uk
Коли система управління проектами стає необхідною?
Впровадження стратегічних дій компанії, таких як запуск нового продукту або відкриття нової філії, вимагає ретельної підготовки.
Сьогодні робота над будь-яким проектом може бути підтримана системами, покликаними підвищити ефективність роботи та допомогти команді на кожному етапі процесу.
Ці системи полегшують такі завдання, як планування, створення графіків проекту, визначення пріоритетності завдань і призначення їх конкретним співробітникам.
У яких ситуаціях використання сучасних систем управління проектами може бути особливо корисним?
Ви керуєте різними проектами
Системи управління проектами, доступні на ринку, можуть бути пристосовані для підтримки основних завдань осіб, відповідальних за управління командою.
Деякі системи спеціально розроблені для управління певними сферами проектів – наприклад, вони можуть мати функції, які спрощують запуск нових продуктів або допомагають контролювати інвестиційні проекти.
Обираючи систему для своєї компанії, важливо враховувати поточні потреби організації або обирати максимально універсальні програми.
Їх можна використовувати на кожному етапі проекту і налаштовувати відповідно до специфіки діяльності.
Якщо над проектами працює кілька менеджерів, варто інвестувати в програмне забезпечення, яке використовує внутрішню мережу компанії (інтранет).
Це дозволить кожному менеджеру контролювати прогрес команди з будь-якого місця в компанії.
Ви хочете стандартизувати практики в організації
Придбання єдиної системи управління проектами може вирішити проблеми, пов’язані з інформаційним хаосом.
Такий хаос може виникнути, коли організація працює з кількома проектами різних типів, якими керують різні керівники.
Кожен менеджер може самостійно використовувати доступні на ринку інструменти для оптимізації своєї роботи.
У таких ситуаціях комунікація всередині команди може стати проблематичною – члени команди, залучені до проекту, можуть не мати доступу до центральної бази даних поточних завдань, що ускладнює відстеження прогресу, а отже, може призвести до зниження ефективності.
Придбання системи управління проектами, яка слугує спільним інструментом для всіх співробітників, має вирішити ці проблеми.
При цьому важливо обирати програмне забезпечення, яке дозволяє призначати різні рівні доступу для різних користувачів, надаючи їм можливість переглядати, редагувати завдання, призначати завдання, створювати нові проекти тощо.
Вам потрібно зменшити витрати
Впровадження уніфікованої системи управління проектами з відповідною архітектурою та функціоналом може також слугувати інструментом для підвищення кваліфікації та компетенцій команди, залученої до виконання проекту.
Програмне забезпечення з інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом дозволяє працівникам використовувати інструменти, з якими вони, можливо, раніше не стикалися.
У багатьох випадках сучасна система управління може бути гарною альтернативою дорогому навчанню – виконавці та адміністратори проектів будуть використовувати функції, які підвищують ефективність роботи і дозволяють управляти ризиками на практиці без необхідності теоретичної підготовки.
Однак важливо вибрати інструмент з простою архітектурою, заснований на рішеннях, знайомих співробітникам з інших додатків (наприклад, офісного програмного забезпечення), щоб полегшити їм використання нової системи з самого початку.
Такий підхід з часом окупиться – менеджерам проектів і всім виконавцям буде легше адаптуватися, коли компанія вирішить придбати більш просунуте програмне забезпечення з більш складним функціоналом.
Використання програми управління проектами в компанії значно впорядковує роботу, пов’язану з реалізацією проектів.
Вона слугує надійним джерелом інформації про хід робіт і чітко визначає відповідальних за виконання конкретних завдань.
Керівники проектів також отримують пакет найкращих практик та всі інструменти, необхідні для виконання своїх щоденних обов’язків.
![Що таке діаграма Ганта і як її створити? [ПРИКЛАД]](https://flexi-project.com/wp-content/uploads/2024/04/What-is-Gantt-chart-e1714048900401.png)
![Що таке Статут проекту та як його підготувати? [ПРИКЛАД]](https://flexi-project.com/wp-content/uploads/2024/04/Project-charter-flexiproject.png)
