Роль та завдання офісу управління проектами (ОУП) в організації

Офіс управління проектами є в організаційних структурах багатьох компаній у Польщі та світі. Щоб ефективно конкурувати на ринку та швидко реалізовувати стратегічні цілі, приймаються рішення про реалізацію все більшої кількості проектів. Успіх багатьох проектів навіть визначає успіх і виживання всієї організації на ринку. Ці проекти залучають значні людські, фінансові та матеріальні ресурси. Зважаючи на стрімке зростання кількості проектів і пов’язану з цим високу залученість ресурсів, компанії шукають методи ефективної реалізації цих проектів. Створення офісу управління проектами в компанії стає вирішальним фактором для досягнення цієї ефективності. У цій статті ми спробуємо прояснити бачення та роль, яку ОУП має відігравати в організації.

У цій статті ви дізнаєтеся:

Роль ОУП в організації
Найпоширеніші причини невдач ОКУ
Як ефективно впровадити ОУП
Де в організаційній структурі має бути позиціонована ОУП
Найбільші виклики, з якими стикаються ОУП
Інструменти, які підтримують ефективність ОУП

Чому ОМР не завжди досягає успіху? Найпоширеніші причини невдач.

Дослідження показують, що не всі новостворені офіси управління проектами (ОУП) є успішними. Відсутність успіху, що часто призводить до ліквідації цієї організаційної одиниці, часто пояснюється наступними причинами:

Відсутність чіткого бачення, що визначає роль ОУП в компанії
Відсутність належної культури управління проектами в компанії
Особа, яка очолює ОУП, є занадто слабкою як з точки зору досвіду, так і з точки зору організаційних компетенцій
недостатнє залучення керівництва компанії до успіху ОУП, особливо в початковий період її роботи
Відсутність чіткої комунікації з організацією щодо ролі та обсягу обов’язків ОУП
Слабка команда співробітників, які працюють в ОУП
Відсутність сучасних ІТ-інструментів, що підтримують роботу ОПП

Кейс-стаді - Невдале впровадження офісу управління проектами у великій організації

В одній дуже великій міжнародній медіа-компанії, що працює в Польщі, було прийнято рішення про створення ОУП. У цій компанії одночасно велися десятки проектів різної природи, і всіх турбував загальний безлад неефективного управління проектами. Було найнято керівника ОУП та двох підлеглих працівників. Офіс управління проектом почав функціонувати, і з самого початку між ОУП та рештою організації почали виникати конфлікти. Це було пов’язано, головним чином, з наступними причинами:

співробітники, які раніше виконували функції менеджерів проектів, вважали, що оскільки в ОУП з’явилися нові люди, то відтепер саме вони будуть керувати проектами
персонал ОУП, з іншого боку, бачив свою роль у підтримці проектних команд, а не в тому, щоб брати на себе повну відповідальність за реалізацію проекту
керівництво компанії знало про конфлікти, що виникали, але вважало, що саме керівник ОУП має бути здатним вирішувати їх самостійно
нова ОПП не почала з точного визначення своєї ролі та комунікації з організацією, а одразу розпочала операційну діяльність

Як наслідок, цей невдалий початок призвів до розпуску ОГС через кілька місяців. Помилок, яких припустилася організація, можна було б уникнути досить легко.

Де в організаційній структурі має бути розміщений ОУП?

Однозначної відповіді на це питання немає, і в різних організаціях позиціонування ОУП в організаційній структурі компанії може бути різним. Найчастіше керівник ОУП підпорядковується безпосередньо генеральному директору компанії. Обґрунтуванням такого місця в організаційній структурі є те, що організація має багато проектів найрізноманітнішого характеру. До них відносяться ІТ, маркетинг, оптимізація, інвестиційні та науково-дослідні проекти. Однак, якщо, наприклад, 80% проектів, які підтримує Офіс управління проектами, виконуються у виробничому підрозділі, то є сенс підпорядкувати ОУП члену правління, відповідальному за виробництво. Правилом, однак, має бути підзвітність ОУП члену правління, що суттєво допомагає у вирішенні різних організаційних проблем.

Побачити більше

Гібридне управління проектами: що це таке і як його використовувати на практиці?

Перейти до статті

З якими проблемами стикаються ОУП в організаціях?

Для того, щоб чітко визначити роль ОУП в організації, корисно заздалегідь зрозуміти, які найважливіші виклики стоять перед ОУП в сучасних організаціях. Це досить добре підсумовано в опитуванні, представленому компанією Project Management Solutions, в якому перераховані наступні проблеми:

нездатність ефективно управляти ресурсами проекту (53%)
мати достатньо часу/ресурсів, щоб присвятити їх стратегічним проектам (48%)
опір організації впровадженню змін (47%)
визначення пріоритетів (47%)
не вистачає проектних менеджерів (42%)

На загальному рівні можна сказати, що проблеми 1 і 4 можна певною мірою вирішити, впровадивши хорошу програму управління проектами, а інші елементи мають більше відношення до управління персоналом.

Наприклад, у великій організації неможливо добре управляти ресурсами проекту без хорошої програми управління проектами, яка має хорошу функціональність управління ресурсами. Цього дуже важко досягти в Excel. Наступна ілюстрація з програмного забезпечення для управління проектами FlexiProject показує вигляд модуля управління ресурсами:

Очевидно, що наявність інструменту сама по собі не є повноцінним рішенням, але відсутність такого інструменту та його функціональності перешкоджає ефективному управлінню ресурсами для будь-якої організації. Що стосується виклику №4, який полягає у визначенні пріоритетності проектів, то хороша ІТ-програма для визначення пріоритетності проектів може суттєво вирішити цю проблему. Привабливість кожного проекту в проектному портфелі можна візуально представити у вигляді матриці, яка проілюстрована нижче за допомогою програми FlexiProject. Привабливість проектів відображається у верхньому лівому куті матриці.

Бачення та завдання ОУП в організації

Визначаючи мету та завдання ОУП в організації, варто виходити з припущення, що хтось вирішив створити Офіс управління проектами на основі певних аргументів. Швидше за все, це був один з керівників компанії або весь склад правління. Для початку керівник ОУП повинен зрозуміти це обґрунтування і разом з правлінням визначити бачення та найважливіші завдання діяльності ОУП в компанії. Керівник ОУП також повинен розуміти, які виклики стоять перед організацією з точки зору управління проектами.

Бачення роботи ОУП може бути простим. Варто почати з того, що найважливішою метою ОУП є забезпечення того, щоб проекти ефективно досягали поставлених перед ними бізнес-цілей. І щоб досягти цього, ОУП має переконатися, що організація:

впроваджені належні стандарти управління проектами та портфелями проектів
керівництво мало регулярну та якісну інформацію про стан поточних проектів
існував ефективний процес визначення пріоритетності ідей для нових проектів, а також те, що нові проекти були започатковані в обґрунтований спосіб з достатніми ресурсами для їх реалізації
проекти були чітко пов’язані зі стратегією компанії
існував хороший процес управління ресурсами проекту
керівники проектів та проектні команди мали хорошу підтримку з боку ОУП
існувала хороша ІТ-програма управління проектами
керівництво розглядало ОУП як партнера для вирішення та консультування з важливих питань проекту

Вирішальна роль ОУП в організаціях

Таким чином, ОУП відіграють стратегічну роль у багатьох організаціях. Ефективна ОУП суттєво впливає на успіх проектів, а добре виконані проекти впливають на успіх стратегії компанії. Таким чином, ОПП повинен мати компетентний персонал, належне місце в організаційній структурі, а також чітке бачення та роль, яку він має відігравати в організації.