Ефективне управління проектними ризиками та їх ідентифікація
Управління проектними ризиками є дуже часто занедбаним аспектом ведення проектів. Спостереження за багатьма організаціями, які виконують десятки, а в екстремальних ситуаціях навіть сотні проектів щороку, дозволяє зробити висновок, що на багатьох проектах не ведеться жодного реєстру проектних ризиків. На практиці це означає, що ризики на таких проектах необхідно ідентифікувати. Крім того, управління ризиками не здійснюється у формальний, впорядкований і регулярний спосіб.
У цій статті ви дізнаєтеся:
Чому управління проектними ризиками часто нехтують.
Що включає в себе ідентифікація ризиків проекту.
Поширені причини, через які організації уникають управління ризиками.
Наслідки неведення переліку ризиків.
Як описати ризики за допомогою „карти ризиків“.
Роль статусу ризику та візуальних індикаторів у відстеженні.
Чому кожен проект повинен вести реєстр ризиків.
Важливість управління ризиками на рівні портфеля.
Як послідовне управління ризиками призводить до кращих результатів проекту.
Що таке ідентифікація проектних ризиків?
Виявлення ризиків у проекті – це, по суті, прогнозування подій, які можуть відбутися, а можуть і не відбутися. Припустімо, що проектна команда працює над іншим проектом, який певною мірою схожий на попередні проекти. У такому випадку вона, безсумнівно, має досвід та історичні дані для визначення ризиків у поточному проекті. Однак слід зазначити, що ризики, якими команда керувала на попередніх проектах, іноді можуть повторюватися. Тому їх варто враховувати, але проектна команда повинна аналізувати поточний проект на наявність ризиків з неупередженим підходом. Практичний підхід до визначення проектних ризиків полягає в тому, щоб покладатися на звіт про ризики з попередніх проектів. Однак для створення такого звіту необхідно вести реєстр ризиків за кожним проектом.
Спробуйте FlexiProject безкоштовно!
Спробуйте FlexiProject вже сьогодні і візьміть під контроль ризики вашого проекту з легкістю!
Найпоширенішими причинами такої ситуації є наступні:
Внутрішні правила управління проектами компанії не вимагають ведення обліку ризиків за проектами.
Незважаючи на те, що існуючі політики управління проектами компанії вимагають управління ризиками, ніхто не виконує цю вимогу.
Керівники проектів, спонсори та члени проектної команди не мають практичних навичок ідентифікації та управління ризиками в проекті
Компанія сприймає управління ризиками як ще одне адміністративне завдання. Тож це треба робити, а ми і так „не встигаємо працювати“.
Перелік ризиків у проекті - практичні наслідки його відсутності
Якщо ми не управляємо ризиками і не ведемо список проектних ризиків, ми наражаємо проект на несподівані події, які можна було б передбачити і пом’якшити. Відсутність передбачення часто призводить до хаосу, коли виникають проблеми – проектні команди змушені реагувати під тиском, а не діяти на випередження. Замість того, щоб слідувати структурованому і добре спланованому процесу, члени команди можуть постійно “гасити пожежі”, що створює атмосферу стресу, плутанини і дезорганізації. Дедлайни можуть бути пропущені, бюджети можуть бути перевищені, а якість проекту може бути скомпрометована. Зрештою, відсутність управління ризиками підриває ефективність проекту, послаблює процес прийняття рішень і може призвести до невдачі в досягненні бажаних результатів.
Опис ризиків у проекті
Типові стандарти управління проектами визначають, як описувати ризики в проекті. На наступній ілюстрації з сайту FlexiProject показана так звана „карта ризиків“, яка всебічно описує виявлені ризики.
Раніше ми говорили про те, що кожен проект повинен мати реєстр проектних ризиків. Звичайно, такий реєстр має бути актуальним і регулярно обговорюватися проектною командою. Таким чином, статус ризиків, ймовірність їх виникнення та вплив на проект повинні постійно коригуватися відповідно до поточної ситуації в проекті.
Моніторинг та управління проектними ризиками на рівні портфеля проектів
Управління ризиками на рівні портфеля проектів є важливим питанням. Це пов’язано з тим, що керівники проектів можуть думати, що вони мають справу з ризиками, які впливають лише на їхні окремі проекти. Однак, якщо ви подивитеся на звіт про всі ризики в портфелі проектів, ви зможете швидко виявити повторювані ризики, які стосуються більш ніж одного проекту. Тоді даний ризик можна вирішити один раз, і кожному менеджеру проекту не доведеться робити це індивідуально. Такий звіт про ризики в портфелі проектів “Технологічні проекти” з сайту FlexiProject наведено на наступній ілюстрації.
Спробуйте FlexiProject безкоштовно!
Спробуйте FlexiProject вже сьогодні і візьміть під контроль ризики вашого проекту з легкістю!
Визначайте ризики у вашому проекті та ефективно керуйте ними
Отже, належне управління ризиками відіграє вирішальну роль у забезпеченні ефективного, вчасного та бюджетного виконання проектів. Виявляючи потенційні загрози на ранній стадії, команди можуть розробити відповідні плани реагування, щоб мінімізувати їхній вплив або взагалі уникнути їх. Такий проактивний підхід не лише допомагає запобігти дорогим затримкам і зривам, але й підвищує довіру зацікавлених сторін і покращує загальні результати проекту. Всупереч поширеній думці, управління ризиками не обов’язково має бути складним або трудомістким. Інтегроване у звичайну рутину проекту та підтримане правильними інструментами, такими як реєстри ризиків, матриці ризиків та візуальні індикатори, воно стає природною та цінною частиною робочого процесу проекту. Впровадження управління ризиками в постійну практику дозволяє командам тримати ситуацію під контролем і приймати кращі рішення протягом усього життєвого циклу проекту.
