Ефективне управління ресурсами в проектах: Практичний посібник

Ефективне планування та оптимальне використання проектних ресурсів є ключовими для стратегічного управління проектами. Кожне глобальне дослідження показує, що кількість проектів, які реалізуються в організаціях, неухильно зростає. Таким чином, зростає попит на ресурси, що розширює базу витрат організації. Більш широка база витрат негативно впливає на прибутковість компанії, що вже є темою, яку керівництво не може тривіалізувати. Особливо у великих організаціях з великою кількістю паралельних проектів, ефективне управління ресурсами в проектах є основним завданням Офісу управління ресурсами. Це досить складне завдання, але в той же час трудомістке і складне для виконання без хорошого інструменту управління проектами. Отже, як ми ефективно управляємо ресурсами в проектах?

Брак ресурсів є ключовим бар'єром на шляху до ефективної реалізації стратегії. Як з цим боротися?

Одне цікаве глобальне дослідження, присвячене бар’єрам на шляху до ефективної реалізації стратегії, визначило брак належних ресурсів як ключовий бар’єр на шляху до досягнення запланованих цілей проекту. Для ефективного управління проектними ресурсами варто глибоко зрозуміти фактори, що призводять до того, що проектів стає занадто багато, а ресурсів для їхньої належної реалізації – занадто мало. Найважливішими з цих факторів є наступні:

Неметодичний підхід до відбору нових проектів з безлічі виявлених ідей. При цьому не використовуються скорингові моделі, а менеджери не обговорюють глибоко, які проекти варто реалізовувати.
Відсутність прив’язки стратегічних цілей компанії до проектів та KPI метрик. Кожна компанія зацікавлена в досягненні своїх стратегічних цілей і зміцненні ринкових позицій. KPI метрики показують, чи досягаються стратегічні цілі і в якій мірі. Більше про управління стратегією на основі проектів ви можете прочитати у статті: Як пов’язати стратегічні цілі компанії з KPI та проектами?
Немає визначеного підходу (методології), який би пояснював, як організація хоче ефективно управляти ресурсами в проектах.

Варто розуміти, що краще реалізовувати менше проектів одночасно, щоб забезпечити їх належною ресурсною підтримкою.

Як ви обираєте найкращі ідеї для реалізації?

Менеджери та правління компаній повинні бути компетентними у виборі проектів для реалізації з-поміж безлічі наявних пропозицій. Керівники проектів або члени проектної команди досить рідко приймають таке рішення. Ілюстрація нижче показує, що організації часто мають набагато більше ідей для потенційних проектів, ніж можливостей для їх реалізації. Якби організація хотіла реалізувати всі хороші ідеї, розрив між наявними та необхідними ресурсами був би значним. Отже, єдиний спосіб впровадити якісний процес – це об’єктивно відбирати та реалізовувати лише найкращі проекти.

Іноді організація не до кінця розуміє, як і чому було прийнято рішення про реалізацію того чи іншого проекту. Такі ситуації є неприпустимими в контексті професійного управління проектами. Організація повинна мати процес, який забезпечить об’єктивний відбір проектів. Частиною такого процесу має бути скорингова модель. Приклад скорингової моделі показаний на малюнку нижче і стосується відбору нових продуктів.

Побудова такої моделі передбачає визначення критеріїв/питань і присвоєння їм відповідних ваг. Тоді, коли ми матимемо, наприклад, 10 ідей для нових продуктів і проаналізуємо кожну з них за допомогою скорингової моделі, ми отримаємо інформацію про те, які ідеї є найпривабливішими. Пам’ятайте, що така модель має підтримувати експертну дискусію, а не однозначне рішення. Більше про побудову скорингових моделей та їх використання у прийнятті рішень читайте у статті: Як ефективно оцінювати проектні ідеї?

Окрім скорингових моделей, варто ще прив’язувати проекти до стратегічних цілей компанії. Менеджери запитують себе: чи сприяє цей проект досягненню якоїсь цілі нашої стратегії і якою мірою? Така предметна дискусія призводить до того, що погані проекти не будуть реалізовані. Наступна ілюстрація показує зв’язок між конкретною стратегічною метою, проектами та KPI.

Як ви прогнозуєте та розподіляєте ресурси проекту?

Прогнозування та виділення конкретних ресурсів на проекти – це два різні організаційні процеси. Прогнозування дозволяє на високому рівні оцінити потребу в ресурсах на наступний рік. Ми говоримо саме про оцінку, а не про точне планування, оскільки в більшості випадків це практично неможливо. Припустимо, що наближається кінець року, і ми хочемо оцінити потребу в проектних ресурсах на наступний рік. У такій ситуації будь-яка кількість проектів, які зараз виконуються, будуть продовжені в наступному році. Також наступного року буде розпочато більше проектів. У той час як ми маємо відносно хорошу і часто детальну інформацію про проекти, які знаходяться на стадії реалізації, ми матимемо обмежену інформацію про проекти, які ще не розпочаті. Ми не матимемо детальних планів цих проектів, але матимемо їх загальний опис, розміщений, наприклад, у Статутах проектів. Тому прогнозування здійснюється на рівні ролей або компетенцій, а не конкретних працівників. Наприклад, підвищити точність прогнозування можна за рахунок складання високорівневих графіків проектів, які будуть мати конкретні значущі фази і, можливо, віхи. В результаті прогнозування ми отримаємо відносно точну інформацію про те, які компетенції нам знадобляться в наступному році, в якій кількості і як ця потреба буде розподілена в часі. Така інформація є дуже цінною, оскільки дозволить нам краще планувати розподіл проектів у часі і дасть нам час для залучення необхідних ресурсів. На малюнку нижче показана потреба в ресурсах на перші місяці 2025 року.

Ми виділяємо конкретні ресурси, як тільки запускаємо конкретний проект до реалізації. Часто цей процес виглядає так: менеджер проекту запитує у менеджера ресурсів певний ресурс/компетенцію, а менеджер ресурсів призначає такий ресурс на проект поіменно.

Оптимізація роботи та доступності ресурсів

Процеси управління ресурсами (прогнозування та розподіл) повинні контролюватися на предмет ефективності та вдосконалення. Офіс управління проектами повинен забезпечити найкраще використання проектних ресурсів в організації. Оптимізація використання ресурсів вимагає належного планування ресурсів та моніторингу ступеня використання цих планів. Виділення ресурсів для конкретного проєкту передбачає призначення завдань конкретному працівникові та визначення кількості годин, необхідних для виконання завдання. На малюнку нижче показано прихильність працівника до проектів і конкретних завдань на горизонті наступного місяця. На малюнку показано, що працівник бере участь у трьох проектах у наступному місяці, а також перераховані всі завдання, до яких він буде залучений.

Моніторинг фактично відпрацьованих годин під час проекту – хороша ідея. Це можна зробити, реєструючи робочий час для всього проекту або для кожного виконаного завдання. На малюнку нижче показано порівняння запланованого і фактичного робочого часу.

Регулярне планування ресурсів та облік фактичного робочого часу надають безцінну інформацію для кращого планування та, відповідно, кращого використання ресурсів проекту. Наприкінці проекту також варто проаналізувати та описати висновки щодо ефективності управління в Листі закриття проекту. Такі висновки є безцінними, коли ми запускаємо інший подібний проект в організації. Оптимізація використання ресурсів також передбачає розумний розподіл завдань між окремими працівниками. Варто подбати про те, щоб працівники мали відповідні компетенції для виконання покладених на них функцій. В іншому випадку ми отримуємо неякісну роботу, що часто проявляється у розчаруванні працівників.

Ресурсні конфлікти: звідки вони беруться і як їх вирішувати?

Ресурсні конфлікти – досить поширене явище. В основному вони пов’язані з тим, що ресурс потрібен одночасно в декількох проектах або призначений на виконання занадто великої кількості завдань. Крім того, в окремі періоди його завантаженість значно перевищує його доступність.

Така ситуація виникає, коли керівник проекту або менеджер ресурсів не має вичерпної інформації про залучення працівника до роботи над проектом, призначаючи йому проект або завдання. Найчастіше це пов’язано з відсутністю хорошого програмного забезпечення для управління проектами, яке підтримує управління ресурсами проекту. Коли керівник проекту або менеджер ресурсів має доступ до точної інформації про завдання, на які призначено конкретного працівника, таких ситуацій можна значною мірою уникнути.

Чи достатньо Excel для ефективного управління ресурсами проекту?

Багато організацій, навіть великих, взагалі не прогнозують використання проектних ресурсів. Приймаються рішення про запуск нових проектів, а менеджери проектів і члени команд призначаються на проекти, не знаючи їхнього загального робочого навантаження. Це призводить до того, що окремі працівники бувають перевантажені або недовантажені роботою. Коли організація усвідомлює, що процес управління ресурсами потрібно впорядкувати, вона часто розробляє якесь рішення в MS Excel. У невеликих організаціях такий підхід може добре працювати. Однак великі організації, які залучають десятки чи навіть сотні людей до паралельних проектів, не можуть ефективно працювати, використовуючи лише Excel. Непросто спроектувати ефективний процес управління ресурсами в Excel. Такий процес вимагає взаємодії між менеджерами проектів, менеджерами ресурсів і членами проектної команди. Excel не може впоратися з одночасною роботою багатьох користувачів, а також не є інструментом для моделювання процесів.

Звичайно, Excel може слугувати “перехідним” інструментом. Організація починає вчитися управляти ресурсами за допомогою нього і бачить його обмеження. Через деякий час організація приймає рішення і впроваджує професійний інструмент управління проєктами та проєктними ресурсами. У професійній програмі всі аспекти управління ресурсами інтегровані з проектними графіками і завданнями. Коли співробітники призначаються на чергове завдання, система відразу ж інформує про доступність того чи іншого працівника. Це значно полегшує роботу і належним чином координує весь процес управління ресурсами. Важливо розуміти, що внесення даних про використання ресурсів в інформаційну систему є певною мірою трудомістким процесом. Переваги професійного управління ресурсами значно перевищують витрати часу на введення даних.

Ефективне управління ресурсами проекту на практиці

Всі організації, які хочуть досягти більш високого рівня зрілості проектів, повинні впровадити процес прогнозування та розподілу ресурсів за проектами. Ефективне управління ресурсами має однозначно позитивний вплив на підвищення ефективності виконання проектів. Оскільки в проектах задіяно багато ресурсів, варто впроваджувати хорошу програму управління проектами та проектними ресурсами. Таке інтегроване рішення усуває значну частину ручної роботи, автоматизує багато аспектів і надає точну інформацію про ступінь використання ресурсів.