Ефективність та мотивація

Ощадливе управління в управлінні проектами: для чого воно потрібне і як його ефективно впроваджувати?

Проект є успішним, коли ви мінімізуєте зусилля та максимізуєте цінність. Філософія ощадливого управління, запозичена з досвіду Toyota, – це точна стратегія, яка перетворює це мислення на реальність. Дізнайтеся, як крок за кроком застосовувати ощадливе управління для підвищення ефективності ваших проектів.

У цій статті ви дізнаєтеся: Що таке ощадливе управління та його проектний фокус. Як Lean усуває сім типів відходів. Переваги Pull-системи в проектах. Кроки для ефективного впровадження ощадливого управління. Важливість безперервного вдосконалення (кайдзен). Поширені пастки при впровадженні Lean в командах. Як Lean покращує ефективність, якість та використання ресурсів.

Що таке LEAN?

Ощадливе управління бере свій початок безпосередньо з виробничої системи Toyota (TPS), творцем якої був Тайічі Оно. В основі філософії лежить простий, але революційний принцип: усунення відходів (Muda, Mura, Muri), постійне вдосконалення (Kaizen) та максимізація споживчої цінності. Хоча Lean народився як відповідь на питання, як управляти виробництвом в компанії, сьогодні його принципи успішно впроваджуються в усьому світі в різних сферах бізнесу, далеко за межами власне виробництва.

Як Lean Management підвищує ефективність проектів?

Ощадливе управління – це підхід, який має одну місію в проектах: оптимізувати роботу і дати клієнту якомога більше цінності. Як це працює на практиці? Підвищення ефективності починається з виявлення та усунення семи типів відходів, які марнотратно витрачають ресурси (тобто час, гроші, енергію команди). Усунення цих непотрібних дій приносить відчутні вигоди: швидше виконання завдань, кращу якість продукту чи послуги та оптимальне використання ресурсів. Досягнення таких результатів є прямим наслідком належні практики управління проектами.

Отже, відходи – це все, що споживає ресурси, але не збільшує кінцеву цінність для споживача:

• Перевиробництво: передбачає створення чогось занадто рано або в надлишку. Це можна побачити, наприклад, у створенні незатвердженого функціоналу або звітів, які майже одразу потребуватимуть змін.
• Очікування: включає будь-який час простою, під час якого команда залишається бездіяльною. На практиці це час, витрачений на очікування затвердження документа, доступу до інструменту або зворотного зв’язку з клієнтом – все це призводить до непотрібних витрат.
• Транспортування: стосується непотрібної передачі інформації або документів. Прикладом може бути ситуація, коли документ має пройти через надто багато етапів і людей, перш ніж потрапить до місця призначення.
• Надмірна обробка: означає виконання роботи занадто ретельно або занадто складно по відношенню до фактичних вимог замовника.
• Інвентаризація: це накопичення надлишкової незавершеної роботи (WIP). Це означає, що накопичується занадто багато розпочатих, але незавершених завдань або створюється документація, яка швидко втрачає свою цінність.
• Рух: стосується непотрібних зусиль, як фізичних, так і розумових. Сюди входить витрачання часу на пошук файлів, участь у неефективних зустрічах, постійне перемикання контексту між завданнями (багатозадачність).
• Дефекти: це помилки і помилки, які обов’язково потребують подальшого виправлення. Помилки в коді або нерозуміння вимог замовника збільшують час виконання і знижують якість.

Система pull в управлінні проектами - робота на вимогу

У pull-системі завдання “витягується” командою для виконання лише тоді, коли команда дійсно готова і має вільні ресурси. Це відрізняється від традиційної моделі “штовхання”, коли робота “проштовхується” вперед незалежно від готовності одержувача. Push-модель часто призводить до відставання у виконанні завдань і перевантаження. Основна перевага Pull-підходу полягає в тому, що він допомагає уникнути перевиробництва. Він запобігає тому, щоб щось було зроблено “заздалегідь” (наприклад, документація або функціональність) до того, як це знадобиться клієнту. Такий надлишок створює непотрібні запаси (WIP), які швидко застарівають і призводять до дорогих виправлень.

Впровадження системи pull значно покращує передбачуваність і робочий процес. Це відбувається тому, що

• Система запобігає накопиченню незавершеного виробництва (WIP), щоб окремі етапи процесу не були перевантажені зайвими завданнями.
• Коли робота зупиняється в потоці створення цінності, одразу видно, який етап її не “тягне”. Ця точка стає видимим вузьким місцем, що дозволяє швидко втрутитися і покращити процес.
• Команди можуть зосередитися на меншій кількості завдань одночасно. Така концентрація зменшує кількість помилок і значно сприяє підвищенню якості кінцевого результату.

Щоб Pull System працювала ефективно і результативно, необхідно використовувати інструменти, які допомагають візуалізувати робочий процес і контролювати його обсяг. Тут добре працюють два механізми: Канбан-дошки та ліміти WIP. Перші використовуються для візуалізації всіх завдань проекту та їх поточного статусу в процесі (наприклад, “To do”, “In progress”, “Completed”). Саме ця візуалізація дозволяє команді “підтягувати” завдання з попереднього етапу, як тільки звільняється місце в колонці, над якою вони зараз працюють. З іншого боку, ліміти WIP (Work In Progress) – це фіксовані максимальні обмеження на кількість завдань, які можуть перебувати на певній стадії процесу в будь-який момент часу. Ці ліміти не дозволяють працівникам “переносити” завдання на наступні етапи. Це забезпечує механізм “витягування”, який ефективно допомагає уникнути перевиробництва.

Як ефективно впровадити ощадливе управління в проектній команді?

Впровадження ощадливого управління в проектній команді – це процес, який вимагає відданості та культурної трансформації, спрямованої на досягнення швидшого виконання, кращої якості та оптимального використання ресурсів. Цей зсув виходить за рамки одноразової зміни, встановлюючи ефективне і сучасне управління проектами, яке використовує с стратегічні методи управління проектами.

Ефективне впровадження ощадливого управління в проектній команді можна розділити на чотири етапи:

1. По-перше, вам потрібно стандартизувати знання. Переконайтеся, що вся команда розуміє роль ощадливого управління – тобто, як усунути відходи і що насправді становить цінність для клієнта.
2. Далі уважно вивчіть, як просувається робота. Візуально нанесіть на карту поточний робочий процес Lean. Це дозволить вам швидко знайти і визначити, де виникають сім типів відходів у проектах.
3. Цей крок – перехід до моделі роботи “на вимогу” (Pull System). Це означає, що робота “підтягується” тільки тоді, коли для неї є місце, що запобігає перевантаженню.
4. Нарешті, вам потрібно запровадити безперервне вдосконалення, або кайдзен. Регулярне вимірювання результатів, збір відгуків та організація коротких, але частих оглядових сесій допоможуть вам визначити та впровадити невеликі покращення, які матимуть величезне значення в довгостроковій перспективі.

Впроваджуючи концепцію ощадливого управління, команди часто стикаються з пастками, які можуть підірвати навіть найкраще сплановані зусилля. Найнебезпечнішою з них є культурна помилка – ігнорування людей. Lean не слід розглядати виключно як набір інструментів ощадливого виробництва, а радше як фокус на зміні робочої культури, заохоченні поваги до працівників та постійному вдосконаленні. Ще одна поширена помилка – сліпе копіювання прикладів ощадливого управління з інших компаній. Натомість необхідно розуміти принципи Lean та адаптувати їх до унікальної специфіки конкретного проекту. Також слід уникати надмірного впровадження – ощадливе управління – це процес невеликих безперервних поліпшень (кайдзен), які впроваджуються поетапно. Остання критична помилка – недостатня увага до потоку, коли пріоритетом є оптимізація ощадливого робочого процесу протягом усього процесу, а не максимальне використання окремих членів команди.

Резюме: Ощадливе управління як основа ефективного та сучасного виконання проектів

Ощадливе управління сприяє підвищенню операційної ефективності, забезпечуючи швидшу реалізацію, кращу якість та оптимальне використання ресурсів. Це основа для успішного управління проектами. Для практичного застосування принципів Lean необхідний спеціальний інструмент. FlexiProject задовольняє цю потребу, дозволяючи безперешкодно управління виробничими проектами за допомогою FlexiProject та забезпечення ефективне управління ресурсами проекту за допомогою FlexiProject що відповідає всім цілям Lean.