Роль та завдання офісу управління проектами (ОУП) в організації
Офіс управління проектами є в організаційних структурах багатьох компаній у Польщі та світі. Щоб ефективно конкурувати на ринку та швидко реалізовувати стратегічні цілі, приймаються рішення про реалізацію все більшої кількості проектів. Успіх багатьох проектів навіть визначає успіх і виживання всієї організації на ринку. Ці проекти залучають значні людські, фінансові та матеріальні ресурси. Зважаючи на стрімке зростання кількості проектів і пов’язану з цим високу залученість ресурсів, компанії шукають методи ефективної реалізації цих проектів. Створення офісу управління проектами в компанії стає вирішальним фактором для досягнення цієї ефективності. У цій статті ми спробуємо прояснити бачення та роль, яку ОУП має відігравати в організації.
Ключові висновки:
- Роль ОУП в організації
- Найпоширеніші причини невдач ОКУ
- Як ефективно впровадити ОУП
- Де в організаційній структурі має бути позиціонована ОУП
- Найбільші виклики, з якими стикаються ОУП
- Інструменти, які підтримують ефективність ОУП
Чому ОМР не завжди досягає успіху? Найпоширеніші причини невдач.
Дослідження показують, що не всі новостворені офіси управління проектами (ОУП) є успішними. Відсутність успіху, що часто призводить до ліквідації цієї організаційної одиниці, часто пояснюється наступними причинами:
- Відсутність чіткого бачення, що визначає роль ОУП в компанії
- Відсутність належної культури управління проектами в компанії
- Особа, яка очолює ОУП, є занадто слабкою як з точки зору досвіду, так і з точки зору організаційних компетенцій
- недостатнє залучення керівництва компанії до успіху ОУП, особливо в початковий період її роботи
- Відсутність чіткої комунікації з організацією щодо ролі та обсягу обов’язків ОУП
- Слабка команда співробітників, які працюють в ОУП
- Відсутність сучасних ІТ-інструментів, що підтримують роботу ОПП
Кейс-стаді – Невдале впровадження офісу управління проектами у великій організації
В одній дуже великій міжнародній медіа-компанії, що працює в Польщі, було прийнято рішення про створення ОУП. У цій компанії одночасно велися десятки проектів різної природи, і всіх турбував загальний безлад неефективного управління проектами. Було найнято керівника ОУП та двох підлеглих працівників. Офіс управління проектом почав функціонувати, і з самого початку між ОУП та рештою організації почали виникати конфлікти. Це було пов’язано, головним чином, з наступними причинами:
- співробітники, які раніше виконували функції менеджерів проектів, вважали, що оскільки в ОУП з’явилися нові люди, то відтепер саме вони будуть керувати проектами
- персонал ОУП, з іншого боку, бачив свою роль у підтримці проектних команд, а не в тому, щоб брати на себе повну відповідальність за реалізацію проекту
- керівництво компанії знало про конфлікти, що виникали, але вважало, що саме керівник ОУП має бути здатним вирішувати їх самостійно
- нова ОПП не почала з точного визначення своєї ролі та комунікації з організацією, а одразу розпочала операційну діяльність
Як наслідок, цей невдалий початок призвів до розпуску ОГС через кілька місяців. Помилок, яких припустилася організація, можна було б уникнути досить легко.
Де в організаційній структурі має бути розміщений ОУП?
Однозначної відповіді на це питання немає, і в різних організаціях позиціонування ОУП в організаційній структурі компанії може бути різним. Найчастіше керівник ОУП підпорядковується безпосередньо генеральному директору компанії. Обґрунтуванням такого місця в організаційній структурі є те, що організація має багато проектів найрізноманітнішого характеру. До них відносяться ІТ, маркетинг, оптимізація, інвестиційні та науково-дослідні проекти. Однак, якщо, наприклад, 80% проектів, які підтримує Офіс управління проектами, виконуються у виробничому підрозділі, то є сенс підпорядкувати ОУП члену правління, відповідальному за виробництво. Правилом, однак, має бути підзвітність ОУП члену правління, що суттєво допомагає у вирішенні різних організаційних проблем.
Hybrid project management is a growing trend in project management. Find out how he will use them in practice.
З якими проблемами стикаються ОУП в організаціях?
Для того, щоб чітко визначити роль ОУП в організації, корисно заздалегідь зрозуміти, які найважливіші виклики стоять перед ОУП в сучасних організаціях. Це досить добре підсумовано в опитуванні, представленому компанією Project Management Solutions, в якому перераховані наступні проблеми:
- нездатність ефективно управляти ресурсами проекту (53%)
- мати достатньо часу/ресурсів, щоб присвятити їх стратегічним проектам (48%)
- опір організації впровадженню змін (47%)
- визначення пріоритетів (47%)
- не вистачає проектних менеджерів (42%)
На загальному рівні можна сказати, що проблеми 1 і 4 можна певною мірою вирішити, впровадивши хорошу програму управління проектами, а інші елементи мають більше відношення до управління персоналом.
Наприклад, у великій організації неможливо добре управляти ресурсами проекту без хорошої програми управління проектами, яка має хорошу функціональність управління ресурсами. Цього дуже важко досягти в Excel. Наступна ілюстрація з програмного забезпечення для управління проектами FlexiProject показує вигляд модуля управління ресурсами:
Очевидно, що наявність інструменту сама по собі не є повноцінним рішенням, але відсутність такого інструменту та його функціональності перешкоджає ефективному управлінню ресурсами для будь-якої організації. Що стосується виклику №4, який полягає у визначенні пріоритетності проектів, то хороша ІТ-програма для визначення пріоритетності проектів може суттєво вирішити цю проблему. Привабливість кожного проекту в проектному портфелі можна візуально представити у вигляді матриці, яка проілюстрована нижче за допомогою програми FlexiProject. Привабливість проектів відображається у верхньому лівому куті матриці.
Бачення та завдання ОУП в організації
Визначаючи мету та завдання ОУП в організації, варто виходити з припущення, що хтось вирішив створити Офіс управління проектами на основі певних аргументів. Швидше за все, це був один з керівників компанії або весь склад правління. Для початку керівник ОУП повинен зрозуміти це обґрунтування і разом з правлінням визначити бачення та найважливіші завдання діяльності ОУП в компанії. Керівник ОУП також повинен розуміти, які виклики стоять перед організацією з точки зору управління проектами.
Бачення роботи ОУП може бути простим. Варто почати з того, що найважливішою метою ОУП є забезпечення того, щоб проекти ефективно досягали поставлених перед ними бізнес-цілей. І щоб досягти цього, ОУП має переконатися, що організація:
- впроваджені належні стандарти управління проектами та портфелями проектів
- керівництво мало регулярну та якісну інформацію про стан поточних проектів
- існував ефективний процес визначення пріоритетності ідей для нових проектів, а також те, що нові проекти були започатковані в обґрунтований спосіб з достатніми ресурсами для їх реалізації
- проекти були чітко пов’язані зі стратегією компанії
- існував хороший процес управління ресурсами проекту
- керівники проектів та проектні команди мали хорошу підтримку з боку ОУП
- існувала хороша ІТ-програма управління проектами
- керівництво розглядало ОУП як партнера для вирішення та консультування з важливих питань проекту
Вирішальна роль ОУП в організаціях
Таким чином, ОУП відіграють стратегічну роль у багатьох організаціях. Ефективна ОУП суттєво впливає на успіх проектів, а добре виконані проекти впливають на успіх стратегії компанії. Таким чином, ОПП повинен мати компетентний персонал, належне місце в організаційній структурі, а також чітке бачення та роль, яку він має відігравати в організації.
