Скільки ІТ-інструментів щодня використовують менеджери проектів та проектні команди?

Зважаючи на швидкі темпи автоматизації та оцифрування процесів, ми все більше покладаємося на інструменти для підтримки наших повсякденних завдань, особливо в управлінні та координації численних елементів проекту. У зв’язку з цим виникають важливі питання: Чи ефективним є використання всіх наявних інструментів? Чи кількість систем, якими користуються менеджери проектів, покращує результати роботи? Чи достатньо одного комплексного інструменту управління проектами з ключовими функціями? Давайте розглянемо доступні варіанти і те, як вони використовуються.

Використання різних інструментів

Наведені нижче міркування адресовані як менеджерам проектів, що використовують спеціалізовані системи управління проектами, так і тим, хто покладається на розрізнені ІТ-інструменти, що підтримують управління проектами. Багато компаній, які керують кількома проектами різної важливості для підприємства, використовують кілька розрізнених і неінтегрованих ІТ-інструментів. До таких інструментів насамперед належать Excel, MS Project, PowerPoint, Word, SharePoint, Outlook або інша поштова система, Teams або Zoom, MS Planner та інші. Починаючи будь-який складний проект, важливо почати з фундаменту: створення графіка проекту. Основним інструментом, який компанії використовують для цього, є не MS Project, а Excel. Ця програма пропонує багато можливостей для роботи з формулами, і за певних навичок її можна використовувати для створення базових або помірно складних проектних графіків. Однак Excel вимагає від користувачів знання спеціалізованих функцій, які не є інтуїтивно зрозумілими, що часто призводить до того, що всі члени проектної команди недостатньо використовують цю програму. Крім того, у проектах, в яких беруть участь кілька членів команди, Excel пропонує обмежені можливості для ефективної групової співпраці. Тим не менш, Excel виявляється дуже ефективним для створення проектних бюджетів, на які покладаються багато компаній. SharePoint, з іншого боку, часто використовується як сховище документів, і це досить ефективне рішення. Коли справа доходить до звітування про стан проекту, Excel також відіграє важливу роль, підтримуваний презентаціями PowerPoint. Офіс управління проектами (ОУП) готує звіти в Excel і зведені статуси в презентаціях PowerPoint, які потім надсилаються керівництву компанії. Обмін інформацією відбувається електронною поштою, і все частіше для спілкування використовуються такі інструменти, як Teams або Zoom.

Побачити більше

Як створити графік проекту? Вчіться на практичному прикладі!

Перейти до статті

Вибір спеціального інструменту

Описана вище система є функціональною, але вкрай неефективною в сучасних умовах. З таким розпорошеним набором інструментів інформація часто спотворюється, не надходить вчасно до адресата, а проектні команди та персонал ОУП витрачають значний час на ручну роботу, яка не додає цінності, – завдання, які можна легко автоматизувати. Найкращим рішенням, звичайно, є впровадження спеціального інструменту, який всебічно підтримує управління проектами та портфелями, одночасно слугуючи надійним інструментом для звітування та перевірки статусів проектів. Дехто може заперечити, що проблема полягає не в інструментах, а в підході людей до управління проектами, і я з цим погоджуся. Однак дуже важливо одночасно змінювати поведінку людей – розвивати культуру управління проектами – і оцифровувати компанію, впроваджуючи ІТ-інструменти для підтримки роботи. Термін “цифровий ОУП” стає все більш поширеним і стосується офісів управління проектами, які ефективно працюють, використовуючи надійні ІТ-інструменти. На мою думку, це єдиний напрямок, який варто розвивати у 21 столітті.