Управління проектами

Відображення потоку цінності (Value Stream Mapping, VSM): Визначення та приклади. Як застосувати його для реального покращення процесів?

Той, хто керує процесами в компанії, чудово знає, наскільки складно іноді визначити сфери, які потребують вдосконалення. Часто втрачається дорогоцінний час, ресурси використовуються неоптимально, а цінність з точки зору клієнта знижується. У таких ситуаціях на допомогу приходить картування потоку створення цінності (Value Stream Mapping, VSM). Ця перевірена методика ощадливого виробництва допомагає виявити та усунути втрати, одночасно оптимізуючи процеси. Давайте перевіримо, як ефективно використовувати VSM у вашій організації!

У цій статті ви дізнаєтеся: Що таке Value Stream Mapping (VSM) і як він працює Основні переваги використання VSM Як створити VSM крок за кроком Загальні символи VSM та їх значення Коли варто використовувати VSM у порівнянні з іншими методами мапування процесів Реальне застосування VSM у різних галузях промисловості На що слід звернути увагу в сучасних цифрових інструментах VSM Як FlexiProject підтримує VSM та вдосконалення процесів Помилки, яких слід уникати при впровадженні VSM Чому VSM є ключем до культури безперервного вдосконалення

Що таке картування потоку створення цінності (VSM)?

Картування потоку цінностей – це метод ощадливого управління, який використовується для аналізу, проектування та управління потоком матеріалів та інформації, необхідних для доставки продукту або послуги від замовлення до виконання. Це метод візуалізації, який документує кожен крок процесу за допомогою блок-схеми. Картування матеріальних та інформаційних потоків використовує систему стандартних символів для представлення різних робочих потоків та потоків інформації. Ця методика дозволяє як аналізувати поточний стан процесу, так і проектувати його оптимізовану версію.

Ощадливий метод аналізу інформаційних потоків та діяльності

Фундаментальним поняттям філософії ощадливого виробництва є цінність – те, за що клієнт готовий платити. VSM допомагає розрізнити види діяльності, що додають цінність, від тих, що не додають її ( японською мовою – „ муда “). Це дає змогу виявити та усунути всі форми марнотратства в бізнес-процесах. Карта потоку створення цінності – це візуальний інструмент, який представляє всі критичні етапи певного процесу та кількісно визначає час і обсяг на кожному етапі. Вона показує потік як матеріалів, так і інформації, надаючи комплексну картину всього процесу. Toyota Motor Company використовувала його таким чином, розробивши оригінальний шаблон VSM у 1980-х роках. Карта ілюструвала необхідні етапи процесу від отримання замовлення до доставки готової продукції.

Навіщо використовувати VSM? Переваги для бізнесу та сучасні програми

Впровадження картування потоку створення цінності приносить численні переваги:

• Полегшення розуміння процесу: VSM дозволяє всім працівникам розуміти процес, навіть тим, хто не бере в ньому безпосередньої участі.
• Вичерпна інформація: Шаблон містить всю інформацію про окремі процеси, включаючи людські ресурси, матеріали та час виконання.
• Ідентифікація відходів: VSM дозволяє виявити області, які приносять втрати, затримки або неповне використання ресурсів.
• Цілісний погляд: Цей комплексний підхід відображає потік інформації, людських ресурсів, матеріалів і зв’язків між ними.
• Порівняння станів: Метод дозволяє дуже наочно порівняти фактичний стан з ідеальним у співвідношенні 1:1.
• План покращень: Це дає змогу розробити та впровадити конкретний план впровадження покращень і підтримує управління проектами з покращення.
• Підвищення споживчої цінності: VSM допомагає виявити больові точки клієнтів і сфери, де можна отримати ще більшу цінність.

Перш за все, картування потоку створення цінності є важливим компонентом культури безперервного вдосконалення (кайдзен). Сама форма, легка для розуміння і сприятлива для аналізу, заохочує ініціативу та активність.

Як працює картування потоку створення цінності: Ключові елементи та символи

Важливим елементом VSM є символи, що використовуються для представлення різних елементів процесу. Ці символи були введені Інститутом ощадливого виробництва і поділяються на кілька категорій:

• Символи процесу
• Символи матеріалів
• Інформаційні символи
• Загальні символи

Основні символи VSM включають в себе:

• Іконки клієнтів та постачальників
• Спеціальні символи технологічного процесу
• Дані процесу (тривалість циклу, час переналагодження, доступність)
• Інвентаризаційне маркування
• Символи потоку

Використання стандартних символів відіграє важливу роль: вони забезпечують узгодженість і читабельність карт потоків створення цінності, тим самим підтримуючи комунікацію між командами і відділами, а також зовнішніми фахівцями або самими зацікавленими сторонами.

Крок за кроком: як створити карту потоку створення цінності

Створення VSM варто розділити на кілька етапів. Нижче ви знайдете приклад схеми цього процесу:

1. Визначте сферу застосування карти потоку створення цінності: Вирішіть, чи складати карту всього життєвого циклу продукту, чи зосередитися на конкретних етапах процесу. Використовуйте VSM лише для одного продукту за раз.
2. Намалюйте постачальників і клієнтів: Вкажіть джерела вхідних даних (постачальників) і кінцевих одержувачів (клієнтів).
3. Намалюйте етапи процесу: Використовуйте символи процесу, щоб проілюструвати кожен крок у виробничому потоці.
4. Додайте вимоги до транспортування та інвентаризації: Включіть інформацію про транспортування матеріалів та інвентарні запаси, що підтримуються.
5. Додайте інформаційний потік: Проілюструйте, як інформація рухається між різними етапами процесу.
6. Збирайте та додавайте відповідні показники: Додайте такі дані, як кількість запасів, тривалість циклу, час передачі, кількість працівників, рівень браку.
7. Створіть часову шкалу: Присвятіть нижню частину карти часовому потоку, використовуючи часові сходи для часу виконання і тривалості циклу.
8. Розрахуйте час доданої вартості та загальний час виконання замовлення: Підсумуйте час, щоб отримати повну картину ефективності процесу.
9. Проаналізуйте поточний стан і спроектуйте майбутній: Визначте сфери марнотратства та неефективності, а потім розробіть карту майбутнього стану, яка усуне ці проблеми.

VSM в порівнянні з іншими методами картування процесів: Коли його використовувати?

Техніка	Основне призначення	Коли використовувати	Фокус
VSM (Value Stream Mapping)	Виявлення втрат та оптимізація потоку створення цінності	Якщо метою є усунення слабких місць і постійне вдосконалення	Потік створення цінності, визначення видів діяльності, що додають і не додають цінності
Блок-схема	Візуалізація послідовності кроків у процесі	Якщо потрібна проста, зрозуміла візуалізація процесу	Послідовність кроків, рішень, початкові та кінцеві точки
SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers) (Постачальники, Вхідні ресурси, Процес, Вихідні результати, Клієнти)	Визначення меж процесу та його найважливіших елементів	На початку проекту з поліпшення процесу для визначення його обсягу	Постачальники, ресурси, процес, результати, клієнти
BPMN (Business Process Model and Notation)	Моделювання бізнес-процесів	Якщо потрібна детальна, стандартна документація процесу	Потік завдань, події, артефакти
Діаграма “плаваюча доріжка	Показує, хто відповідає за яку діяльність	Якщо розуміння ролей та обов „язків у процесі є важливим	Ролі, обов“ язки, взаємодія між учасниками

Як бачите, VSM виділяється своєю спрямованістю на виявлення втрат і оптимізацію потоку цінності. Вона ідеально працює, коли метою є усунення неефективності та вдосконалення процесів з точки зору надання більшої цінності для клієнта.

Реальні приклади VSM: від виробництва до команд розробників програмного забезпечення

VSM походить безпосередньо зі світу виробництва, але сьогодні він знаходить застосування в багатьох галузях:

• Виробництво: Первісне застосування VSM допомагає виявити та усунути відходи у виробничих процесах. Аналіз потоку створення вартості дозволяє усунути непотрібні дії, зберігаючи при цьому ефективність виробництва.
• Логістика та управління ланцюгами поставок: VSM допомагає оптимізувати потік матеріалів та інформації по всьому ланцюгу постачання, зменшуючи затримки та усуваючи непотрібні кроки.
• Розробка програмного забезпечення та ІТ-команди: VSM допомагає виявити проблеми з ефективністю також у командах розробників програмного забезпечення. Таким чином, він підтримує інші методи, такі як автоматизація робочого процесу.
• Охорона здоров’я: Час для менш очевидної галузі. Картування потоку цінності допомагає оптимізувати потік пацієнтів, скоротити час очікування та покращити досвід пацієнтів.
• Управління проектами та адміністративними процесами: Сьогодні VSM також знаходить широке застосування в управлінні різними типами проектів і процесів, підтримуючи, серед іншого, управління зацікавленими сторонами проекту шляхом кращого визначення їхніх потреб.

Цифрові інструменти ВСМ: На що звернути увагу. Як допомагає FlexiProject?

Звичайно, сьогодні існує багато інструментів для створення та управління картами створення цінності. Обираючи найкращі інструменти для управління проектами, зверніть увагу на кілька ключових особливостей, таких як

1. Інтуїтивно зрозумілий інтерфейс
2. Бібліотека символів
3. Можливість співпраці між членами команди
4. Аналітичні інструменти
5. Інтеграція з іншими інструментами та системами

Хочете виявити відходи, оптимізувати робочі процеси та надати своїм командам інформацію в режимі реального часу? Спробуйте інтуїтивно зрозумілі інструменти мапування потоків створення цінності від FlexiProject- і перетворіть складність процесів на ясність!

FlexiProject як сучасна система управління проектами пропонує комплексну підтримку VSM, що дозволяє, серед іншого:

• Створення інтерактивних карт потоків створення цінності
• Моніторинг процесів за допомогою Gantt
• Відстеження метрик і KPI, пов’язаних з процесом
• Командна співпраця у створенні та аналізі карт
• Впровадження та моніторинг покращень, визначених за допомогою VSM

Типові помилки у VSM та як їх уникнути

Впроваджуючи VSM, можна досягти фантастичних результатів. Звісно, якщо під час його проведення ви уникнете найпоширеніших помилок, таких як:

1. Занадто широке охоплення: Зосередьтеся на одному продукті/потоці цінності за раз.
2. Зосередження лише на поточному стані: Завжди розробляйте карту майбутнього стану після аналізу поточного.
3. Відсутність плану впровадження: Розробити конкретний план впровадження покращень, визначених за допомогою VSM.
4. Неправильні дані: Чітко визначте, які дані потрібні і як вони будуть використовуватися.
5. Занадто рідкісне оновлення: Регулярно оновлюйте карти потоків створення цінності як частину процесу безперервного вдосконалення.

ВСМ як частина культури безперервного вдосконалення

Як бачите, картування потоку створення цінності є потужним інструментом, що підтримує культуру постійного вдосконалення, яка є центральним пунктом філософії ощадливості, що позначається японським словом Kaizen. Мета проста: постійно вдосконалювати кожен процес на кожному рівні організації. Правильно використане картування потоку створення цінності впливає на багато аспектів діяльності компанії – від візуалізації проблем через встановлення кращих операційних стандартів до підвищення залученості співробітників і, що особливо важливо, надання більшої цінності клієнтам. Ось чому сучасні організації все частіше ставляться до VSM як до безперервного процесу, вбудованого в культуру компанії. Регулярне мапування потоків створення цінності, впровадження покращень та повторне мапування створює цикл безперервного вдосконалення, що є основою філософії кайдзен.

Цифрове картування процесів з використанням інструментів ощадливого виробництва є основою ефективного управління. Організації, які можуть ефективно використовувати приклади картування VSM і впровадити процес безперервного вдосконалення, отримують реальну перевагу над конкурентами!