Управління проектами

Business Process Reengineering крок за кроком - Принципи, інструменти та дорожня карта впровадження

У швидкоплинному світі бізнесу стає все важче покладатися на старі звички. Коли щоденні операції не встигають за потребами ринку, а витрати починають перевищувати прибутки, необхідна не лише оптимізація, а й комплексна реструктуризація. Реінжиніринг бізнес-процесів – це підхід, який допомагає організаціям перебудувати свої процеси з нуля. Це ефективний спосіб адаптувати їх до реалій та викликів сучасного ринку. Дізнайтеся більше про BPR.

У цій статті ви дізнаєтеся: Що таке Business Process Reengineering (BPR) і чим він відрізняється від оптимізації Основні цілі BPR, такі як зниження витрат і підвищення ефективності Ключові принципи успішного BPR, включаючи перехід до процесно-орієнтованого мислення П’ятикрокова дорожня карта впровадження BPR Інструменти, що підтримують BPR, такі як BPMN, VSM, ABC та ERP-системи Коли BPR є правильним рішенням для проблемних або застарілих процесів Загальні виклики та ризики, пов’язані з проектами БПР

Що таке реінжиніринг бізнес-процесів (BPR)?

Реінжиніринг бізнес-процесів (РБП) – це глибоке втручання в операційну структуру компанії. На практиці це означає радикальне перепроектування ключових процесів. Все це робиться для досягнення проривних результатів – зниження витрат, скорочення термінів виконання замовлень, підвищення якості, і не в останню чергу – підвищення задоволеності клієнтів. Такий підхід вимагає ґрунтовного переосмислення існуючих методів – від постановки під сумнів загальноприйнятих припущень до повного переосмислення способу роботи та бізнес-процесів у компанії.

BPR як смілива стратегія управління

У великих трансформаційних ініціативах важливо розрізняти реінжиніринг та оптимізацію. На відміну від типової оптимізації, реінжиніринг бізнес-процесів передбачає не вдосконалення існуючих процесів, а побудову нових процесів з нуля, які повністю відповідають потребам бізнесу та очікуванням клієнтів. Ключовим елементом сучасного підходу до редизайну бізнес-процесів є постійне вдосконалення, яке має бути не винятком, а правилом. Реінжиніринг бізнес-процесів – це управлінська стратегія для сміливих і далекоглядних, без емоційної прив’язаності. На щастя, з правильними планами та інструментами це можна зробити безболісно. Читайте далі, щоб дізнатися, як перепроектувати неефективні процеси.

Які основні цілі BPR?

Фундамент для успішного впровадження пов’язаний з постановкою цілей проекту і правильним визначенням завдань проекту, які задають напрямок змін і полегшують оцінку прогресу. Першочергові цілі РБП насамперед стосуються підвищення ефективності організації як на операційному, так і на стратегічному рівні.

Ретельний аналіз і редизайн процесів може призвести до численних переваг. Зниження операційних витрат за допомогою реінжинірингу бізнес-процесів (BPR ) – одна з них. Це також можливо:

• усунути непотрібні дії та підвищити ефективність
• покращити якість послуг та продуктів
• скоротити час виконання замовлень
• краще адаптуватися до вимог ринку та клієнтів

Цілі, що визначають трансформацію

Реінжиніринг бізнес-процесів може бути особливо корисним, коли компанія втрачає свої конкурентні переваги, має проблеми з продуктивністю або потребує адаптації до нових технологічних умов. Це дозволяє організації працювати швидше, ефективніше, економічніше та якісніше. Це ефективний спосіб підвищити конкурентоспроможність!

Що робить реінжиніринг ефективним? Основні принципи BPR

З практичної точки зору, реінжиніринг бізнес-процесів вимагає не тільки сміливості, але й зміни мислення – від функціонального до процесно-орієнтованого. Ключ до успіху – відмова від традиційних функціональних структур на користь процесного погляду на діяльність компанії. Як впровадити BPR? Замість традиційних функціональних відділів створюйте команди, які відповідають за весь процес – від початку до кінця. Це робить роботу більш послідовною і менш фрагментованою. Ролі співробітників повинні бути набагато ширшими – важлива гнучкість і здатність працювати в різних сферах, а не тільки в одній вузькій спеціалізації. Працівники також повинні отримати більше незалежності. Замість постійного контролю важливішу роль відіграє більша довіра та відповідальність за результати. Наслідки роботи є більш важливими, ніж сама діяльність – те, що дійсно має значення, винагороджується. Результат: працівники не просто виконують завдання, а створюють реальну цінність.

Етапи та принципи BPR також застосовуються до організаційної структури. Вона спрощена і менш ієрархічна, що полегшує співпрацю всієї команди. А як щодо даних? Замість розрізнених файлів і документів з’являється єдина спільна база знань, до якої всі мають доступ. Все це має величезний вплив на ефективну реалізацію проектів.

Хочете дізнатися, як впроваджувати зміни в рамках реінжинірингу бізнес-процесів? Ось короткий посібник.

Функціональні відділи	👉	Команди, відповідальні за весь процес
Вузьке коло завдань		Багатозадачність і міждисциплінарна робота
Контроль на кожному кроці		Більше автономії та відповідальності для працівників
Звітність про діяльність		Винагорода за реальні результати
Розгалужена ієрархія		Більш пласка, гнучка структура
Розподілені дані		Центральна база знань, доступна для зацікавлених сторін

Від розрізнених робочих процесів до інтегрованих – логіка BPR

Процесне мислення та технології як інструменти

Підвищенню ефективності BPR також сприятиме наскрізна трансформація процесу, тобто управління процесом в цілому – від початку до кінця. Крім того, існує технологія. BPR і цифрова трансформація йдуть пліч-о-пліч. Сьогодні технології дозволяють нам розірвати шаблони, автоматизуючи, інтегруючи та масштабуючи діяльність, яка раніше вимагала цілої армії співробітників і сотень електронних листів.

Процес впровадження BPR - від аналізу до трансформації

Процес реінжинірингу не відбувається сам по собі. Він вимагає сильного лідерства і чітко визначених етапів дій, в яких лідер відіграє ключову роль. Всупереч уявленням, лідер РБП не є охоронцем процесів, а архітектором змін. План дій можна розбити на п’ять кроків, які розглядаються нижче.

1. Проаналізуйте поточний стан (процес “як є”)

Ретельний аналіз поточного стану справ передбачає відвертий погляд на правду і визначення того, що працює, а що ні. Роль бізнес-аналітика важко переоцінити, коли організація хоче ефективно виявити слабкі місця та вузькі місця в існуючих процесах.

2. Виберіть процеси з високим впливом для реінжинірингу

Зрештою, Рим будувався не за один день. Зробити все й одразу просто неможливо. Відбираючи процеси для реінжинірингу, найкраще спочатку зосередитися на тих, які спричиняють найбільші втрати або мають найсуттєвіший вплив на операційну ефективність. Використання калькуляції витрат на основі видів діяльності в аналізі процесів допомагає визначити, які види діяльності є найбільш витратними і де можна досягти потенційної економії. Хороший посібник з картування процесів дозволить вам знайти, що уповільнює роботу і де потрібні зміни.

3. Спроектувати новий процес (майбутню модель)

Саме тут відбувається магія. Це момент, коли створюється нова реальність з урахуванням потреб клієнтів та цілей організації. Підказка: розробляючи новий процес з нуля, варто використовувати сучасні інструменти та методи управління. Все частіше компанії покладаються на структуру управління проектами для впорядкування операцій і посилення нагляду за стратегічними ініціативами.

4. Впроваджуйте зміни

Час для змін! На цьому етапі ретельно спланована концепція нарешті починає втілюватися в життя, починаючи зі структурної реорганізації, за якою слідують зміни в ІТ-системах, і завершуючи навчанням команди. Все повинно бути приведено до ладу, що може бути неможливим без залучення співробітників. Дотримання принципів управління проектами має вирішальне значення для того, щоб проекти BPR не відставали від графіка.

5. Контролюйте та налаштовуйте

Кожна революція вимагає рефлексії. Після впровадження змін важливо відстежувати результати. Також важливо вносити необхідні зміни, щоб переконатися, що все функціонує так, як задумано. Впровадження стратегічної системи вдосконалення процесів підтримує стійкі зміни.

Інструменти, що підтримують реінжиніринг бізнес-процесів

Реінжиніринг бізнес-процесів вимагає не лише стратегії, а й правильних інструментів. Читайте далі, щоб дізнатися про найпоширеніші інструменти для реінжинірингу процесів.

Інструменти моделювання процесів – BPMN, EPC діаграми

Візуалізація процесу – ключ до успіху. Адже ніщо так не впорядковує хаос, як хороша діаграма! BPMN для моделювання процесів та графічна нотація EPC полегшують візуалізацію процесів та їх аналіз в контексті рішень, подій та дій.

Картування потоку створення цінності (VSM)

Хочете побачити, які види діяльності дійсно додають цінності, а які створюють паперову тяганину? Картування потоку створення цінності допоможе вам виявити непотрібні дії та вказати на можливості для вдосконалення. Це посібник з картування процесів, який дозволяє легко визначити, де діяльність сповільнюється або не досягає мети.

Калькуляція собівартості за видами діяльності (АВС)

Калькуляція витрат за видами діяльності показує справжню вартість конкретного процесу. На жаль, вона часто виявляється більшою, ніж ви можете собі уявити. Точний розподіл витрат на окремі види діяльності та процеси в АВС є неоціненною підтримкою для прийняття бізнес-рішень.

Автоматизація робочих процесів, ERP-системи, інструменти моделювання сценаріїв

Системи автоматизації робочих процесів та ERP у проектах BPR виконують роль автопілотів для ключових видів діяльності – без помилок і затримок, але з повним контролем. Вони підтримують виконання процесів, автоматизують повторювані завдання та дозволяють моделювати сценарії змін. Управління процесами ще ніколи не було таким простим!

Інструмент	Використання	Сильні сторони	Рекомендовані сценарії
BPMN/ EPC	Моделювання процесів	Чітка візуалізація	Проектування та аналіз процесів
VSM	Відстежуйте потік цінності	Виявляйте відходи та затримки	Ощадливе вдосконалення зусиль
ABC	Розбивка витрат	Точне розуміння витрат	Бюджетування та контроль витрат
ERP / Автоматизація	Виконуйте та моделюйте	Швидкість, контроль, точність	Автоматизація та тестування процесів

Порівняння інструментів BPR

Коли BPR є правильним підходом?

На практиці БПР діє як великокаліберна зброя. Його не використовують просто так. Коли реінжиніринг бізнес-процесів має сенс?

Індикатори того, що процес потребує повного редизайну

Коли витрати зростають швидше, ніж доходи, клієнти тікають до конкурентів, працівники розчаровуються, а процедури застарівають, не встигаючи за технологічним прогресом. У таких випадках BPR може стати переломним моментом, що дозволить організації вийти на новий рівень конкурентоспроможності.

Типові проблеми в проектах BPR та бар'єри на шляху до успішного реінжинірингу

Варто пам’ятати, що BPR не є панацеєю від усіх корпоративних проблем. Як і будь-яка зміна, реінжиніринг бізнес-процесів несе в собі ризики. Це може бути опір співробітників, які бояться змін, або відсутність прихильності з боку керівництва. Неправильна діагностика проблем і занадто амбітні цілі при обмежених ресурсах також є важливими факторами. Як бачите, з правильною стратегією управління кожним етапом життєвого циклу проекту, правильною командою і правильними інструментами реінжиніринг бізнес-процесів може перетворити “все буде добре” на “ми знаємо, куди йдемо”. У бізнесі мова йде не просто про те, щоб робити речі краще, а про те, щоб робити їх розумніше.