількості проектних ресурсів для виконання всіх проектів в компанії є однією з найбільш значущих проблем, з якими стикаються організації. Тому управління проектними ресурсами є одним з найважливіших процесів, який суттєво впливає на кінцевий успіх проекту. Управління ресурсами складається з двох основних процесів: планування потреб у ресурсах і розподіл ресурсів.
Звітність та аналіз: Звіти та аналіз потрібні керівникам проектів, проектним командам, офісам управління програмами (ОУП), спонсорам проектів, керівним комітетам і правлінням компаній. Особи, відповідальні за моніторинг виконання проекту, потребують всебічної і добре представленої управлінської інформації.
Автоматизація процесів: Сучасні ІТ-інструменти, які підтримують управління проектами, в тому числі FlexiProject, дозволяють автоматизувати кілька процесів управління проектами. Ці процеси включають автоматичні шляхи прийняття рішень, автоматичні сповіщення, автоматичну звітність і можливість створювати шаблони для проектів, що повторюються.
Співпраця та комунікація є ключовими аспектами успішної проектної команди. У хорошому програмному забезпеченні для управління проектами є вбудовані комунікатори .
Інтеграція з іншими інструментами: Компанії використовують кілька ІТ-систем у своїй повсякденній діяльності, і ці системи повинні певною мірою працювати разом. Найпоширеніші інтеграції таких програм, як FlexiProject, включають Microsoft Excel, Microsoft Project, Jira, ERP-системи, Active Directory, Microsoft Teams або Outlook.

Побачити більше

Що таке діаграма Ганта і як її створити? [ПРИКЛАД]

Перейти до статті

Найпоширеніші проблеми в управлінні проектами

Динаміка змін у конкурентному та економічному середовищі, а отже, і в самих компаніях, означає, що організаціям доводиться долати низку викликів для більш ефективного управління проектами. До основних викликів відносяться

Забезпечення адекватних ресурсів для розпочатих і поточних проектів. Потреба в нових проектах часто призводить до того, що їх починають без належних ресурсів. Наслідками цього є часті затримки у виконанні як окремих етапів, так і цілих проектів, зниження якості отриманих результатів та демотивація проектних команд.
Невідповідність реалізованих проектів стратегічним цілям компанії. Результатом такої поведінки є надмірна кількість поточних проектів та нижча ефективність реалізації стратегії.
Неефективні ІТ-інструменти, що підтримують управління проектами. Багато компаній часто покладаються на власні розробки, що використовують Excel, Word та Outlook. Такі рішення не дуже добре підходять для одночасного управління кількома проектами, де точність даних і легкість доступу до них мають вирішальне значення. Такі інструменти не підтримують командну роботу та ефективну комунікацію.
Відсутність ОУП та належних стандартів. Добре керована ОУП має значний вплив на якість реалізації проектів в організаціях. Роль ОУП полягає в розробці внутрішніх стандартів управління проектами, просуванні їх в організації, підтримці проектних команд та звітування про стан поточних проектів.
Недостатні навички управління проектами. Досить часто керівниками проектів стають особи, які не мають професійних знань у сфері управління проектами. Те ж саме стосується членів проектних команд, керівних комітетів або спонсорів проектів. Забезпечення навчання та відповідної компетенції є важливою роллю офісу управління проектами.
Відсутність обґрунтованого планування проекту. Розробка хорошого плану проекту вимагає часу і часто є складним завданням. Але починати проект без хорошого плану – необачно. Вигідніше добре продумати проект на початку, ніж потім виправляти різні речі під час його реалізації.
Відсутність фокусу на досягненні цілей, поставлених перед проектами. Досягнення мети проекту є основним завданням проектної команди і завжди має бути головним пріоритетом.