Найпоширеніші ризики в проектах: Чому 37% проектів перевищують бюджет або графік? Як ними керувати у FlexiProject?

Багато проектів починаються з чітко визначеним обсягом, графіком і бюджетом. Проте значна частина з них закінчується із затримкою або перевищенням бюджету. На практиці такі проблеми рідко виникають через якусь одну непередбачувану подію. Найчастіше це ризики, які не були належним чином ідентифіковані, відстежені або керовані під час виконання проекту. У цій статті, на основі даних зі звіту KPMG, ми описуємо проблеми, які найчастіше виникають під час виконання проектів, і як організації можуть їх вирішити.

Ви також навчитеся:

які найпоширеніші проектні ризики, згідно з дослідженнями та організаційним досвідом,
чому ризики в проєктах часто мають системний характер,
як має виглядати ефективний процес управління ризиками,
як система FlexiProject PPM допомагає контролювати ризики в проектах і Портфоліо проектів.

Що говорить звіт KPMG про ризики в проектах?

Звіт KPMG Global Construction Survey 2023 підкреслює критичну важливість ефективного управління ризиками для успіху проекту. Дослідження проводилося серед власників проектів, інвесторів та організацій, що реалізують великі інфраструктурні та будівельні проекти по всьому світу.

Один з ключових висновків звіту полягає в тому, що, незважаючи на зростаючу організаційну зрілість і все більш широке використання цифрових інструментів, багато проектів продовжують боротися з постійними проблемами, пов’язаними з графіками і витратами.

Про це свідчать дані, представлені у звіті:

лише близько 50% проектів завершуються відповідно до графіку,
87% організацій повідомляють про посилення контролю та тиску щодо реалізації проектів,
37% респондентів визнають, що проекти перевищували бюджет або графік через недостатнє управління ризиками.

Це означає, що ризики в проектах – не ізольоване явище, а один з основних факторів, що впливають на успіх реалізації проекту.

У звіті KPMG також підкреслюється, що проекти стають дедалі складнішими. Серед факторів, що сприяють цьому, є такі:

зростає кількість стейкхолдерів проекту,
складні ланцюги поставок,
тиск на скорочення термінів реалізації проектів,
більша кількість змін під час виконання проекту.

В таких умовах навіть незначний ризик може мати значний вплив на графік або Бюджет проекту. Саме тому організації все частіше шукають шляхи впровадження системного управління ризиками, що дозволяє на ранніх стадіях виявляти загрози та відслідковувати їх розвиток протягом виконання проекту.

Аналіз висновків звіту також показує, що організації, які досягають найкращих результатів у реалізації проектів, набагато частіше застосовують структурований підхід до управління ризиками. Це включає ведення реєстру ризиків, регулярне звітування про рівні ризиків та використання інструментів, які підтримують аналіз ризиків у проектах та Портфоліо проектів.

Джерела:
https://assets.kpmg.com/content/dam/kpmg/ie/pdf/2023/08/ie-global-construction-survey-2.pdf
https://kpmg.com/xx/en/media/press-releases/2023/06/global-construction-industry-cautiously-optimistic.html

Почати

Найпоширеніші ризики в проектах

На практиці багато проектів стикаються зі схожими проблемами. Аналіз організаційного досвіду та дослідження ринку дозволяє виділити найпоширеніші проектні ризики, які найчастіше призводять до затримок або перевитрат бюджету.

Найпоширеніші ризики включають

Недооцінка графіка проекту

Надто оптимістичні графіки – одна з найпоширеніших причин затримок проектів. Коли не передбачено жодних часових буферів, навіть невеликі проблеми можуть призвести до зсувів у графіку.

Недооцінка бюджету проекту

Неточне планування витрат або відсутність контролю над ними може призвести до перевитрати бюджету.

Зміни в обсязі проекту

Зміни у вимогах до проекту є природною частиною багатьох проектів. Однак відсутність контролю над змінами обсягу робіт може мати серйозні наслідки як для Графіку, так і для Бюджету.

Відсутність чіткої відповідальності за ризики

У багатьох проектах ризики визначаються, але не призначається відповідальний за них, який би відстежував їх і реагував у разі потреби.

Відсутність постійного моніторингу ризиків

Однією з найпоширеніших проблем є відсутність регулярного моніторингу ризиків під час виконання проекту.

Чому найпоширеніші ризики в проектах є системною проблемою?

У багатьох організаціях ризики аналізуються лише на початку проекту або під час періодичних оглядів.

На практиці це означає, що інформація про ризики залишається в документах або презентаціях і не використовується в повсякденному управлінні проектом.

Найпоширеніші відсутні елементи включають

центральний реєстр ризиків у проекті,
призначені власники ризиків,
плани реагування на ризики,
регулярний моніторинг ризиків проекту,
звіти, що показують рівень ризику в проекті.

_*]:min-w-0 gap-3 standard-markdown”>

Саме тому організації все частіше впроваджують рішення класу PPM, які дозволяють систематично управляти ризиками і контролювати ризики не тільки в рамках одного проекту, але і по всьому портфоліо проектів. Одним з таких рішень є FlexiProject – PPM-система, що підтримує управління проектами та Портфоліо проектів.

Як керувати найпоширенішими ризиками в проектах у FlexiProject?

Ефективне управління ризиками вимагає не лише процесів, але й правильних інструментів. FlexiProject – це програмне забезпечення для PPM, яке дозволяє відстежувати ризики в проектах та аналізувати ризики в Портфоліо проектів.

Реєстр ризиків у проекті

У FlexiProject ви можете вести централізований реєстр ризиків, який дозволяє команді проекту виявляти та аналізувати загрози проекту.

Реєстр ризиків в системі управління проектами FlexiProject PPM

Зв’язок ризиків з графіком проекту

Система дозволяє пов’язувати ризики з конкретними завданнями або етапами в графіку проекту. Це полегшує оцінку того, які елементи проекту найбільш схильні до ризиків.

${%ALT_TEXT%}$

{%CAPTION%}

Власники ризиків

У FlexiProject для кожного ризику може бути призначений власник, відповідальний за його моніторинг та вжиття відповідних заходів.

Звіти про ризики

Як система PPM, FlexiProject дозволяє генерувати звіти про ризики:

тенденції ризиків,
категорії ризику,
рівні ризиків у проектах,
відповідальних власників.

Хочете дізнатися більше про управління ризиками у FlexiProject та побачити, як працює реєстр ризиків, матриця ризиків та плани дій? Перейдіть на сторінку функціональності ризиків.

Почати

Моніторинг ризиків на рівні портфоліо проектів

Однією з найбільших переваг PPM-систем є можливість моніторингу ризиків не тільки в рамках одного проекту, але й у всьому Портфоліо проектів.

FlexiProject дозволяє агрегувати інформацію про ризики з декількох проектів і проводити аналіз на рівні портфоліо проектів.

В результаті, організації можуть:

визначити найпоширеніші ризики в проектах по всій компанії,
аналізувати тенденції ризиків у кількох проектах одночасно,
контролювати рівень ризиків у Портфоліо проектів.

У FlexiProject цього можна досягти за допомогою:

Панелі керування портфоліо проектів,
звіти про ризики, що охоплюють кілька проектів,
аналіз ризиків на рівні Портфоліо проектів.

Такий підхід дозволяє керівництву контролювати ризики не тільки в рамках окремого проекту, а й на стратегічному рівні всієї організації.

Систематичне управління проектними ризиками: ключ до дотримання термінів і бюджетів

Найпоширеніші ризики в проектах є однією з основних причин затримок і перевитрат бюджету. Дані звіту KPMG показують, що 37% проектів перевищують свій бюджет або графік через неефективне управління ризиками. Саме тому організації все частіше впроваджують системний підхід до управління ризиками.

Такі рішення, як FlexiProject, програмне забезпечення PPM, дозволяють організаціям вести реєстр ризиків, відстежувати загрози та аналізувати ризики не лише в межах одного проекту, але й у всьому Портфоліо проектів. В результаті організації можуть ефективніше управляти ризиками та приймати кращі проектні рішення на основі даних.

Włodzimierz Makowski

CEO FlexiProject

Влодзімєж є членом правління FlexiProject і експертом з управління проектами. Протягом понад 20 років він здобував широкій досвід, працюючи з польськими та міжнародними компаніями над реалізацією десятків великих проєктів – сьогодні з пристрасною відданістю застосовує цей досвід у розробці системи FlexiProject. Він очолює команду, яка відповідає за розвиток, впровадження та просування інструменту, допомагаючи сучасним компаніям досягати їхніх цілей.