Stage-Gate Methodology: Фази та ворота в управлінні проектами

Розробка та запуск нового продукту часто є тривалим процесом, що вимагає значних фінансових та людських ресурсів.
Він складається з декількох ризиків і є процесом, в якому важко передбачити всі невідомі на початковому етапі з високою ймовірністю.

У чому полягає методологія Stage Gate?

Методологія Stage Gate Methodology (SGM) – це світовий стандарт для ефективного проектування та впровадження нових продуктів. Відома методологія управління проектами PRINCE 2, яка управляє складними проектами різних типів, базується на принципах SGM.

Етапи та цілі в прикладі проекту

Уявімо, що ми хочемо запустити нову модель електричного велосипеда.
Ми провели попереднє сканування ринку, і цей сегмент ринку велосипедів, ймовірно, буде перспективним.
Однак на початку ми не знали, від якого постачальника отримаємо двигун, якою буде його вартість, не мали точних даних про те, на який сегмент ринку хочемо вийти, чи володіємо необхідними компетенціями для створення та продажу, чи хочемо виробляти все самостійно, чи залучати субпідрядників – одним словом, невідомих і потенційних ризиків дуже багато.
Навіть на цьому етапі проекту зрозуміло, що він займе щонайменше півтора року і є складним.
Stage-Gate Methodology стверджує, що має сенс спланувати весь складний проект з самого початку.
Методологія ділить процес на етапи (Stages), а між кожним етапом будує ворота прийняття рішень (Gates).
Такий підхід передбачає, що чим далі ми знаходимося в такому проекті, тим більше інформації та даних у нас буде.
Тоді ми зможемо приймати більш точні рішення.
Наведена нижче діаграма наочно демонструє стратегічне застосування Stage-Gate Methodology.
Вона демонструє, як проект можна ефективно розділити на окремі етапи, стратегічно розташувавши ворота прийняття рішень між кожним етапом.
Таке стратегічне розміщення воріт прийняття рішень забезпечує прийняття обґрунтованих рішень на основі наявних даних на кожному етапі, що вселяє впевненість в ефективності методу. На практиці, щоб мати уявлення про те, за що ми беремося, слід спочатку розробити план високого рівня для такого проекту (High-Level Plan).
Такий план має включати опис наших ідей щодо електричного велосипеда, бальний аналіз, орієнтовний бюджет і тривалість кожного етапу, а також найбільш критичні ризики. Згідно з наведеним вище малюнком, наш план високого рівня передбачає, що проект потребуватиме близько 7 мільйонів злотих і займе близько двох років.
На даний момент ми вирішили витратити 7 мільйонів злотих, але ми повинні знати, що якщо наші припущення правильні, ми можемо дозволити собі таке підприємство.
Щоб розпочати проект, рада директорів компанії (або інший орган, який приймає рішення) повинна вирішити, що ми розпочинаємо Фазу 1, тобто розробку концепції продукту.
Для прийняття такого рішення проектна команда повинна заздалегідь розробити детальний графік виконання Фази 1 і детальний бюджет, а також визначити, які продукти будуть результатом завершення Фази 1.
1. Запускаючи Етап 1, рада директорів компанії затверджує бюджет у розмірі 150 000 злотих, який може бути реалізований; бюджети наступних етапів заморожуються.
Після завершення Етапу 1 ми підходимо до етапу прийняття рішень 1, де проектна команда представляє результати роботи, коригує план високого рівня, а також представляє детальний графік і бюджет Етапу 2.
2. Під час виконання Фази 1 команда проаналізувала декілька критеріїв та отримала нову інформацію, що в сукупності дозволило зробити графік та бюджет всього проекту більш реалістичним. Виходячи з поточних знань, команда проекту оцінює, що переглянутий бюджет всього проекту складе 8 630 000 злотих (тобто перевищить початковий на 1 380 000 злотих) і триватиме близько 31 місяця (приблизно на п’ять місяців довше, ніж передбачалося спочатку).
Керівництво компанії вирішує, чи продовжувати або припинити проект на основі такої переглянутої інформації.
Такий процес повторюється в кожній наступній фазі і на кожних наступних воротах.

Побачити більше

4 основні етапи реалізації проекту

Перейти до статті

Переваги використання методології Stage Gate

Дозволяє проектам швидше розпочинати свою діяльність завдяки гарним ідеям без необхідності детального планування на початковому етапі.
Дозволяє приймати необхідні рішення в потрібних місцях.
Це не зобов’язує до прийняття обов’язкового рішення про те, щоб спочатку оголосити загальний бюджет проекту.
Має чіткі контрольні точки – ворота – в яких необхідно прийняти рішення про продовження або зупинку проекту, що знижує ризик помилкових інвестицій.
Нова інформація є основою для того, щоб зробити припущення проекту більш реалістичними.
Всі проекти реалізуються відповідно до прийнятого в компанії стандарту, що підвищує ефективність.

Системна підтримка автоматизації управління проектами на основі методології Stage Gate

На ринку існують ІТ-рішення, які підтримують методологію Stage-Gate.
Однією з таких систем є FlexiProject програмне забезпечення для управління проектами, розроблене нашою командою, яке:

Вона дозволяє розробляти схеми на основі методології Stage-Gate для проектів, які ви хочете реалізувати.
Запускаючи новий проект, менеджер завантажує його схему з системи, а система підтримки управління проектами супроводжує його протягом усього процесу.
Це дає змогу керувати найкращими практиками компанії, збираючи знання з різних проектів.
Він має модуль скорингового аналізу, який об’єктивізує відбір найкращих ідей для реалізації.
Вона має вбудований механізм фаз і воріт, а також чіткий механізм шляху прийняття рішень для підтримки прийняття рішень.
Він оснащений механізмом систематичного аналізу проектів.

Włodzimierz Makowski

CEO FlexiProject

Влодзімєж є членом правління FlexiProject і експертом з управління проектами. Протягом понад 20 років він здобував широкій досвід, працюючи з польськими та міжнародними компаніями над реалізацією десятків великих проєктів – сьогодні з пристрасною відданістю застосовує цей досвід у розробці системи FlexiProject. Він очолює команду, яка відповідає за розвиток, впровадження та просування інструменту, допомагаючи сучасним компаніям досягати їхніх цілей.