Як ефективно визначати пріоритетність завдань та важливість правильної розстановки пріоритетів?

Визначення пріоритетності завдань – це процес визначення терміновості завдань, прийняття рішення про те, які завдання є найбільш важливими, а які можуть почекати або бути відкладені. На роботі ми часто маємо кілька завдань різного ступеня важливості. Здатність ефективно розставляти пріоритети в поставлених перед нами завданнях має вирішальне значення для успішного виконання наших професійних обов’язків і досягнення поставлених цілей. Представлені нижче техніки і методи визначення пріоритетів представляють кілька способів, які допоможуть встановити цілі і розставити пріоритети.

Чому так важливо визначити пріоритетність завдань?

Маючи багато завдань, які потрібно виконати, ми можемо відчувати себе пригніченими і напруженими від потоку обов’язків. Ми будемо підходити до виконання завдань по-різному, знаючи, які з них найважливіші. Наведення порядку допоможе уникнути стресу. Визначення пріоритетів допомагає зосередитися на найважливіших завданнях і виконати їх. Використовуючи свій час максимально ефективно, зосереджуючись на найважливіших завданнях, ви зможете зробити більше за менший час. Це дозволяє уникнути відволікань і робить нас більш продуктивними та ефективними. Розставляючи пріоритети в нашій діяльності, ми можемо зосередитися в першу чергу на завданнях, які мають вирішальне значення на шляху до досягнення наших цілей. Такий підхід полегшить досягнення бажаних результатів. Крім того, визначаючи пріоритети, ми можемо краще планувати свої завдання і таким чином уникати ситуацій, коли доводиться займатися терміновими і невідкладними справами, хоча повністю виключити їх не можна.

Важливість vs. терміновість - як відрізнити важливі завдання від тих, що потребують термінових дій?

Важливість завдання визначає його значущість і вплив на досягнення конкретної мети. Чим більшою мірою виконання завдання має цінність, тим воно важливіше. Терміновість, з іншого боку, визначає час, що залишився для виконання завдання. Чим ближче до завершення, тим нагальнішою є потреба в ньому. Якщо завдання не має конкретного дедлайну, воно не є терміновим. Розрізнення важливості та терміновості завдань має вирішальне значення для ефективного визначення пріоритетів і, відповідно, управління часом. Щоб визначити важливість і терміновість, можна використовувати кілька напрямків, які допоможуть визначити ці цінності:

• Визначте, якої мети допоможе вам досягти виконання конкретного завдання, і наскільки це завдання наблизить вас до досягнення конкретної мети.
• Подумайте, якими можуть бути наслідки виконання або невиконання певного завдання. Важливі завдання мають довготривалий ефект, а задоволення може бути відкладено. Ефект від виконання нагальних завдань буде короткостроковим, але такі питання потребують негайного вирішення.
• Розглянемо часовий горизонт для виконання завдання. Діяльність, яка потребує негайного завершення, є терміновою. Важливими слід вважати завдання, які мають тривалі терміни виконання і суттєво впливають на досягнення цілей.
• Проаналізуйте, чи має хтось інший компетенцію, щоб взяти на себе виконання завдання, і чи можете ви його делегувати.

Як визначити пріоритетність завдань?

Існує багато методів і способів визначення пріоритетності завдань, але вони не є універсальними. Вибір правильного методу розстановки пріоритетів залежить від наших уподобань та індивідуальних потреб. Різні люди знаходять різні техніки корисними, тому важливо знайти метод, який допоможе конкретній людині і не обов’язково спрацює для інших.

МЕТОД ЕЙЗЕНХАУЕРА

Її також називають матрицею Ейзенхауера або матрицею, вона була розроблена на основі способу роботи Дуайта Д. Ейзенхауера, 34-го президента США. Він розрізняв важливі завдання та термінові завдання. Метод передбачає поділ завдань на чотири категорії і, таким чином, визначення заходів, які слід вжити для їх вирішення.

Згідно з методом Ейзенхауера, завдання поділяються на чотири категорії:

• Важливі та термінові – потребують негайного реагування та негайного вирішення. Вони вимагають навичок кризового менеджменту, а їхнє невиконання може мати серйозні наслідки.
• Важливі та нетермінові – вони важливі, але їх виконання не потребує негайних дій.
• Неактуальні та термінові – це завдання, які потребують негайного реагування, але їх виконання не сприяє досягненню важливих цілей.
• Неактуальні та нетермінові – це завдання, які не приносять помітної цінності, а їх виконання забирає час та енергію.

Метод Ейзенхауера допомагає визначити, які завдання є найважливішими і потребують негайної уваги, а які можна відкласти або взагалі відкинути. Це дозволяє більш ефективно управляти своїм часом, тим самим підвищуючи продуктивність.

МЕТОД ABC

Він передбачає поділ завдань на три категорії: A, B і C. Завдання розподіляються по групах відповідно до їхньої важливості та впливу на досягнення мети.

• Категорія А – включає найбільш важливі та термінові завдання, які повинні бути виконані в першу чергу і не можуть бути делеговані. Це завдання, пов’язані з досягненням найважливіших цілей, і їх виконання має найбільший вплив на успіх. Згідно з принципом Парето, на ці завдання має припадати 20% усіх обов’язків, що дає 80% результатів.
• Категорія B – включає завдання, які є важливими, але менш терміновими. Це завдання, які повинні виконуватися, але можуть бути частково делеговані.
• Категорія С – включає менш важливі завдання, які можна виконати, якщо виконані всі завдання з категорій А і В.

Спочатку слід зосередитися на завданнях з категорії А, оскільки вони є найбільш важливими і мають найбільший вплив на досягнення успіху. Завдання категорії B слід виконувати в порядку важливості. Завдання з категорії С, з іншого боку, можна виконувати на дозвіллі, коли всі завдання з категорій А і В будуть виконані.

МЕТОД МІФУ (НАЙВАЖЛИВІШЕ ЗАВДАННЯ)

Він передбачає зосередження на найважливіших завданнях, які необхідно виконати. Застосування цієї техніки передбачає вибір трьох найважливіших завдань, а потім з-поміж обраних завдань обирається те, яке необхідно виконати в даний день. У ситуації, коли доводиться обирати з довгого списку завдань, легко випустити з уваги те, що є важливим. Коли нам потрібно виконати одне з трьох найважливіших завдань, ми починаємо виконувати те, що важливо. Все інше можна пропустити, але це конкретне завдання має бути виконане.

МОСКОВСЬКИЙ МЕТОД

Він передбачає розподіл питань на чотири категорії: MUST (повинен), SHOULD (слід), COULD (міг би) і WON’T (не буде). MoSCoW – це абревіатура, що складається з перших літер назв категорій. Пріоритезація MoSCoW зазвичай використовується для кінцевого продукту проекту. Категорії, до яких віднесено, наприклад, функції, які повинен мати продукт, визначають підхід до завдань, пов’язаних з їх реалізацією.

• MUST (must have) – містить вимоги та завдання, які необхідно виконати. Це завдання, без яких проект не може вважатися завершеним.
• SHOULD (має бути) – містить важливі, пріоритетні питання, які слід вирішити, але які не є обов’язковими для досягнення мети.
• МОЖЛИВО (могло б бути) – містить вимоги, які є бажаними, але не обов’язковими. Їх можна реалізувати, якщо дозволяють час і ресурси.
• НЕ БУДЕ (не буде) – містить вимоги, які не будуть реалізовані. Вони не потрібні для досягнення цілей проекту. Вони можуть бути реалізовані в майбутньому.

Метод MoSCoW дозволяє ефективно управляти пріоритетами в проекті і зосередитися на найважливіших завданнях, які необхідно виконати в першу чергу.

Пріоритетність завдань - ключовий елемент професійної ефективності

Розстановка пріоритетів надзвичайно важлива в наш час, коли нас постійно відволікають численні фактори, а час на досягнення наших цілей обмежений. Без розстановки пріоритетів та ефективного планування часу легко впасти у відчуття перевантаженості обов’язками і втратити ефективність. Тому методи розстановки пріоритетів є безцінним інструментом в руках кожного, хто хоче досягти успіху і реалізувати свої цілі. Вони можуть принести багато переваг, допомогти заощадити час, підвищити ефективність і продуктивність. В результаті ми отримуємо більше контролю над своїм часом та енергією, що дозволить нам ефективніше досягати поставлених цілей. Важливо пам’ятати, що визначення пріоритетності завдань вимагає не лише визначення пріоритетності окремих обов’язків, але й розподілу часу на певні блоки, яким ви приділяєте конкретний час та енергію. Варто також зазначити, що вибір методу розстановки пріоритетів повинен залежати від потреб і стилю роботи, а також від характеру та індивідуальних потреб людини, про яку йде мова