Ефективна діаграма Ганта в управлінні проектами

Одного разу я брав участь у великому проекті зі створення Центру спільного обслуговування бухгалтерського обліку для однієї з найбільших польських компаній. Складність вимагала створення кількох проектних команд, які займалися обліковими процесами, підготовкою та оснащенням приміщення, ІТ та HR. Загалом у проекті взяли участь близько 50 осіб!

Наш шлях планування проекту досяг вирішального моменту під час зустрічі, на якій керівник проекту представив план проекту у візуально привабливому і дуже практичному форматі – діаграмі Ганта. Ця ретельно розроблена дорожня карта, надрукована на спеціальному плоттері і вивішена на стійці, давала повне уявлення про терміни і завдання проекту. Це була революційна зміна, яка дозволила нам відстежувати хід проекту та ефективніше координувати наші зусилля.

Керівник проекту пишався створеним “шедевром”; ніхто з присутніх ніколи не бачив більш розгорнутого плану проекту. Однак початковий ентузіазм і гордість за всеосяжність діаграми Ганта швидко змінилися проблемами у використанні її для ефективного управління проектами.

З того часу минуло багато років, протягом яких я мав можливість керувати щонайменше десятком великих проектів – таких як побудова інформаційних систем, розробка стратегій для великих компаній, проекти з оптимізації процесів в компаніях, розробка та впровадження методологій та систем управління контрольними проектами у великих групах капіталу тощо. На основі власного досвіду, аналізу прочитаних книг, фахових досліджень та статей можна зробити наступні висновки щодо ефективності використання діаграми Ганта в управлінні проектами.

Діаграма Ганта в управлінні проектами - основні поради

Перш ніж приступити до створення діаграми Ганта, переконайтеся, що у вас є точне розуміння мети, обсягу та результатів проекту, або, іншими словами, продуктів, які повинен надати проект.

Спостерігаючи за різними проектними командами, можна помітити, що вони починають будувати план/графік проекту у вигляді діаграми Ганта; часто це робиться без глибокого розуміння того, що проект повинен в кінцевому підсумку дати.

Тим не менш, можна побудувати “красиву”, але бідну за змістом діаграму Ганта – з визначеними завданнями, проміжними етапами, зв’язками між завданнями, розподіленою відповідальністю тощо. – це виглядає професійно. Проблема, однак, полягає в тому, що

нелегко перевірити, чи всі завдання, показані в розкладі, є необхідними,
важко підтвердити, чи існують всі завдання, необхідні для досягнення мети проекту.

Ціль, яку видно крізь туман, важко орієнтувати, вона не є чіткою. Те ж саме стосується і виконання проекту. Якщо бачити мету проекту в розмитому вигляді, то створити хорошу діаграму Ганта неможливо. Проблема полягає в тому, що проектні команди повинні повністю усвідомлювати це і починати проект зі складеним таким чином розкладом.

Відносно швидко, наприклад, може з’ясуватися, що графік потрібно змінити, тому що після першого так званого Business Project Review спонсор або керівництво проекту виявляє, що їхня ідея була дещо іншою, і починає її формулювати. У цей момент менеджер проекту і його команда оновлюють діаграму Ганта, і, швидше за все, з’ясовується, що багато роботи пішло даремно. Як наслідок, ми виділяли ресурси на непотрібні завдання, тобто несли безглузді витрати. Також можливо, що ми затягуємо проект, і, що ще гірше, падає мотивація в команді.

Цього можна було б легко уникнути, витративши на початку більше часу на визначення та розуміння мети та обсягу проекту. Майже магічне питання, яке багато чого вирішує, але яке рідко задають: “Що не входить в обсяг проекту?”. Часто легше зрозуміти обсяг проекту, обговорюючи те, що не входить до нього. А тепер уявіть собі оновлення “великої” діаграми Ганта, вішання її на вішалку, передрук – багато розчаровуючої і непотрібної роботи – і все ж це не той шлях, яким треба йти.

Діаграма Ганта використовується для управління планом проекту; вона повинна бути чіткою і не відображати окремі дії або дрібні завдання.

Я хочу повернутися на мить до прикладу, наведеного на початку статті. “Велика” діаграма Ганта, що висить на вішалці для карт, непрактична. Занадто складно керувати проектом за допомогою нього. Це тому, що керівник проекту припустив, що чим більше Ганта показує всі, навіть невеликі завдання, тим точніше і ефективніше він буде працювати.

На практиці ефект виявляється прямо протилежним. Такий графік вимагатиме постійних змін. Відстежувати статуси окремих завдань буде непросто. Досить швидко він стане більше “милицею”, ніж інструментом, що допомагає успішно довести проект до завершення. Альтернативою є побудова діаграми Ганта, яка фокусується на “великих” завданнях, а так звані підзадачі або окремі види діяльності знаходяться в деталях основного завдання – їх не видно на діаграмі Ганта. Перевага такого підходу полягає в тому, що графік добре читається і, як наслідок, потребує менше суттєвих змін, що робить його більш стабільною дорожньою картою проекту.

Крім того, ми створюємо так звану базову лінію (план) лише для основних завдань і відстежуємо відхилення, видимі для спонсора, інших зацікавлених сторін, керівника проекту та власника завдання. На рівні ключових завдань відбуваються регулярні обговорення стану проекту, його проблем та необхідних рішень. Що стосується підзадач, або заходів, то вони визначаються власниками завдань і призначаються різним членам команди. Таким чином, власник завдання стає “міні” менеджером проекту і керує “міні” проектною командою, залежно від масштабу завдання. Такий підхід добре працює на практиці.

Використовуйте хороший інструмент для створення професійної діаграми Ганта

На дворі 2024 рік, і звідусіль нас оточують ІТ-додатки, призначені для різних цілей. Деякі інструменти дозволяють створювати діаграму Ганта – їх може бути не так багато, як, наприклад, додатків для управління особистим часом або бюджетом, але вони є – на краще чи на гірше. Багато менеджерів проектів будують просту діаграму Ганта за допомогою MS Excel. Деякі компанії інкапсулюють Excell з великою кількістю коду VBA і досягають непоганих результатів. Проте, порівняно з професійними, технологічно розробленими програмами, вони значно слабші та менш функціональні.

Окрім Excel, найкращими інструментами для проектних команд для створення діаграми Ганта є, наприклад, MS Project або FlexiProject. Водночас, вони краще інтегровані з іншими аспектами управління проектами, такими як Статут проекту, бюджет проекту, ризики, коментарі та обговорення в робочих групах.