Per saperne di più
it
Gestione del progetto, Strumenti
Il miglior strumento per la creazione, l'approvazione e la gestione delle carte dei progetti
La carta del progetto non deve essere considerata come un file statico creato all’inizio di un progetto e poi ignorato. In un ambiente di progetto maturo, diventa un documento di gestione pratico che aiuta a definire le ipotesi, a supportare le approvazioni, a organizzare il processo decisionale e a creare un punto di riferimento per il controllo dei tempi, del budget e delle milestone. Ecco perché la scelta del miglior strumento per la stesura di una carta di progetto non riguarda solo il layout del documento. Si tratta di capire se il sistema è in grado di collegare la definizione del progetto con l’esecuzione, il reporting e la visibilità del portafoglio. FlexiProject affronta le carte dei progetti proprio in questo modo.
|
In questo articolo imparerai a conoscere:
|
Perché uno strumento di project charter è importante nella gestione moderna dei progetti
La maggior parte delle organizzazioni non ha problemi perché non ha modelli. Le difficoltà sono dovute al fatto che le ipotesi di progetto sono disperse, le approvazioni sono informali, la proprietà non è chiara e i dati necessari per gestire i progetti vivono in file, fogli di calcolo e catene di e-mail separate. Un valido strumento di project charter aiuta a risolvere questo problema trasformando l’avvio di un progetto in un processo strutturato e ripetibile. Invece di creare ogni volta un documento separato e di mantenerlo manualmente allineato al progetto, i team possono lavorare in un unico ambiente controllato.
La carta del progetto deve supportare le decisioni, non solo documentare le ipotesi.
Una buona carta deve fare di più che riassumere gli obiettivi. Deve aiutare i responsabili delle decisioni a capire cosa si sta approvando, quali sono le tappe previste e le ipotesi di budget, chi è il responsabile del lavoro e se il progetto è pronto per l’esecuzione. In altre parole, il miglior strumento per la carta del progetto è quello che migliora la qualità delle decisioni del progetto e che mantiene tali decisioni collegate al controllo quotidiano del progetto. FlexiProject supporta questo modello attraverso modelli di carta configurabili, dati di progetto integrati, percorsi di approvazione, approvazione della linea di base e visibilità a livello di portafoglio.
Prova FlexiProject!
Qual è lo strumento migliore per la stesura della carta dei progetti?
Quando le aziende confrontano le soluzioni di project charter, spesso si concentrano prima di tutto sull’aspetto. La struttura e la leggibilità sono importanti, ma non sono sufficienti. Uno strumento valido deve permettere ai team di creare diversi modelli di carta di progetto, costruire moduli in modo intuitivo, popolare automaticamente i campi con i dati del progetto, supportare l’approvazione formale, esportare il documento quando necessario e collegare le informazioni della carta con i report e la gestione del portafoglio. Queste sono le funzionalità che rendono una carta operativa anziché decorativa.
Modelli flessibili per diversi tipi di progetto
Non tutti i progetti hanno bisogno dello stesso documento. Un’iniziativa di marketing, un progetto di investimento, un progetto di produzione o un documento di chiusura di un progetto richiedono tutti una struttura diversa e spesso un contesto decisionale diverso. FlexiProject permette ai team di creare diversi modelli di Carta delle idee, Carta del progetto o Modulo di chiusura del progetto. Inoltre, consente alle organizzazioni di adattare la forma e il contenuto della carta alle esigenze di un tipo specifico di progetto.
Questo è importante nella pratica perché i dipartimenti non lavorano allo stesso modo. Se si impone un modulo rigido a tutti i team, spesso le persone iniziano a lavorare al di fuori del sistema. La flessibilità degli standard rende più facile standardizzare la governance senza perdere rilevanza. Un PMO può mantenere una logica per il controllo dei progetti, pur consentendo alle carte dei progetti di riflettere le reali esigenze di marketing, investimenti, produzione o altre aree aziendali.
Diversi modelli di carta del progetto in FlexiProject sono stati pensati per scenari di marketing, investimento, produzione e chiusura del progetto.
Creazione di moduli facile e intuitiva
Un processo di redazione di una carta di progetto è efficace solo se la modifica del modulo è facile. FlexiProject permette agli utenti di decidere quali campi devono essere utilizzati nella carta e come devono essere nominati e disposti nel documento. In questo modo i team possono migliorare il modulo nel tempo senza trasformare ogni modifica in un progetto tecnico.
Da un punto di vista operativo, questo ha un valore diretto. Riduce il tempo necessario per adattare il modulo a un nuovo modello di governance, riduce la dipendenza dal supporto tecnico e rende il sistema più facile da mantenere in base all’evoluzione dei processi. Nelle organizzazioni in cui gli standard di progetto cambiano nel tempo, questo tipo di flessibilità è una delle caratteristiche che separa uno strumento utile da uno che diventa obsoleto troppo rapidamente.
Creazione di una carta di progetto in FlexiProject con un costruttore di moduli intuitivo, campi personalizzabili e configurazione flessibile del layout
Utilizzo automatico dei dati del progetto all’interno del documento
La duplicazione manuale è uno dei punti deboli più comuni dei tradizionali documenti di presentazione del progetto. Se le date, le pietre miliari, i ruoli, i deliverable o le cifre del budget devono essere digitati in più punti, le incongruenze si manifestano molto rapidamente. FlexiProject consente ai team di utilizzare campi che si popolano automaticamente con i dati del progetto e, quando i dati del progetto vengono integrati con il resto dell’applicazione, le modifiche relative a date, Pietre miliari, ruoli del progetto, consegne o budget si riflettono automaticamente nel documento.
Questo comporta un reale valore aziendale. Riduce l’impegno amministrativo, migliora la coerenza dei dati e rende il documento più affidabile durante l’esecuzione del progetto. Invece di diventare un allegato obsoleto, il documento rimane collegato all’ambiente reale del progetto. Per i project manager, questo significa meno manutenzione manuale. Per il management, significa maggiore sicurezza che il documento rifletta il contesto attuale del progetto.
Perché le carte dei progetti basate su modelli migliorano la coerenza e l'efficienza
Il lavoro basato su modelli può sembrare amministrativo, ma in realtà è uno dei modi più semplici per migliorare la qualità della governance. Una struttura di carta riutilizzabile fa sì che i team rispondano alle domande giuste fin dall’inizio, riduce le omissioni e fornisce ai responsabili delle decisioni una base più coerente per l’approvazione. Questo migliora sia l’efficienza che la comparabilità tra i vari progetti.
Standard tra i team e le categorie di progetto
Quando ogni team inizia con un documento diverso, diventa difficile confrontare i progetti a livello di portfolio. Una logica standard per i charter rende più facile valutare l’ambito, i Pietre miliari, le ipotesi di budget e la proprietà in modo comparabile. FlexiProject consente alle organizzazioni di rispecchiare le carte dei progetti che già utilizzano e di adattarle a diversi tipi di progetto, invece di ricostruire tutto da zero.
Questo non significa che ogni carta debba essere identica. Gli standard funzionano meglio quando definiscono un quadro di gestione comune, pur lasciando spazio alle differenze tra le varie categorie di progetti. Questo è particolarmente utile nelle organizzazioni in cui coesistono progetti di marketing, investimento, IT, produzione o miglioramento. Un valido strumento per la stesura dei documenti deve supportare la coerenza senza forzare l’uniformità artificiale e FlexiProject offre ai team questo equilibrio.
Impostazione più rapida del progetto con meno rielaborazioni manuali
Un modello ben progettato accorcia il percorso dall’idea al progetto approvato. I team dedicano meno tempo a decidere come deve essere il documento e più tempo a definire le ipotesi che contano. In FlexiProject, questo è supportato non solo da modelli di carta riutilizzabili, ma anche da percorsi di approvazione e di Accettazione della linea di base che aiutano a portare un progetto dalla definizione all’esecuzione controllata.
Il guadagno non è solo in termini di velocità. Si tratta anche di ridurre gli errori. Dati mancanti sulle milestone, proprietà poco chiare, ipotesi di budget incoerenti e materiali di supporto sparsi creano confusione in fase di reporting e controllo del progetto. Un processo di stesura del documento più solido aiuta a prevenire questi problemi alla fonte: ecco perché il miglior strumento di stesura del documento deve migliorare la qualità dell’impostazione del progetto, non solo la formattazione del documento.
Come FlexiProject collega le carte dei progetti con i dati di reporting e di portafoglio
Una delle maggiori differenze tra un semplice strumento documentale e una vera e propria piattaforma di gestione dei progetti è la capacità dei dati della carta di supportare la gestione dopo il completamento del documento. In FlexiProject, i campi del progetto sono collegati a dati di progetto più ampi, mentre i Rapporti e le viste del portafoglio coprono Pietre miliari, Budget, Rischi, Prodotti, Fasi del progetto, Modifiche al piano e Deviazioni. Ciò significa che le informazioni relative al documento possono supportare un processo di gestione più ampio, anziché rimanere isolate in un unico file.
Un’unica fonte di dati per i Rapporti e le viste del portafoglio
Gli ambienti di progetto più solidi sono costruiti attorno a una logica di dati, non a versioni multiple e scollegate delle stesse informazioni. FlexiProject supporta gli attributi dei progetti nei report, utilizza i campi del progetto all’interno di Charter e Revisioni e include report e Portafogli di progetti come parte dello stesso ambiente di gestione. In questo modo è più facile utilizzare i dati della definizione di progetto nei processi di reporting e supervisione.
Questo è importante perché le informazioni inserite una volta devono continuare a funzionare anche in seguito. Una carta di progetto diventa molto più preziosa quando i dati dietro di essa possono aiutare il management a verificare i progressi, a confrontare i progetti e a capire lo stato del portafoglio. È qui che uno strumento di project charter inizia a fornire un valore strategico: non producendo un documento più bello, ma rafforzando il legame tra la definizione del progetto e la visibilità del management.
Decisioni gestionali migliori basate su dati connessi
Quando lo stato delle milestone, l’avanzamento del budget, gli scostamenti del piano e le prestazioni del portafoglio sono visibili in un unico ambiente, la governance diventa più fondata su dati reali. FlexiProject include rapporti e portafogli di progetti e la piattaforma è stata progettata per supportare un controllo più ampio di progetti e portafogli, non solo flussi di lavoro su singoli documenti.
Per il management, questo significa decisioni di migliore qualità. Invece di confrontare più file o di affidarsi a riepiloghi manuali in ritardo, i responsabili delle decisioni possono fare riferimento a informazioni di progetto collegate. Questo riduce il divario tra ciò che è stato approvato all’inizio e ciò che sta accadendo durante l’esecuzione. In pratica, questo è uno degli argomenti più validi per scegliere una soluzione di project charter basata su una piattaforma piuttosto che un form builder indipendente.
Prova FlexiProject
Approvazione e controllo della carta del progetto durante l'intero ciclo di vita del progetto.
Un valido strumento per la stesura dei documenti di progetto non deve limitarsi alla loro creazione. Dovrebbe anche supportare l’approvazione formale, il controllo della baseline, l’accesso alle versioni storiche e una comoda distribuzione. Questa è una delle aree in cui FlexiProject si distingue. Il sistema supporta l’approvazione della carta di progetto, l’esportazione della carta di progetto, i percorsi di approvazione, le approvazioni relative alla linea di base e l’archiviazione delle versioni storiche delle carte di progetto.
L’approvazione aiuta a confermare formalmente l’ambito, la proprietà e la preparazione.
FlexiProject permette alle organizzazioni di creare percorsi di approvazione che riflettono il modo in cui vengono prese le decisioni in azienda. Questi percorsi di approvazione possono essere utilizzati per le Carte delle idee, le Carte dei progetti e i moduli di chiusura dei progetti e forniscono visibilità su chi ha approvato il documento e quando. In questo modo si crea un processo di approvazione chiaro e verificabile, invece di affidarsi a un accordo informale.
Dal punto di vista operativo, questo è molto importante. Una fase di approvazione formale dà al progetto un chiaro punto di transizione tra la definizione e l’esecuzione. Conferma che il progetto è stato esaminato, che la proprietà è stata assegnata e che l’organizzazione è pronta ad andare avanti. Per i PMO, i consigli di amministrazione e le organizzazioni che hanno bisogno di una maggiore disciplina di governance, questo è un meccanismo di controllo pratico piuttosto che una formalità.
La carta approvata può servire come base di riferimento per i tempi e il budget.
FlexiProject consente di approvare un piano di base per un nuovo progetto e di decidere se tale piano di base debba includere la pianificazione, il budget, il capitolato di progetto o tutti questi elementi insieme. Una volta approvato, il piano diventa il punto di riferimento per monitorare le deviazioni e supportare le decisioni durante l’esecuzione.
Questo è un grande vantaggio operativo. Significa che il documento non è limitato al ruolo di kickoff del progetto. Può anche diventare parte della baseline approvata a cui la direzione fa riferimento in seguito per valutare le variazioni. In pratica, questo fornisce una risposta molto più chiara a una domanda importante: rispetto a cosa, esattamente, il progetto sta subendo ritardi, spese eccessive o si sta allontanando dalle ipotesi iniziali?
Il versioning e l’archiviazione proteggono lo storico del progetto
Al termine del processo di approvazione, FlexiProject archivia le carte dei progetti e permette agli utenti di rivedere le versioni precedenti. In questo modo è possibile rivedere le ipotesi iniziali e confrontarle con l’evoluzione del progetto nel tempo. Lo storico dei documenti archiviati è prezioso non solo per la documentazione, ma anche per le lezioni apprese e la pianificazione futura.
Questo è importante perché la governance del progetto non riguarda solo la versione finale di un documento. Si tratta anche di capire cosa è cambiato, perché è cambiato e se la modifica era giustificata. La visibilità storica aiuta le Revisioni interne, la preparazione delle verifiche e l’apprendimento organizzativo. Uno strumento per la stesura dei documenti di progetto che conserva questa storia è molto più utile di uno che memorizza solo l’ultima versione.
L’esportazione in PDF supporta la condivisione e la documentazione formale
FlexiProject include una funzione di esportazione delle carte dei progetti, che rende più facile condividere il documento, archiviarlo e utilizzarlo nelle comunicazioni formali. Questo è particolarmente utile quando il documento deve essere distribuito a sponsor, comitati direttivi, clienti o stakeholder che non lavorano quotidianamente con l’applicazione.
L’Esportazione in PDF supporta anche un flusso di lavoro più pratico. Il documento può rimanere un documento vivo nel sistema ed essere disponibile in un formato stabile per la circolazione formale, le approvazioni interne e i documenti del progetto. Questa combinazione di lavoro basato sul sistema e produzione di documenti formali è un vantaggio significativo negli ambienti di progetto reali.
FlexiProject è un'ottima soluzione per le carte dei progetti
Quando si valuta il miglior strumento per la stesura dei documenti di progetto, la domanda chiave è se la soluzione migliora sia la definizione che il controllo del progetto. FlexiProject lo fa combinando modelli flessibili, design intuitivo dei moduli, coerenza automatica dei dati, percorsi di approvazione, supporto della baseline, rapporti, visibilità del portfolio, archiviazione ed esportazione. In questo modo la carta diventa una parte attiva della governance del progetto, anziché un file amministrativo scollegato.
Inoltre, vale la pena di notare diversi vantaggi pratici in termini di distribuzione e usabilità. FlexiProject è disponibile in 28 lingue: Inglese, bulgaro, ceco, danese, tedesco, greco, spagnolo, estone, finlandese, francese, ungherese, indonesiano, italiano, giapponese, lituano, lettone, norvegese, olandese, portoghese, polacco, rumeno, russo, slovacco, sloveno, svedese, turco, ucraino e cinese. Il sistema è disponibile come soluzione basata sul cloud e c’è anche un’opzione on-premises per l’implementazione sui server del cliente. FlexiProject include anche un’applicazione per dispositivi mobili; i link a Google Play e all’App Store sono disponibili nella guida all’uso e nella cronologia dei rilasci del prodotto.
Una combinazione pratica di usabilità e controllo del progetto
Ciò che rende FlexiProject convincente nel campo delle carte dei progetti non è una caratteristica isolata. È il modo in cui le funzioni lavorano insieme. Il sistema consente ai team di definire la giusta struttura del documento, di approvarlo formalmente, di utilizzarlo come parte della linea di base del progetto, di rivisitare le versioni precedenti, di esportarlo quando necessario e di collegarlo a rapporti e alla visibilità a livello di portafoglio. In questo modo si crea un modello operativo molto più solido per la governance dei progetti, dal momento in cui viene definito un progetto fino alla revisione dei suoi risultati. Per le organizzazioni che cercano una risposta pratica alla domanda su quale sia il miglior strumento di project charter, questo è un punto di riferimento molto importante.
AUTORE
Dominik Wrzosek
General Manager at FlexiProject
![Cos’è un diagramma di Gantt e come crearlo? [ESEMPIO]](https://flexi-project.com/wp-content/uploads/2024/04/What-is-Gantt-chart-e1714048900401.png)
![Che cos’è un Project Charter e come prepararlo? [EXAMPLE]](https://flexi-project.com/wp-content/uploads/2024/04/Project-charter-flexiproject.png)
