Процесний підхід в компанії: основа ефективного управління

Ззовні все виглядає ідеально: завдання виконуються вчасно, проекти здаються в ідеальному стані, більшість клієнтів задоволені, а компанія починає зростати. Однак на практиці те, що працювало з п’ятьма людьми, починає давати збої з п’ятдесятьма. Для того, щоб організація продовжувала ефективно функціонувати, їй потрібно більше, ніж просто добра воля її працівників та досвід її керівників. Основою ефективного управління є процесний підхід. Ось що це означає.

У цій статті ви дізнаєтеся:

Що таке процесний підхід і чому він сприяє масштабованому управлінню
Як процеси створюють потік: Ресурси → Дії → Результати → Вдосконалення
Як ISO 9001 визначає організації як взаємопов’язані процеси
Ключові відмінності між процесами та проектами в повсякденній діяльності
Чому картування процесів виявляє вузькі місця та сфери для вдосконалення
Як побудувати процесну культуру та подолати опір співробітників

Процесний підхід в компанії як основа ефективного та масштабованого управління

Разом зі зростанням організації зростає складність її діяльності, кількість залежностей та необхідність координувати роботу багатьох відділів. У новій реальності традиційний підхід до управління швидко стає непрацездатним. Щоб упорядкувати процеси, підвищити операційну ефективність і створити міцний фундамент для подальшого зростання, багато компаній звертаються до процесного підходу. Визначити цю концепцію так само просто, як і абетку.

На цьому етапі багато менеджерів також запитують: що таке LEAN? Це філософія управління, орієнтована на усунення відходів і поліпшення потоку процесів – принципи, які сильно підтримують процесний підхід.

Процесний підхід в управлінні передбачає погляд на компанію з точки зору того, як насправді виконується робота – крок за кроком, від А до Я. Замість того, щоб зосереджуватися виключно на організаційній структурі або застрягати в окремих Відділах, вся увага переноситься на хід діяльності та залежності між ними.

Це чудова відправна точка для організацій, які не хочуть рости хаотично, повільно втрачаючи контроль, а воліють розвиватися впорядковано і зберігати послідовність, навіть коли збільшується кількість проектів, клієнтів і співробітників.

Почати

Що таке процесний підхід? ISO 9001 та інші стандарти управління

Процесний підхід описаний, зокрема, у стандарті ISO 9001:2000. Всупереч уявленням, не обов’язково впроваджувати сертифікацію, щоб скористатися його принципами. Суть полягає в тому, щоб розглядати організацію як систему взаємопов’язаних процесів, які працюють разом для досягнення спільної мети. Ключ до успіху – мислити в категоріях безперервного потоку:

Ресурси → Дії → Результати → Відгуки → Покращення

Це замкнутий цикл, в якому кожен етап впливає на наступний, а висновки з впровадження не лягають у шухляду, а насправді втілюються в покращення способу виконання роботи.

Відправною точкою є вимоги замовника. Вони повинні впливати на те, як виконуються дії, формувати робочий процес на кожному етапі, а не з’являтися лише на фінішній прямій. Навіщо все це? Щоб покращити внутрішню комунікацію, інтегрувати управлінські та операційні функції, систематично вдосконалювати організацію, впливаючи на якість і стабільність її роботи.

Проект vs. процес - коли використовувати той чи інший підхід?

На цьому етапі часто виникає питання: проект чи процес? Коли використовувати той чи інший підхід? У бізнес-практиці ці два поняття часто перетинаються, хоча відіграють абсолютно різні ролі.

Процес vs. проект – відмінності

Процеси – це повторювані дії, тобто ті, які виконуються регулярно і повинні слідувати послідовному, передбачуваному шаблону. Це не що інше, як щоденна робота організації. Стандартизація процесів упорядковує спосіб роботи організації та гармонізує найкращі практики. Як наслідок, робота більше не залежить виключно від індивідуальних звичок, а базується на чітких правилах.

З іншого боку, проекти слугують для впровадження змін, таких як впровадження нових інструментів, покращення способу виконання роботи або запуск нової послуги чи продукту. Ознаками будь-якого проекту є чітко визначена дата початку і закінчення та конкретна мета. Від самого початку вони організовуються за допомогою паспорта проекту, який визначає цілі, обсяг і обов’язки. У більш структурованих середовищах проекти часто використовують Stage-Gate Methodology, яка поділяє роботу на чіткі етапи з точками прийняття рішень перед переходом до наступного етапу.

На практиці це означає, що повсякденне функціонування організації базується на процесах, а їхнє вдосконалення, оптимізація чи впровадження нових інструментів відбувається у формі проектів. Обидва підходи доповнюють один одного і, залежно від характеру діяльності, можуть успішно використовуватися паралельно. Це означає, що управління проектами більше не зводиться лише до відстеження дедлайнів і списків завдань, а стає свідомим інструментом для просування змін і розвитку процесів в організації.

Картування процесів як перший крок до автоматизації та вдосконалення

Одним із ключових етапів організації роботи організації є картування процесів. Він передбачає визначення процесів та їхніх основних етапів, а також залежностей і перетинів між командами.

Це чітко показує, які дії слідують одна за одною, куди передається інформація і хто до цього залучений. Часто на цьому етапі виявляються вузькі місця або дублюючі дії. Коли невеликих поліпшень недостатньо, компанії можуть використовувати Business Process Reengineering для повного перепроектування своїх ключових процесів.

Важливо пам’ятати, що не існує золотої середини, коли йдеться про картування процесів. Деякі компанії застосовують підхід “зверху вниз”, тоді як інші аналізують щоденну діяльність і об’єднують її в єдине ціле. Незалежно від використовуваного шаблону карти, результат однаковий: краще розуміння організації. А це відкриває шлях до скорочення термінів виконання та ефективної автоматизації! Оптимізація бізнес-процесів ще ніколи не була такою простою!

Почати

Як впровадити процесну культуру в команді та подолати опір співробітників

Всупереч поширеній думці, впровадження процесного підходу – це не просто зміна документації чи інструментів, а насамперед зміна способу мислення про роботу. Давайте будемо чесними: навіть найкращі процеси не працюватимуть на практиці, якщо команда вважатиме їх черговою корпоративною примхою.

Опір працівників дуже рідко є результатом недоброзичливості. Частіше він виникає через нерозуміння, навіщо взагалі щось змінювати, і страх, що процеси призведуть до збільшення паперової роботи, контролю та жорстких правил. Якщо процеси асоціюються виключно зі схемами та процедурами, важко очікувати ентузіазму.

Саме тому комунікація та надання сенсу змінам є ключем до успіху. Команда повинна знати, чому компанія обирає процесний підхід і які проблеми він покликаний вирішити. Менше хаосу в повсякденній роботі, чіткіші пріоритети та менша кількість проблем, які потрібно вирішувати на цьому шляху, – це лише деякі з переваг процесного підходу, які працівники швидко відчують (за умови, що бізнес-процеси в компанії добре розроблені).

Важливо також чітко підкреслити, що процеси покликані не ускладнювати роботу, а організовувати її. Добре впроваджена процесна культура в організаціях означає більшу передбачуваність і відчуття контролю над завданнями, а не меншу гнучкість.

Інтеграція процесів з графіками проектів у FlexiProject

Тепер, коли ви знаєте, що таке управління процесами в організації, настав час застосувати теорію на практиці. Інтеграція процесів і проектів – один з найпростіших способів ефективно поєднати стабільність повсякденної роботи з гнучкістю проектів. З одного боку, існує діяльність, що повторюється, а з іншого – ініціативи, які впроваджують зміни. Важливо, щоб ці два світи не функціонували пліч-о-пліч, а доповнювали один одного.

Як це працює на практиці? Процеси задають темп, визначаючи стандартний спосіб роботи і послідовність кроків; проекти використовують їх як орієнтир, а інструменти управління проектами, такі як FlexiProject, об’єднують все в єдине, прозоре ціле. В результаті, графік проекту – це вже не просто план на папері, а реалістичне відображення того, як виконується робота в організації.

Все це для того, щоб команда могла одразу бачити не тільки, що і коли робити, але й чому той чи інший етап важливий і з яким процесом він пов’язаний. Це, безумовно, полегшує планування, розстановку пріоритетів та управління ресурсами. Проекти стають більш передбачуваними, ви отримуєте кращий контроль над прогресом, а діяльність в організації стає узгодженою. Побічні ефекти? Менше непорозумінь і відсутність потреби в трудомістких коригуваннях плану під час реалізації! Процесний підхід також природно сприяє розвитку офісу управління проектами і змінює його роль з підрозділу, орієнтованого на контроль, на підрозділ, який надає реальну підтримку командам та ініціативам.

Як бачите, процесний підхід не вбиває креативність і не перетворює компанію на бюрократичну машину. Зовсім навпаки! Процесний підхід впорядковує основи, створюючи більше простору для подальшого розвитку. У поєднанні зі зрілим проектним менеджментом та правильними ІТ-інструментами він просто стає справжньою підтримкою для організацій, які хочуть працювати більш ефективно.

Dominik Wrzosek

General Manager at FlexiProject

Домінік є експертом у сфері управління проєктами та випускником Варшавської політехніки. Він керує розвитком системи FlexiProject, перетворюючи бізнес-потреби на практичні рішення для підтримки команд проєкту. Має досвід впровадження FlexiProject в організаціях різного масштабу, поєднуючи технічні знання з бізнес-орієнтованим підходом до ефективного планування та реалізації проєктів.