Управління командою

Ефективне управління ресурсами проекту за допомогою FlexiProject

В даний час організації щороку виконують все більше проектів, що, відповідно, передбачає виділення більшої кількості людських і матеріальних ресурсів на ці проекти. Також все частіше компанії мають багато потреб та ідей для реалізації проектів, але в більшості випадків обмеженням є наявність людських ресурсів для їх виконання. Усвідомлюючи ці обмеження, ми вирішили додати новий модуль для управління проектними ресурсами в систему FlexiProject. Варто зазначити, що правильне планування залучення ресурсів до окремих проектів та конкретних завдань є трудомістким процесом. Однак, якщо все зробити правильно, існує висока ймовірність того, що ефективність управління проектними ресурсами в компанії значно підвищиться.

Чому варто планувати та управляти використанням ресурсів у проектах?

Просуваючи систему FlexiProject на ринку, ми щомісяця спілкуємося з десятками різних організацій, які шукають хорошу програму для управління проектними ресурсами. Найпоширеніші потреби, які висловлюють організації з різних галузей у цій сфері, виглядають наступним чином:

• Ми не можемо поглинути більше проектів для реалізації – Зростання кількості проектів, що реалізуються в компаніях, призводить до того, що люди в певному сенсі “опираються” залученню до чергового проекту.
• Планування проекту в часі – не бачачи рівня залучення ресурсів, важко створити обґрунтовану карту проекту.
• Ефективне використання вузьких місць – Співробітники певних відділів, таких як ІТ, часто є вузькими місцями в багатьох проектах, і ці ресурси повинні бути особливо сплановані.
• Управління вартістю проекту – У багатьох компаніях необхідний моніторинг і планування використання ресурсів з точки зору їхнього впливу на вартість проекту.

Управління ресурсами проекту в програмі FlexiProject

Розуміючи потреби організацій у плануванні та моніторингу використання ресурсів, FlexiProject вирішив створити спеціальний модуль, який пропонує широкий спектр можливостей. Наступна ілюстрація показує рівень завантаженості ресурсів у конкретному місяці. На ній чітко видно ресурси, яким було виділено більше годин на проекти, ніж їхня доступність, а також ті, які можуть взяти на себе додаткові завдання. У програмі FlexiProject можна легко змінювати часові рамки для спостереження за завантаженістю ресурсів в компанії. Також легко відобразити завантаженість ресурсів, наприклад, на найближчі півроку. Маючи таку інформацію під рукою, компанії можуть стратегічно планувати використання ресурсів навіть на один рік.

Як відбувається перевантаження окремих працівників?

Коли ми запускаємо новий проект і хочемо створити проектну команду, важливо знати, наскільки кожен потенційний член команди зараз завантажений завданнями з інших проектів. Ця інформація легко доступна в системі FlexiProject, як показано на ілюстрації нижче. Так само, як і на глобальному рівні, ми також можемо спостерігати заплановане навантаження кожного працівника на різні часові горизонти.

Щоб система також показувала перевантаження ресурсів, вона повинна надавати можливість вводити інформацію про доступність працівників для роботи над проектом, їхні відпустки, відпустки тощо.

Як планувати завантаження ресурсів на конкретному проекті?

При плануванні ресурсів на проекті з’являється колонка з назвою “розподіл”. Додаючи нове завдання до проекту, ми можемо відразу оцінити кількість годин, які ми хочемо виділити на виконання цього завдання. На цьому етапі нам не потрібно вказувати, хто буде його виконувати, але у нас вже є оцінка необхідного часу.

Тільки тоді, коли ми призначаємо конкретних виконавців завдання і вказуємо дати початку і закінчення, система рівномірно розподіляє передбачуване робоче навантаження між призначеними особами. Звичайно, керівник проекту може вручну коригувати те, що система розраховує автоматично, пропонуючи велику гнучкість у використанні ресурсів.

Дуже цінною особливістю системи FlexiProject є можливість динамічно змінювати рівень завантаженості ресурсів у часі при зміні термінів виконання проекту та завдань. На практиці проекти часто протікають не зовсім так, як заплановано. Тому система повинна відображати оновлений розподіл завантаженості ресурсів проекту в часі. Ця функціональність показана на ілюстрації нижче, де у верхній частині екрану знаходиться діаграма Ганта для проекту, а під нею – завантаженість членів команди проекту:

Оптимізація управління проектними ресурсами за допомогою FlexiProject для підвищення ефективності та задоволеності співробітників