Ефективне управління проектними ризиками та їх ідентифікація

Управління проектними ризиками є дуже часто занедбаним аспектом ведення проектів.
Спостереження за багатьма організаціями, які виконують десятки, а в екстремальних ситуаціях навіть сотні проектів щороку, дозволяє зробити висновок, що на багатьох проектах не ведеться жодного реєстру проектних ризиків.
На практиці це означає, що ризики на таких проектах необхідно ідентифікувати.
Крім того, управління ризиками не здійснюється у формальний, впорядкований і регулярний спосіб.

Що таке ідентифікація проектних ризиків?

Виявлення ризиків у проекті – це, по суті, прогнозування подій, які можуть відбутися, а можуть і не відбутися. Припустимо, що проектна команда працює над іншим проектом, який певною мірою схожий на попередні проекти.
У такому випадку вона, безсумнівно, має досвід та історичні дані для визначення ризиків у поточному проекті.
Однак слід зазначити, що ризики, якими команда керувала на попередніх проектах, іноді можуть повторюватися.
Тому їх варто враховувати, але проектна команда повинна аналізувати поточний проект на наявність ризиків з неупередженим підходом.
Практичний підхід до визначення проектних ризиків полягає в тому, щоб покладатися на звіт про ризики з попередніх проектів.
Однак для створення такого звіту необхідно вести реєстр ризиків за кожним проектом.

Чому організації не управляють ризиками?

Найпоширенішими причинами такої ситуації є наступні:

1. Внутрішні правила управління проектами компанії не вимагають ведення обліку ризиків за проектами.
2. Незважаючи на те, що існуючі політики управління проектами компанії вимагають управління ризиками, ніхто не виконує цю вимогу.
3. Керівники проектів, спонсори та члени проектної команди не мають практичних навичок ідентифікації та управління ризиками в проекті
4. Компанія сприймає управління ризиками як ще одне адміністративне завдання.
   Тож це треба робити, а ми і так “не встигаємо працювати”.

Перелік ризиків у проекті - практичні наслідки його відсутності

Якщо не управляти ризиками і не вести перелік проектних ризиків, ми можемо постраждати від серйозних наслідків подій, які можна було передбачити і запобігти, але не вдалося.
Як наслідок, часто виникає атмосфера паніки та гасіння пожеж, а не впорядкованої та системної роботи над таким проектом.

Опис ризиків у проекті

Типові стандарти управління проектами визначають, як описувати ризики в проекті.
На наступній ілюстрації з FlexiProject показана так звана “карта ризиків”, яка всебічно описує виявлені ризики.

Лист ризиків проекту містить наступні елементи:

• Статус ризику
• Власник ризику
• Категорія
• Ймовірність виникнення
• Вплив на проект
• Опис впливу на графік проекту
• Опис впливу на бюджет проекту
• Опис впливу на кінцевий продукт проекту
• Опис та план дій

На цьому етапі варто зрозуміти, що означає статус ризику.
У системіFlexiProject ризики мають три статуси: ідентифікований, активний і закритий.
Ризики мають статус ідентифікованого найчастіше на початку проєкту.
Пізніше, коли проект починає реалізовуватися, і проектна команда виявляє, наприклад, що ймовірність певного ризику, який раніше був “малоймовірним”, зростає до “дуже ймовірного”, вона може вирішити змінити статус ризику на “активний”.
Це, звичайно, вказує власнику проекту на те, що він повинен вжити заходів для зменшення ризику.
У системі FlexiProject є так звані попереджувальні іконки.
Завдяки їм менеджер проекту і команда мають прозору інформацію про те, де в розкладі можуть виникнути ризики.
У рядку завдання, з яким пов’язаний будь-який активний ризик, з’являється знак трикутника зі знаком оклику.
Крім того, ризик позначається червоним колом, що світиться.

Приклад реєстру проектних ризиків

Раніше ми говорили про те, що кожен проект повинен мати реєстр проектних ризиків.
Звичайно, такий реєстр має бути актуальним і регулярно обговорюватися командою проекту.
Таким чином, статус ризиків, ймовірність їх виникнення та вплив на проект повинні постійно коригуватися відповідно до поточної ситуації в проекті.

Моніторинг та управління проектними ризиками на рівні портфеля проектів

Управління ризиками на рівні портфеля проектів є важливим питанням.
Це пов’язано з тим, що керівники проектів можуть думати, що вони мають справу з ризиками, які впливають лише на їхні окремі проекти.
Однак, якщо ви подивитеся на звіт про всі ризики в портфелі проектів, ви зможете швидко виявити повторювані ризики, які стосуються більш ніж одного проекту.
Тоді даний ризик можна вирішити один раз, і кожному менеджеру проекту не доведеться робити це індивідуально.
Такий звіт про ризики в портфелі проектів “Технологічні проекти” з FlexiProject показаний на наступній ілюстрації.

Визначайте ризики у вашому проекті та ефективно керуйте ними

Отже, належне управління ризиками в проектах суттєво впливає на їхню ефективність, а також на швидшу та дешевшу доставку необхідних продуктів.
Управління ризиками не є складним і не вимагає багато адміністративної роботи, за умови, що команда проекту робить це регулярно.