Управління проектами за допомогою MS Excel - коли він перестає бути достатнім інструментом для управління проектами?

MS Excel – це потужний інструмент, який використовується практично в кожній організації. Спочатку, та й сьогодні, це електронна таблиця, яка дозволяє виконувати прості та складні операції над наборами даних. Багаторічна розробка Microsoft зробила Excel дуже гнучким і дозволяє використовувати його з багатьма додатками. MS Excel також є відносно широко використовуваним інструментом в управлінні проектами.

Використання MS Excel як програми для управління проектами

Багато організацій, які використовують MS Excel в управлінні проектами, розробили файл моделі для виконання більшості процесів, пов’язаних з плануванням і виконанням проекту. На практиці це виглядає так, що наступні основні функції доступні на наступних вкладках файлу:

Статут проекту
Аналіз зацікавлених сторін
Матриця RACI
Графік проекту
Результати проекту
Ресурси проекту
Облік фактичного робочого часу
Бюджет проекту
Реєстр проектних ризиків
Проблеми проекту
Інформаційна панель проекту

Люди, які володіють навичками використання MS Excel і мають глибокі знання з управління проектами, можуть розробити досить добре функціонуючий графік або бюджет проекту. Безперечно, варто відзначити, що MS Excel є особливо ефективним інструментом для розробки бюджету проекту. Розробка реєстру ризиків або формату статуту проекту є невеликою проблемою. Важливим моментом роботи з таким MASTER-файлом є можливість одночасної роботи декількох користувачів над одним проектом. Цю проблему можна вирішити, розмістивши такий файл у середовищі Sharepoint. Ще одним досить складним питанням такого рішення є можливість створення інтегрованої інформації про поточні проекти, особливо коли компанія реалізує багато з них одночасно.

Розширене використання MS Excel - "майже" програма для управління проектами

Ви також можете створити програму управління проектами, в якій MS Excel інтегрований з реляційною базою даних, наприклад, SQL. Тоді Excel може бути просто інтерфейсом до бази даних. Це означає, що всі дані зберігаються в єдиній реляційній базі даних. Ці дані вводяться і витягуються за допомогою інтерфейсу, розробленого в MS Excel. Таке рішення, однак, вимагає великої роботи з боку програмістів і їхніх відносно просунутих знань. Поширеною проблемою є ситуація, коли ключові програмісти залишають компанію, а розроблена власноруч програма потребує більшої підтримки.

Коли MS Excel стає недостатнім інструментом для ефективного управління проектами?

Безсумнівно, чим більша організація, тим більш просунута вона в управлінні проектами. Чим більшою кількістю проектів вона керує одночасно, тим частіше такі організації використовують сучасне спеціалізоване програмне забезпечення для управління проектами. Тому, коли організації вирішують замінити свої інструменти, розроблені на основі MS Excel і всього пакету MS Office, на професійний додаток для управління проектами, ось кілька симптомів, які вказують на момент, коли MS Excel починає не справлятися з поставленими завданнями:

Одночасне управління кількома проектами. Дослідження показують, що кількість проектів, які виконують організації, щороку зростає. Деякі організації одночасно керують десятками проектів, багато з яких є стратегічними та складними. Очевидно, що в такому середовищі потрібно більше, ніж MS Excel.
Проблеми з узгодженістю даних та інформації про поточні проекти – досить часто співробітники офісів управління проектами говорять про те, що забезпечити узгодженість інформації у великій організації, яка працює в MS Excel, дуже проблематично. Безперечно, коли співробітники ОУП повинні звітувати про великі обсяги даних та інформації перед фінансовим відділом або радою директорів компанії, така узгодженість даних є навіть необхідною.
“ Безлад” в управлінні проектними ресурсами – Безперечно, найпоширенішою проблемою середніх і великих організацій в управлінні проектами є ефективність в управлінні проектними ресурсами. Приймаючи рішення про запуск чергового стратегічного проекту, керівництво компанії хоче мати доступну інформацію про те, чи є в компанії ресурси, необхідні для його реалізації. На відміну від організацій з MS Excel, компанії з професійним програмним забезпеченням для управління проектами мають таку інформацію про наявність ресурсів.
Потреба в більш розширеному функціоналі – оскільки організації стають все більш досвідченими в управлінні проектами, природно виникає все більше потреб у нових функціональних можливостях програми. Прості рішення легко зробити в MS Excel. Однак більш просунуті вже є трудомісткими, вимагають досвіду програмування і стають дедалі дорожчими. Отже, значним ризиком є наявність компетентних людей, які можуть створювати такі рішення
Складний доступ до історичних даних – досконалість дизайну досягається, серед іншого, шляхом навчання на власних помилках. Без сумніву, легкий доступ до отриманих уроків є значною перевагою
Неефективна співпраця та комунікація – комунікація в проекті, швидкий обмін інформацією та швидке прийняття рішень є ключем до ефективного управління проектом. Це, мабуть, найбільша проблема в організаціях, які використовують Ms Excel

Професійне програмне забезпечення для управління проектами та портфелями - значні переваги над MS Excel

Без сумніву, професійні програми для управління проектами та портфоліо мають багато переваг перед інструментами, розробленими на базі MS Office. Варто зазначити, що такі програми розвиваються і вдосконалюються протягом багатьох років. Часто компанії, які розробляють програми управління проектами, займаються тільки цим, що є їхнім основним видом діяльності. Такі компанії регулярно звертаються до тисяч користувачів, від яких отримують зворотній зв’язок. Цей зворотній зв’язок є величезною підтримкою для покращення програми. На противагу цим компаніям, створювати такі професійні внутрішні програми дуже складно і часто відверто збитково. До основних переваг таких програм можна віднести

Ефективне управління ресурсами проекту – як ми вже згадували раніше, управління ресурсами проекту є одним з найбільших викликів в управлінні проектами. Часто в компаніях одночасно виконується занадто багато проектів, а ключові співробітники перевантажені роботою. Тому можливість легко планувати ресурси та мати доступ до інформації про їхню доступність у наступні тижні чи місяці набуває вирішального значення. Наступна ілюстрація взята з програмного забезпечення для управління проектами та портфелями FlexiProject і показує ситуацію з ресурсами проекту протягом наступних трьох місяців.
Ресурси проекту на наступні три місяці
Ефективна співпраця та комунікація – ефективність реалізації особливо великих проектів вимагає ефективної співпраці та комунікації. Можливість одночасної роботи кількох користувачів над одним графіком проекту є навіть базовою вимогою. Безперечно, у професійній програмі управління проектами така інформація доступна безпосередньо в системі, згрупована у спеціальні теми для обговорення, і не потребує нудного просіювання електронних листів. З точки зору комунікації, також важливо розробити ефективні процеси прийняття рішень, а потім автоматизувати їх.
Прийняття рішень про нові проекти на основі достовірної інформації – ключова роль керівництва компанії полягає в тому, щоб приймати рішення про запуск нових проектів в організації. Хороша програма управління проектами дозволяє побудувати відповідні моделі оцінювання ідей для нових проектів. Як на ілюстрації нижче, рада директорів компанії може бачити на матриці у верхньому лівому кутку екрану, наскільки привабливими є проекти в портфелі. Такий інструмент є дуже ефективним у допомозі правлінню під час зустрічей, обговорень та прийняття рішень. На відміну від Excel, сам процес підрахунку балів здебільшого автоматизований.
Привабливість проектів у портфоліо в програмі FlexiProject
Інтегрована та узгоджена інформація – доступ до єдиного “джерела істини” є ключовим, особливо для працівників ОУП, які звітують про стан проектів перед керівництвом компанії. У ситуаціях, коли керівники проектів представляють свої дані, а інші показує ОУП, це створює атмосферу недовіри і перешкоджає процесам прийняття рішень.
Створення баз даних і стандартів – ключова роль Офісу управління проектами полягає у створенні стандартів і баз даних з управління проектами. З точки зору стандартів, це статут проекту, статут закриття проекту, шаблони для проектів, що повторюються, або шаблони документів. Також дуже важливими є бази даних, в яких зібрані отримані уроки, історичні ризики або найкращі практики з ідеально виконаних попередніх проектів.