Ефективна управлінська звітність: перетворюємо дані на своєчасні рішення

Що таке управлінська звітність?

Управлінська звітність – це процес, за допомогою якого розробляються необхідні звіти, а потім надаються зацікавленим сторонам проекту. Як ми вже обговорювали раніше, ми маємо на увазі як регулярні звіти, так і спеціальні звіти, підготовлені на вимогу будь-якої зацікавленої сторони проекту або портфеля чи програми проектів. Управління проектами з кожним роком набуває все більшого пріоритету в організаціях. Це пов’язано, по-перше, з тим, що швидка реалізація стратегічних цілей компанії практично можлива лише завдяки високій ефективності в управлінні проектами, а по-друге, з тим, що кількість проектів з кожним роком збільшується. Саме тому надання інформації особам, які приймають рішення, про стан поточних проектів набуває такого важливого значення.

Варто вказати на основні елементи, які повинен мати хороший звіт про управління проектом:

• Звіт читабельний і має чітку форму, може бути представлений як у графічному, так і в табличному вигляді
• Звіт про управління містить вичерпну інформацію, на яку очікують зацікавлені сторони проекту.
• Звіт має повторювану форму з періоду в період, що дозволяє порівнювати дані “яблука з яблуками”.
• Звіти надаються вчасно
• Звіт є достовірним, а дані у звіті перевірені та не містять помилок
• Звіт містить як числові дані, представлені в табличній формі або у вигляді візуальних діаграм, так і описові вставки, що пояснюють представлені дані

На початковому етапі розробка управлінських звітів в організації може бути трудомістким процесом. Дійсно, перші проекти потребують подальших ітерацій та вдосконалень, але організації швидко досягають стану, коли форма звітів стає стабільною. Проте, MS Excel та MS PowerPoint є досить популярними інструментами для підготовки звітів. Проте все більше компаній обирають спеціалізовані інструменти для управління проектами та портфелями, які дозволяють створювати професійні звіти.

Цілі управлінської звітності в організації

Як у великих організаціях, що мають офіси управління проектами і реалізують кілька проектів одночасно, так і в менших організаціях, які здійснюють лише кілька ключових проектів одночасно, управлінська звітність має вирішальне значення. Суть полягає в тому, що будь-яка організація, яка реалізує стратегічні та операційні проекти, повинна забезпечити відмінний процес управлінської звітності. Для менеджерів, відповідальних за виконання стратегії компанії, яка часто реалізується через проекти, постійний доступ до надійних і добре представлених звітів має величезну цінність.

Основними завданнями управлінської звітності в сфері управління проектами є наступні:

• Керівники проектів, проектні команди та зацікавлені сторони проекту отримують однакові знання про поточні проекти, портфелі або проектні програми компанії
• Менеджери мають доступ до достовірної та своєчасної інформації про стан проектів компанії
• На основі звітів, які включають як історичні дані, так і продумані прогнози на майбутнє, менеджери можуть оперативно приймати необхідні рішення
• Представлення менеджерам як того, що вже відбулося, так і того, що, з певним рівнем ймовірності, ще може статися в межах горизонту проекту
• Вжиття коригувальних заходів, коли початкові припущення проекту з часом знецінюються і виникають нові обставини, які було важко передбачити на початку.

Кожній організації варто визначити свої цілі та основні припущення щодо управлінської звітності та описати їх у своїй процедурі управління проектами. В рамках цих припущень варто окреслити типи звітів, які потрібно готувати, їхню компактність, періодичність, особу, відповідальну за їхню підготовку, а також те, кому вони будуть надаватися.

Ключові елементи управлінської звітності

Обсяг управлінської звітності в організаціях різний. Це пов’язано з кількома факторами, найважливішими з яких є

• Ступінь впливу проектів на реалізацію стратегії компанії та її повсякденну діяльність
• Зрілість проекту організації та наявність офісу управління проектами
• Очікування зацікавлених сторін проекту
• Доступність даних
• Наявність передових ІТ-інструментів
• Креативність укладачів звітів

Нижче наведено загальну інформацію, що міститься у звітах про управління проектами:

• Відхилення від графіка проекту від поточного затвердженого плану, часто візуалізуються на діаграмі Ганта.
• Відхилення бюджету проекту від поточного затвердженого плану
• Ключові проектні ризики та нещодавно виявлені проектні ризики
• Проміжні результати, досягнуті за останній період, та проміжні результати, які мають бути досягнуті в наступному звітному періоді
• Коментарі керівника проекту та співробітників Проектного офісу
• Загальний стан проекту
• Дорожня карта для портфелів проектів
• Фінансовий стан портфеля проектів
• Рівень досягнення цілей, поставлених для окремих проектів, портфелів або проектних програм
• Ступінь, в якій проекти підтримують стратегічні цілі
• Прогрес у дотриманні графіку та бюджету проекту
• Key Performance Indicators (KPI) проєкту, портфеля проєктів або проєктної програми
• Рівень поточного та майбутнього навантаження на ключові людські та матеріальні ресурси проекту
• Кількість годин, відпрацьованих на проектах, порівняно із запланованими
• Стан виконання основних результатів проекту

Варто зазначити, що обсяг звітності також сильно залежить від галузі, в якій працює компанія, і, відповідно, від характеру проектів, які вона реалізує.

Інструменти та технології для підтримки звітності

Безперечно, якість управлінської звітності значною мірою залежить від наявності сучасних ІТ-інструментів. На ринку доступний широкий спектр ІТ-інструментів для підтримки управління проектами, портфелями або виконання стратегії. На прикладі програмного забезпечення FlexiProject представлено найважливіші переваги використання сучасних ІТ-інструментів для підготовки та розповсюдження управлінських звітів:

• Легкість створення будь-яких макетів звітів без навичок програмування.
• Простота створення звітів будь-якого обсягу: графік, бюджет, ризики, стан проекту тощо.
• Цілісність рішення – введені дані узгоджуються між різними звітами
• Можливість створювати перехресні звіти, що поєднують інформацію з різних сфер управління проектами
• Після створення звіти завжди актуальні – користувач, який відкриває звіт, має доступ до поточних даних у будь-який час
• Компанія може точно вирішити, хто має доступ до яких звітів та інформації

Нижче наведено приклад звіту, створеного на сайті FlexiProject, що стосується відкладених проміжних результатів. У такому звіті користувач може дуже легко визначити обсяг інформації.

Цікавим рішенням, яке пропонує програмне забезпечення FlexiProject, є автоматичні огляди проектів. Вони підтримують циклічні зустрічі керівників компанії для оцінки стану поточних проектів. Наприклад, Правління компанії може вирішити зібратися на півдня 12 липня, щоб обговорити стан реалізації стратегічних проектів. Такий огляд також може стосуватися стану роботи над новими продуктами, інвестиційними проектами або проектами з оптимізації. Система сама повідомить відповідних менеджерів проектів про таку зустріч, а їхня роль полягатиме в тому, щоб заповнити односторінковий звіт про стан проекту. У такому циклічному звіті кілька завдань будуть виконані автоматично. Приклад такого односторінкового звіту наведено нижче.

FlexiProject також дозволяє створювати власні дашборди, які є невід’ємною частиною звітів, періодичних оглядів або портфоліо проектів. Приклад такого дашборду проілюстровано нижче.

Як підготувати управлінський звіт? Кращі практики

Підготовка нового управлінського звіту має відбуватися у тісній співпраці між розробником звіту – часто це хтось із ОУП – та зацікавленими сторонами звіту. Вкрай важливо досконало розуміти бізнес-ціль звіту і те, які рішення можуть бути прийняті на його основі. Нові звіти слід регулярно вдосконалювати протягом їхнього початкового життєвого циклу. Це вдосконалення має стосуватися як змістовного наповнення звіту, так і його візуальної презентації. Однак після певного періоду, коли буде досягнуто бажаного формату, звіт повинен залишатися незмінним. Дуже важливо, щоб користувачі отримували порівнянний звіт з періоду в період. Це значно полегшує швидкий аналіз та оперативне прийняття рішень.

Нижче наведено кілька ключових рекомендацій, які слід враховувати при розробці управлінських звітів:

• Адаптуйте звіти до аудиторії – різні групи стейкхолдерів вимагають різного рівня деталізації даних.
• Послідовність і регулярність – Звіти повинні надаватися через чітко визначені проміжки часу.
• Автоматизація процесів – Використання інструментів автоматизації звітності зменшує кількість помилок та економить час.
• Візуалізація даних – діаграми, таблиці та інфографіка допомагають представити ключову інформацію в доступній формі.

Важливо також зазначити, що більш детальний звіт з більшою кількістю даних не обов’язково є кращим. Менеджери очікують звітів, які відносно легко аналізувати і які надають важливу інформацію, що дозволяє їм розуміти та оцінювати ситуацію і приймати обґрунтовані рішення.

Виклики та підводні камені в управлінській звітності

Організації з високим рівнем зрілості та культури управління проектами зазвичай мають добре розроблений процес і стандартизовані формати управлінських звітів. Звіти, що генеруються періодично, мають узгоджену структуру і є зрозумілими для зацікавлених сторін. У таких організаціях існує високий рівень довіри до точності звітів, оскільки вони базуються на надійних і перевірених вхідних даних.

Інакше виглядає ситуація в компаніях, які тільки починають розвивати свою культуру та процеси управління проектами. У таких організаціях часто змінюється як формат, так і зміст звітів. Загалом, ці зміни та постійні вдосконалення є позитивним процесом, який з часом призводить до стабільності.

Розробляючи та вдосконалюючи процес управлінської звітності у вашій організації, варто пам’ятати про такі виклики та підводні камені:

1. Застаріла інформація – затримки зі звітуванням можуть призвести до прийняття неправильних або несвоєчасних рішень. Тому, розробляючи процес управлінської звітності, бажано передбачити щоденні, щотижневі та щомісячні звіти. Хороші ІТ-системи, такі як FlexiProject, надають звіти в режимі реального часу, які завжди є актуальними на момент доступу до них – за умови, що дані регулярно оновлюються керівниками проектів та проектними групами.
2. Відсутність стандартизації – неузгодженість форматів звітів може призвести до інформаційного хаосу.
3. Звіти не відповідають очікуванням реципієнтів – у багатьох випадках такі звіти навіть не аналізуються і не стають основою для прийняття рішень.
4. Надмірно деталізовані та незручні для користувача звіти – “Більше” не завжди означає “краще”. Перевантаження стейкхолдерів надмірною інформацією не збільшує цінність звіту, а часто навпаки. Звіти повинні бути інтуїтивно зрозумілими і подаватися з використанням комбінації графічних, описових і табличних форматів.

Управлінська звітність на практиці – основні висновки

Управлінська звітність відіграє життєво важливу роль в ефективному управлінні проектами. Добре підготовлені, надійні звіти, що регулярно розповсюджуються, гарантують, що всі зацікавлені сторони мають необхідну інформацію про проектну ситуацію в організації. Маючи таку інформацію, можна ефективно приймати рішення і, за необхідності, вживати відповідних заходів. Розробка набору звітів, а також процес їх підготовки та розповсюдження найчастіше є обов’язком ОУП. Хороші програмні інструменти для управління проектами є надзвичайно корисними для забезпечення ефективної та дієвої управлінської звітності.