5 najlepszych programów do zarządzania projektami

W coraz większej ilości polskich organizacji i firm powstają Biura Zarządzania Projektami (tzw. PMO). Taka jednostka zazwyczaj powstaje w organizacjach wtedy, gdy realizują one w tym samym czasie wiele kompleksowych projektów i stają się one coraz istotniejsze z punktu widzenia osiągania celów biznesowych organizacji.  W dalszej części tego artykułu przedstawimy 5 najlepszych programów dla biura zarządzania projektami, które mogą znacznie usprawnić pracę PMO, poprawić koordynację zespołu i przyczynić się do skuteczniejszego osiągania wyznaczonych celów. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu Biura Zarządzania Projektami mogą lepiej monitorować postęp prac, zarządzać zasobami i minimalizować ryzyko związane z projektem.

1. FlexiProject

FlexiProject to kompleksowe narzędzie do zarządzania projektami i portfelami projektów. Aplikacja łączy ze sobą przydatne funkcjonalności dla kierownika projektu, członków zespołów projektowych, PMO jak i dla zarządu firmy. FlexiProject pozwala na zarządzanie projektami na poziomie operacyjnym oraz strategicznym,. Funkcjonalności szczególnie przydatne dla PMO to budowanie szablonów projektowych (wraz z bazą wiedzy wzorców dokumentów projektowych, najlepszych praktyk, bazą potencjalnych ryzyk i pozycji kosztowych), elastyczny moduł tworzenia raportów, automatyczne raporty projektowe pozwalające raportować statusy raportów dla komitetów sterujących, zarządu firmy, zarządzanie budżetem projektu oraz zaawansowane zarządzanie zasobami. W tym systemie istnieje moduł scoringu pozwalający w obiektywny sposób selekcjonować najlepsze pomysły na projekty, moduł pozwalający powiązać cele strategiczne z projektami oraz KPI, oraz istnieje możliwość budowania dowolnych ścieżek akceptacji. Możliwość zarządzania portfelami projektowymi oraz tworzenia analiz what if czyni to oprogramowanie bardzo przydatnym dla PMO. Interesujący model licencjonowania sprawdza się w wielu organizacjach.

 

2. Projekt Genius

Genius Project to jeden z najstarszych nadal rozwijanych systemów do zarządzania projektami oraz portfelami projektowymi. Narzędzie pozwala nam tworzyć zadania projektowe i śledzić je między innymi na wykresie Gantta. Dużym atutem narzędzia jest funkcjonalność budżetowania projektów. Jako nieliczny system posiada również możliwość tworzenia i przypisywania do projektów ryzyk oraz problemów. GeniusProject posiada również rozbudowane możliwości raportowania, przez co w łatwy i przyjemny sposób będziemy w stanie pokazać sytuację na projektach. Dostępne są też liczne integracje dzięki, którym będziemy mogli zaciągać lub wysyłać informacje do innych systemów. Aplikacja z racji na szerokie możliwości świetnie sprawdzi się dla Biura Zarządzania Projektami.

3. PlanView

4. Blue Ant

Blue Ant to kompleksowy program do zarządzania projektami i portfelami projektów. Oferuje dużo możliwości konfiguracji systemu, które czasami mogą się wydawać być bardzo rozbudowane a przez to nie do końca intuicyjne. System posiada moduł harmonogramu, budżetu, ryzyk projektowych, zarządzanie zasobami czy też zarządzanie portfelami projektowymi, a więc oferuje kompleksowy zestaw narzędzi, aby zarządzać projektami i portfelami projektów w firmach. Z systemu mogą korzystać zespoły projektowe, kierownicy projektów, pracownicy biur zarządzania projektami oraz kierownictwo firmy. Możliwości raportowania tego jak toczą się projekty w firmie jest bardzo korzystną funkcjonalnością z punktu widzenia Biura Zarządzania Projektami jak też kierownictwa firmy.

5. Smartsheet

Smartsheet to rozbudowany program do zarządzania projektami oraz portfelami projektowymi. W narzędziu dostępny szeroki zestaw widoków pokazujący przepływ pracy między innymi Gantta oraz tablice kanbanowe. Narzędzie wyróżnia się też elastycznością, dzięki czemu będzie je w stanie dostosować do swoich potrzeb. Dużym plusem jest dostępna funkcjonalność budżetowania projektów oraz śledzenia zasobów. W wielu systemach do zarządzania projektami właśnie tych dwóch funkcji często brakuje. Smartsheet to również szerokie możliwości raportowania, dzięki czemu szybko będziemy w stanie zorientować się w sytuacji projektowej firmy. W narzędziu dostępne są również portfele projektowe, które pomogą nam obejrzeć sytuację na projektach bez wchodzenia w szczegóły.

Dlaczego warto wybrać narzędzie Project Management Office?

Utworzenie PMO jest najczęściej odpowiedzią na konkretną potrzebę: na przykład gdy firma zaczyna realizować w ciągu roku kilkanaście albo więcej dużych projektów i zaczyna dostrzegać problemy związane z efektywnością ich realizacji np. opóźnienia czy brak zasobów. Niektóre projekty mają zdefiniowany szczegółowy plan, a niektóre nie; niektóre mają też sprecyzowany zakres i jasno określone cele biznesowe, a inne definiują to w sposób dość lakoniczny; niektórzy Menedżerowie Projektów organizują spotkania Kick-Off, a inni ruszają „z marszu do boju”, itp.. W efekcie coraz większa ilość projektów dostarcza niesatysfakcjonujące rezultaty i wiele z nich istotnie przekracza założony termin. Okazuje się wówczas, że firma dostrzega potrzebę wdrożenia narzędzia, które ustandaryzuje zarządzanie projektami, pozwoli zautomatyzować powtarzalne procesy, kontrolować zasoby, a jednocześnie będzie źródłem raportowania postępów dla Zarządu.

Co należy wziąć pod uwagę przy wyborze narzędzia, mając tak wiele rozwiązań dostępnych na rynku?

Czym kierować się przy wyborze takiego narzędzia, kiedy rynek oferuje nam wiele rozwiązać? Na pewno należy skupić się na funkcjonalnościach, które będą odpowiadały naszym potrzebom, ale też czy dany system będzie intuicyjny, czy będzie skalowalny, a tym samym rozwijał się wraz z organizacją i finalnie czy będziemy mogli zintegrować go z innymi narzędziami używanymi w firmie. Mamy nadzieję, że powyższy ranking rozwiązań wspierających pracę PMO będzie pomocny przy wyborze odpowiedniego dla Twojej organizacji rozwiązania.